Management 2020 – Die Auswirkungen zunehmender Digitalisierung auf die Steuerung von Pflegeeinrichtungen

​veröffentlicht am 13. September 2018

Die Digitalisierung ist noch nicht in allen Pflegeeinrichtungen angekommen, obwohl diese eine Vielzahl an Möglichkeiten birgt, um Potenziale zu heben und Einsparungen vorzunehmen. Indem man Prozesse digitalisiert, sind wichtige Daten in Echtzeit vorhanden und auswertbar. Dadurch kann das Management effizient und mit aktuellen Daten und Auswertungen das Unternehmen steuern. Die Implementierung eines geeigneten Managementreportingsystems, z.B. des Management Cockpits, ist deshalb empfehlenswert.

​Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen

Bislang hat die Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen noch nicht richtig Fuß gefasst. Es gibt zwar vereinzelte Ansätze wie die digitale Bewohnerakte in der stationären Pflege oder Tablets beim Einsatz in der ambulanten Pflege. Eine einheitliche und voll digitalisierte Prozesskette ist in der Praxis jedoch noch nicht anzutreffen.

Die Digitalisierung verfolgt das Ziel, alle in den Einrichtungen gesammelten Informationen in ein vernetztes IT-System zu überführen. Bei Pflegeeinrichtungen können dies bspw. Bewohnerstammdaten, Pflege- und Therapiedokumentation, Vitalwerte und Zustandsbeschreibungen sowie Informationen zu Leistungsabrechnung und Hilfsmitteln sein.

Mithilfe der elektronischen Erfassung dieser Informationselemente sind vielseitige Möglichkeiten verbunden. Insbesondere die Einsparung von Zeit steht im Fokus bei der Einführung neuer Informationssysteme. Denn mithilfe von automatisierten Prozessen sollen bestimmte Arbeitsprozesse strukturierter und damit schneller ablaufen; einige Tätigkeiten sogar gänzlich wegfallen. Insbesondere vor dem Hintergrund des aktuellen Fachkräftemangels sowie der perspektivischen Zunahme der Anzahl an stationär oder ambulant zu pflegenden Menschen in Deutschland und der dadurch stetig zunehmenden Arbeitsverdichtung sind Zeiteinsparungen erforderlich.

Das geführte und zeitnahe Erfassen der Pflegehandlungen, eine Vereinfachung und Abnahme von bestimmten Tätigkeiten, die Unterstützung bei Entscheidungen, eine mögliche Verbesserung der Versorgungsqualität, eine Reduktion der Kosten sowie die Unterstützung des Managements können diese Zeiteinsparungen durch Digitalisierung ermöglichen.

Der Übergang in diese digitale Zukunft wird die Pflegeeinrichtungen jedoch unabhängig von der Trägerschaft signifikant beeinflussen. Dies wird für die Einrichtungen und ihre Mitarbeiter einschneidende Veränderungen in der Organisation, den Prozessen und der Kultur zur Folge haben.

Was bedeutet Digitalisierung für Steuerung und Überwachung einer Pflegeeinrichtung?

Durch die Digitalisierung sind wichtige Daten in Echtzeit vorhanden und auswertbar.

Für die Steuerung einer Pflegeeinrichtung bedeutet dies, dass wichtige Leistungsindikatoren wie z.B. Auslastung und Belegungsstruktur, Krankheitsquote des Pflegepersonals und Fachkräfteschlüssel noch am selben Tag vorhanden sind. Dadurch ist äußerst schnelles Steuern und Eingreifen möglich, wenn bestimmte Zielgrößen nicht erreicht sind.

Aber nicht nur wirtschaftliche Kennzahlen sind permanent abrufbar, auch medizinische und pflegerische Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung. Abweichungen vom Sollzustand in Qualität, Hygiene oder Dokumentation werden sofort erkannt und können zeitnah gesteuert werden.

