Management 2020: Führung einer digitalen Pflegeeinrichtung

Aufgrund der aktuellen Wettbewerbs­situation und des stark wachsenden Marktes ist eine professionelle, zeitgemäße Steuerung von Pflegeheimen unabdingbar um konkurrenz­fähig bleiben zu können. Um die komplexen Infor­mationen und Daten, die täglich entstehen, ausreichend schnell in den Entscheidungs­prozess ein­fließen lassen zu können, müssen die Daten strukturiert und entsprechend aufbereitet werden. Für eine geeignete Darstellungs­weise bietet sich die Nutzung eines Management Cockpits an.

• Management-Cockpit im Pflegeheim: Wirkungsvolles Instrument in Zeiten der Digitalisierung

• Das Management Cockpit

• Entwicklung und Implementierung

• Vorteile des Management Cockpits

• Kritische Erfolgsfaktoren des Management Cockpits

Management-Cockpit im Pflegeheim: Wirkungsvolles Instrument in Zeiten der Digitalisierung

Die derzeitigen Entwicklungen im Bereich neuer Technologien machen auch vor den Managern von Pflegeheimen keinen Halt. Um auf dem Markt mit immer komplexeren Angeboten und der zunehmenden Wettbewerbs­situation Stand halten zu können, müssen auch Pflegeheime ihre Leistungen ständig kontrollieren und ggf. anpassen. Aufgrund der häufig entstehenden Datenflut in Unternehmen wird eine Selektion der relevanten Daten und Kennzahlen zunehmend schwerer. Nicht alle Informationen sind für den Entscheidungsprozess des Managements von Bedeutung. Die Daten müssen in geeigneter Form aggregiert und zeitnah aufbereitet werden, um wertvolle Informationen zu transportieren.

Insbesondere für Pflege­einrichtungen mit mehreren Häusern ist deshalb die Implementierung eines geeigneten Management­reportingsystems empfehlenswert. In vielen Fällen wird in den Einrichtungen für die verschiedenen administrativen Aufgaben mit unterschiedlichen, nicht integrierten Systemen gearbeitet. Dies erhöht die Komplexität der Strukturen noch zusätzlich. Um die vorhandenen Daten entsprechend zu vernetzen und daraus Steuerungs­maßnahmen ableiten zu können, ist daher ebenfalls eine professionelle Strukturierung erforderlich. Hinzu kommen außerdem die erhöhten Transparenz­anforderungen, die beispielsweise von Trägerseite gestellt werden. Um diese ausreichend erfüllen zu können, sind entsprechende Reporting­systeme zwingendnotwendig. Durch die Nutzung eines Management Cockpits können alle Daten in benötigter Art und Weise verdichtet dargestellt werden.

Das Management Cockpit

Das Management Cockpit als Management Support System in Pflegeheimen visualisiert und strukturiert die wichtigsten Kennzahlen der Einrichtung(en). Der Fokus liegt ausschließlich auf den entscheidungs­relevanten Informationen, um Übersichtlichkeit und Klarheit zu garantieren. Die Wiedergabe der Kennzahlen ist zielgerichtet, korrekt und unverzerrt. Dies gewährleistet schnelles Verständnis ohne zusätzliche Erläuterungen bei den jeweiligen Empfängern. Eine übersichtliche Strukturierung und die nutzerfreundliche Informations­vermittlung sind bei der Visualisierung essenziell.

Die Ausgestaltung des Management Cockpits sollte individuell auf das jeweilige Leistungs­angebot ausgerichtet werden. Dies gilt sowohl für die graphische Visualisierung als auch für die Auswahl der Kennzahlen. So empfiehlt es sich, bei der Steuerung stationärer Pflege­ein­richtungen Kennzahlen wie beispielsweise Auslastungs- und Abwesenheitsquote, Belegungs­struktur und Pflegegradmix sowie Pflege­kennziffern und Fachkraftquote in das Steuerungs­modul zu integrieren. Bei ambulanten Pflegediensten sind hingegen Kennzahlen wie Umsatz je Klient bzw. Mitarbeiter, Auswertung der Fahrt-, Produktiv- und Organisationszeiten sowie Höherstufungsquote adäquate Kennzahlen für das Management Cockpit. Zusätzlich sind bereichs­übergreifende Kennziffern wie Krankheitsquote, Betriebs- und Spartenergebnisse sowie Soll-/Ist-Vergleiche zu berücksichtigen.

Ein beispielhaftes Management Cockpit für stationäre Pflegeein­richtungen ist nachfolgend in Auszügen dargestellt:

Abbildung 1: Management Cockpit für stationäre Pflegeeinrichtungen

Zum Vergrößern bitte Grafik anklicken
    

Grundvoraussetzung für die effiziente Nutzung von Management Cockpits ist ein schneller und korrekter Informationsfluss. Die Digitalisierung von Prozessen im Pflegeheim und die damit verbundene Übermittlung der Informationen über elektronischen Datenverkehr bieten dafür ideale Voraussetzungen.

Entwicklung und Implementierung

Die Entwicklung und Implementierung eines Management Cockpits erfolgt in mehreren Schritten. Um die Komplexität zu bewältigen und dennoch zügig zu greifbaren Ergebnissen zu gelangen, bietet es sich an, externe Experten hinzuzuziehen. Zu Beginn steht die Identifikation relevanter Informationen. Es muss grundlegend festgelegt werden, welche Daten für die Steuerung relevant sind und welche nicht. Auf dieser Basis erfolgt die Definition von Kennzahlen für die Pflegeeinrichtung. Ist die Grundlage für das Management Cockpit geschaffen, folgt die Ausarbeitung der Visualisierung bzw. das Design. Im nächsten Schritt werden die Soll-Werte definiert, bei denen eine solide Geschäftsentwicklung als gesichert angesehen werden kann. Hier empfiehlt sich die Definition kritischer Werte, beispielsweise in einem Ampel-System. Dadurch können auf Basis der Farben Entwicklungen, die von den vorgegebenen Planwerten (stark) abweichen, auf den ersten Blick identifiziert werden. Das Management kann auf diese Weise vorhandene Potenziale erkennen und nutzen sowie Fehlentwicklungen frühzeitig ausmachen und Gegenmaßnahmen einleiten.

Wie erwähnt, vereinfacht die Nutzung digitaler Prozesse im Pflegeheim auch das Reporting. Sind die Prozesse bereits digitalisiert, lassen sich Informationen deutlich schneller und zuverlässiger transportieren und auswerten.

Abbildung 2: Relevante Prozessinformationen für ein Management Cockpit im Pflegeheim

Vorteile des Management Cockpits

Auch wenn die Definition geeigneter Kennzahlen und die Implementierung des Management Cockpits anfangs ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, überwiegt dennoch der langfristige Nutzen aus dem Reportingsystem. Durch das Cockpit erhält das Management relevante Daten und Abweichungen von Planwerten in visualisierter Form und kann auf den ersten Blick erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Darüber hinaus ermöglicht das Cockpit einen ganzheitlichen Blick auf das gesamte Unternehmen. Bei Einrichtungen mit mehreren Häusern können die einzelnen Units miteinander verglichen werden oder auch Auswertungen zu jedem Haus einzeln beispielsweise im Zeitverglich dargestellt werden.

Da das Management regelmäßige Reports erhält, können bei Abweichungen zeitnah Gegen­maß­nahmen ergriffen werden, was das Risiko von Fehlentwicklungen minimiert . Ebenfalls erkennbar sind aus dem Cockpit Bereiche, in denen Ergebnisse verbessert werden können. Auch hier kann das Management bei Bedarf geeignete Maßnahmen einleiten. Grundsätzlich bietet das Management Cockpit also auch die Möglichkeit, die Einrichtung(en) mit vorher definierten Benchmarks zu vergleichen.

Auch für die langfristige Strategie der Pflegeeinrichtung bietet das Management Cockpit Vorteile. Die Strategie kann in messbare Größen und Ziele überführt und dadurch an ver­schiedene Leistungsbereiche angepasst werden. Dies ist vor allem unter den Aspekten des steigenden Kostendrucks und der nicht absehbaren Entwicklung der Gesundheits- und Sozial­ausgaben des Staates essenziell für die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit.

Ein wesentlicher Zusatz­nutzen des Management Cockpits liegt in der Unter­nehmens­planung. Die Einführung eines Management Cockpits ist eine Form des operativen Controllings, dessen Fokus auf der kurz- und mittel­fristig orientierten Planung und Kontrolle liegt. Zwar beschäftigt sich grundsätzlich das strategische Controlling mit der langfristigen Unternehmens­planung, allerdings stellt ein Management Cockpit sehr wohl ein Führungs- und Informations­instrument dar, das geeignet ist, auch die Mehr­jahres­planung zu überwachen, und bei Abweichungen Gegen­maß­nahmen einzuleiten. Durch die ständige, auch unterjährige Überwachung der Pflege­einrichtung(en) sind zudem stabilere Jahres­hoch­rechnungen sowie genauere Mehr­jahres­planungen möglich.

Kritische Erfolgsfaktoren des Management Cockpits

Der Erfolg eines Management Cockpits ist grundsätzlich von kritischen Faktoren bei der Konzep­tion und Implementierung abhängig. So sollte bei der Konzeption der Top-Down-Ansatz verfolgt werden, um spezifisch den vom Management benötigten Informations­bedarf zu berück­sichtigen. Die Konzeptions­phase kann hinsichtlich Zeitbedarf und Qualitäts­sicherung durch externe Berater wirksam unterstützt werden.

Weiterhin ist die kontinuierliche Zuführung der benötigten Daten notwendig. Im Rahmen der Digitalisierung von Prozessen sollte bereits bei der Prozessarchitektur der Datenfluss analysiert und eine erforderliche Berücksichtigung der generierbaren Informationen im Rahmen des Management Cockpits geprüft werden.

Ohne die aktive Nutzung des Cockpits als Führungsinstrument kann kein Management Cockpit seinen wirklichen Nutzen entfalten. Daher ist die regelmäßige Durchführung von Planungs- und Reviewgesprächen anhand der dort angezeigten Daten ausschlaggebend für die beabsichtigte Wirkung. Sollten Ab­weich­ungen von den Plan-Zahlen auftreten, ist konsequentes Handeln in Form von Gegenmaßnahmen notwendig.

Zusätzlich gilt es, im Rahmen der Überwachung der Mehrjahresplanung den Zeithorizont sowie den Detaillierungsgrad der Planungsrechnung zu bedenken. In der Praxis existieren teilweise komplexe Systeme, die einen hohen Detaillierungsgrad ermöglichen. Grundsätzlich gilt allerdings: so detailliert wie möglich, so komplex wie nötig.

Werden diese Kriterien bei der Konzeption und Einführung beachtet, so können durch die gezielte Nutzung eines Management Cockpits die im Rahmen der Digitalisierung zunehmende Informationsflut strukturiert und entscheidungsrelevante Erkenntnisse gewonnen werden.