Change Management in ERP-Projekten – Der ‚Faktor‘ Mensch als Schlüssel zum Erfolg

Wenn man ein ERP-System im Unternehmen implementieren möchte, hängt alles von der Technologie ab – könnte man meinen. Doch weit gefehlt: Die Technologie trägt nur etwa 30 Prozent zu einer erfolgreichen ERP-Implementierung bei. Entscheidend sind die Menschen, die täglich mit dem System arbeiten. Sie sind der maßgebliche Faktor für eine gelungene Projektrealisierung. Um sie abzuholen und aktiv in das Projekt einzubinden, ist strategisches Change Management unerlässlich.

„Das haben wir schon immer so gemacht, deshalb bleibt es auch so.” Mit dieser Einstellung kann ein Unternehmen nicht wachsen, sich nicht weiterentwickeln. Damit ein Veränderungsprozess stattfinden kann und ein Unternehmen anpassungsfähig bleibt, müssen alle Beteiligten unbedingt an einem Strang ziehen. Insbesondere durch die Corona-Pandemie ist Change Management in Unternehmen noch stärker in den Fokus gerückt. Der Arbeitsalltag, wie er vor der Krise war, hat sich grundsätzlich verändert. Es ist wichtiger denn je, alte Muster zu durchbrechen, um sich an die neue Situation anpassen zu können. Nur so kann man erfolgreich und langfristig am Markt bestehen. Ziel ist es, Change Management nicht nur projektbegleitend einzusetzen, sondern es langfristig in der Unternehmensstruktur zu verankern.

Risiken minimieren

Besonders die Einführung neuer ERP-Systeme ist für Unternehmen wegen des immensen Investitionsvolumens stets mit einem hohen Risiko verbunden  –  und führt bislang noch nicht immer zum gewünschten Erfolg. Das Scheitern ist häufig nicht auf technische Ursachen zurückzuführen, sondern auf die Menschen, also die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens. Oft steht die technische Implementierung im Vordergrund und wird daher auch privilegiert behandelt; während die Anwender, die das neue System am Ende nutzen sollen, kaum in das Projekt eingebunden werden. Diese Vorgehensweise ist besonders in Implementierungs­projekten fatal.

Ist das Change Management aktiver Teil der Implementierung, ist die Wahrscheinlichkeit der Erreichung der Projektziele deutlich höher, als ohne.

Drei Elemente des Change Managements

Einbindung

Zentrale Aufgabe des Change Managements ist es, die am Projekt beteiligten und vom Projekt betroffenen Mitarbeitenden sehr früh in den Prozess der ERP-Implementierung einzubinden, um eine größere Akzeptanz für das neue System zu schaffen. Dadurch kann das Fachwissen der Mitarbeitenden einbezogen werden, sodass ein besseres Gesamtergebnis bei der Implementierung erzielt werden kann. Zugleich wird durch spezielle Pläne für Kommunikation, Training und Coaching eine schnellere Adaption erreicht. Die Mitarbeitenden sind nach der Umstellung schneller bereit, das neue System anzunehmen – und auch tatsächlich zu nutzen. So können zeitaufwändige Workarounds vermieden werden.

Reduzierung des finanziellen Risikos

Zudem reduziert der strategische Einsatz von Change Management in ERP-Projekten das finanzielle Risiko. Durch die Ausarbeitung von „Worst-Case-Szenarien“ und gegenübergestellten „Widerstandsmanagement­plänen“ kann das Unternehmen in Notfallsituationen schnell und ruhig reagieren. Gerade bei monetär aufwendigen Projekten ist die Sicherheit, auf mögliche Krisen vorbereitet zu sein, ein wichtiger Aspekt, der in der Planung nicht vernachlässigt werden darf.

Zeithorizont

Das dritte Element im Change Management ist der Faktor Zeit. Besonders ERP-Projekte sind sehr langwierig: Sowohl die zusätzliche Belastung der eingebundenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, als auch die allgemeine Projekt-Dauer, die bei ERP-Implementierungen von vielen Monaten bis sogar einigen Jahren anhalten kann, werden berücksichtigt. Eine ausgezeichnete Kommunikation ist essenziell, damit besonders auf der Zielgeraden kein Projektfrust eintritt, der schlimmstenfalls hohe Kosten zur Folge hat.

Langfristig und erfolgreich am Markt agieren

Die drei Kernelemente zeigen auf, warum das Change Management für die Implementierung eines ERP-Systems im Unternehmen obligatorisch ist. Wird der Faktor Mensch vernachlässigt, muss man mit deutlich schlechteren Projektergebnissen rechen  –  kurz-, mittel- und langfristig. Das Change Management schafft die notwendigen Strukturen im Unternehmen, sodass das neue System schnell adaptiert und genutzt werden kann, das finanzielle Risiko minimiert wird und man für Notfälle gewappnet ist. Zugleich werden alle im Projekt involvierten Mitarbeitenden bis zum Schluss und darüber hinaus einbezogen, um das bestmögliche Projekt­ergebnis zu erzielen. Wenn ein Unternehmen es darüber hinaus noch schafft, das erlernte und angewandte Vorgehen und Wissen dauerhaft in seine Organisation zu integrieren, versetzt es sich in die Lage, entsprechend langfristig und erfolgreich am Markt zu agieren.