Wandel im Management

Die Veränderungen, die daraus entstehen, bedeuten einen echten Paradigmenwechsel. Etablierte Steuerungsprozesse müssen hinterfragt und neu verstanden werden.

Budgetkontrolle gelingt – zentral wie auf Ebene der einzelnen Häuser – bisher jedoch nur unbefriedigend, da beispielsweise der verantwortliche Einrichtungsleiter einer Pflegeeinrichtung in einem Unternehmen mit mehreren Häusern keine Transparenz über seinen Ressourcenverbrauch hat. Controllinginformationen sind regelmäßig sowohl unzuverlässig als auch zum Zeitpunkt des Empfangs bereits veraltet. Auf Managementebene liegen zwar Soll-Ist-Informationen für die Gesamteinrichtung vor, jedoch gelingt bei Abweichungen aufgrund der uneinheitlichen Datenquellen selten eine befriedigende Identifikation der Ursachen. Die Budgetkontrolle erfolgt im Kern manuell, systemseitig sind meist keine Budgets hinterlegt.

Durch die Digitalisierung ist eine Änderung der Steuerungssysteme nötig, mit der auch eine Veränderung veralteter Verhaltensmuster einhergehen muss. Führung selbst wird insgesamt stärker technologisiert, d.h. durch digitale Tools unterstützt werden

Auch das Thema Veränderungsmanagement wird infolgedessen (zwangsläufig) eine stärkere Rolle einnehmen.

Aufgrund der häufig entstehenden Datenflut in Unternehmen wird eine Auswahl der relevanten Daten und Kennzahlen zunehmend schwerer. Nicht alle Informationen sind für den Entscheidungsprozess des Managements von Bedeutung. Die Daten müssen in geeigneter Form aggregiert und zeitnah aufbereitet werden, um wertvolle Informationen zu gewinnen.

Insbesondere für Pflegeeinrichtungen mit mehreren Häusern ist deshalb die Implementierung eines geeigneten Managementreportingsystems empfehlenswert. In vielen Fällen wird in den Einrichtungen für die verschiedenen administrativen Aufgaben mit unterschiedlichen, nicht integrierten Systemen gearbeitet. Dies erhöht die Komplexität der Strukturen noch zusätzlich. Um die vorhandenen Daten entsprechend zu vernetzen und daraus Steuerungsmaßnahmen ableiten zu können, ist daher ebenfalls eine professionelle Strukturierung erforderlich. Durch die Nutzung eines Managementreportingsystems können alle Daten in benötigter Art und Weise verdichtet dargestellt werden.

Mit einem Managementreportingsystem bzw. einem geeigneten Managementtool erhält das Management relevante Daten und Abweichungen von Planwerten in visualisierter Form und kann auf den ersten Blick erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Darüber hinaus ermöglicht ein solches Tool einen ganzheitlichen Blick auf das gesamte Unternehmen. Bei Einrichtungen mit mehreren Häusern können die einzelnen Häuser miteinander verglichen oder auch Auswertungen zu jedem Haus einzeln beispielsweise im Zeitvergleich dargestellt werden.

Bei Abweichungen kann das Management zeitnah Gegenmaßnahmen ergreifen und somit das Risiko von Fehlentwicklungen minimieren. Ebenfalls sind Bereiche erkennbar, in denen Poten-ziale gehoben werden können. Zudem bietet ein Management-reportingsystem auch die Möglichkeit, die Einrichtung(en) mit vorher definierten Benchmarks zu vergleichen.

Auch für die langfristige Strategie der Pflegeeinrichtung bieten strukturierte Managementinformationen Vorteile. Die Strategie kann in messbare Größen und Ziele überführt und dadurch an verschiedene Leistungsbereiche angepasst werden. Dies ist vor allem unter den Aspekten des steigenden Kostendrucks und der nicht absehbaren Entwicklung der Gesundheits- und Sozialausgaben des Staates essenziell für die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit.