Nach Estland und Lettland – Veröffentlichung der wirtschaftlich Berechtigten nun auch in Litauen

Infolge der Richtlinie müssen wirtschaftliche Eigentümer in jedem Mitgliedstaat in ein zentral geführtes Register (UBO-Register) eingetragen werden. Dies wird für Unternehmen nicht nur neuen Verwaltungsaufwand zur Folge haben, sondern auch die Privatsphäre ihrer Eigentümer stark beeinträchtigen.

Estland und Lettland haben die Verpflichtung zur Offenlegung von wirtschaftlichen Eigentümern bereits umgesetzt, wohingegen Litauen noch Klarstellungen in Bezug auf das Gesetz vornehmen muss, da es erst 2019 in Kraft treten wird.

Dennoch sollten sich litauische Unternehmen auf die Compliance mit diesen verschärften Gesetzen vorbereiten, da eine Nichteinhaltung der Vorschriften zu erheblichen Sanktionen und Reputationsverlusten führen kann.

Ziel der Richtlinie EU 2015/849 ist es, die Transparenz und Vertrauenswürdigkeit des Geschäftsumfelds zu erhöhen, den Kampf gegen Geldwäsche und Terrorismus zu verstärken und Steuerdelikte zu begrenzen. Langfristiges Ziel der Richtlinie ist zudem die Schaffung einer gesamteuropäischen Plattform, die nationale Register kombiniert und die Kontrolle der tatsächlichen Begünstigten in ganz Europa ermöglicht.
Bei Unternehmen gilt als wirtschaftlicher Eigentümer eine natürliche Person, dem das Unternehmen direkt oder indirekt gehört. Bei einer komplexen Eigentümerstruktur kann die Identifizierung der tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer jedoch kompliziert sein, insbesondere wenn der Kreis der Eigentümer das Ausland umfasst. Direktes Eigentum bedeutet, dass eine natürliche Person mehr als 25 Prozent des Unternehmens besitzt. Indirektes Eigentum ist, wenn mehr als 25 Prozent eines Unternehmens zu einem anderen Unternehmen gehören, das unter der Kontrolle einer natürlichen Person steht. Beträgt der Gesamtbetrag der Beteiligung weniger als 25 Prozent, ist zu prüfen, ob es eine andere Möglichkeit gibt, natürliche Personen zu identifizieren, welche die juristische Person tatsächlich kontrollieren (z. B. geschlossene Verträge, andere Kontrollmechanismen).

Die Offenlegungspflichten gelten grundsätzlich für alle juristische Personen, die in den nationalen Unternehmensregistern eingetragen sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Stiftungen, Genossenschaften, Kommanditgesellschaften, Gewerkschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Gewerkschaftsverbände, Aktiengesellschaften, Gewerkschaften, Vereinigungen politischer Parteien, europäische Unternehmen.

Estland

Seit dem 1. September 2018 müssen alle estnischen Unternehmen Informationen über ihre tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer im Handelsregister offenlegen. Die Daten müssen seit dem 31. Oktober 2018 eingereicht werden.

Die im September 2017 in Kraft getretene Änderung folgt der Neufassung des Gesetzes zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, das am 27. November 2017 in Kraft getreten ist und die EU-Geldwäscherichtlinie (EU 2015/849, 20. Mai 2015) in estnisches Recht umgesetzt hat.

Zu den Informationen gehören beispielsweise der Name, die persönliche Identifikationskennziffer (mangels einer persönlichen Identifikationskennziffer das Geburtsdatum und der Geburtsort), das Land der persönlichen Identifikationskennziffer, das Land des Wohnsitzes und die Art der gehaltenen Beteiligung.
Wenn der tatsächliche wirtschaftliche Eigentümer nicht identifiziert werden kann und alle möglichen Optionen gescheitert sind, sollte der tatsächliche wirtschaftliche Eigentümer ein Mitglied des Leitungsorgans sein. In diesem Fall muss das Unternehmen alle Versuche, den tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer zu identifizieren, dokumentieren und protokollieren. Leider lässt das Gesetz offen, wie lange und wie intensiv das Unternehmen versuchen muss, den tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer zu ermitteln und wann man sagen kann, dass der wirtschaftliche Eigentümer nicht identifizierbar ist.

Bei einer neuen Gesellschaft müssen die Daten über den tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer zum Zeitpunkt der Gründung der Gesellschaft zusammen mit dem Antrag auf Eintragung in das Handelsregister eingereicht werden. Ändert sich der wirtschaftliche Eigentümer, muss das Register innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntwerden der Änderung der Daten durch die Geschäftsführung benachrichtigt werden.
Die Pflicht zur Veröffentlichung von Daten über wirtschaftliche Eigentümer gilt nicht für Wohnungsgesellschaften, Bausparkassen, börsennotierte Unternehmen und bestimmte Stiftungen.
Die Einreichung von Daten über den tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer über das Handelsregisterportal ist seit dem 1. September 2018 möglich.

Informationen über wirtschaftlich Berechtigte können über das Handelsregisterportal online und kostenpflichtig abgerufen werden: https://ariregister.rik.ee/.

Lettland

Am 9. November 2017 sind Änderungen des „Gesetzes zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung“ in Kraft getreten. Der Hauptzweck der Änderungen besteht darin, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern und freien Zugang zu vollständigen und aktuellen Informationen über die wahren wirtschaftlichen Eigentümer von juristischen Personen zu gewähren. Daher sehen die Änderungen eine Verpflichtung für alle im lettischen Unternehmensregister eingetragenen juristischen Personen vor, Angaben über ihre wirtschaftlichen Eigentümer zu machen.

Eine juristische Person teilt dem Handelsregister folgende Informationen über ihren wirtschaftlichen Eigentümer mit: Vorname, Nachname, persönliche Identifikationskennziffer oder, falls keine solche vorhanden ist, Geburtsdatum und Personaldokumentennummer, Ausstellungsdatum sowie Staat und Behörde, die das Dokument ausgestellt hat. Darüber hinaus sind die Staatsangehörigkeit, der ständige Wohnsitz des wirtschaftlichen Eigentümers sowie die Art und Weise, wie die juristische Person kontrolliert wird, anzugeben.

Alle juristischen Personen mit Eintragungen in das Register (auch gültig für Eintragungen vor dem 1. Dezember 2017) müssen seit dem 1. März 2018 über ihre wirtschaftlichen Eigentümer (zusammen mit den Angaben) informieren.

Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer müssen zudem auch bei jeder Eintragung einer neuen juristischen Person oder bei einem Wechsel des Gesellschafters oder des Vorstands einer Gesellschaft mitgeteilt werden. Unterbleibt diese Angabe, verweigert das Handelsregister die Eintragung.
Seit dem 1. April 2018 kann jedermann gegen Entgelt online auf die Informationen über wirtschaftliche Eigentümer zugreifen.

Am 12. April 2018, kurz nach Ablauf der Einreichungsfrist, wurde veröffentlicht, dass über 12.000 natürliche Personen mit lettischen Personenkennziffern und 2.280 ausländische natürliche Personen im Handelsregister als wirtschaftliche Eigentümer eingetragen wurden. Dies zeigt das große Übergewicht lokaler UBOs gegenüber ausländischen UBOs, welches die lettische Wirtschaftsstruktur kennzeichnet.

Obwohl die Frist für die Einreichung der Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer längst abgelaufen ist, gibt es immer noch eine Reihe von Unternehmen, die ihre UBOs aus verschiedenen Gründen nicht offengelegt haben. Darüber hinaus zeigt unsere Erfahrung, dass es Fälle gibt, in denen selbst Fachleute, wie Wirtschaftsprüfer oder Rechtsberater, Schwierigkeiten bei der Ermittlung des richtigen wirtschaftlichen Eigentümers in Lettland haben.

Litauen

Das UBO-Register in Litauen soll 2019 in Betrieb genommen werden, und es ist nun an der Zeit, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen.

Nach der Umsetzung der EU-Richtlinie Nr. 2017/1371 muss jede in Litauen ansässige juristische Person ab dem 1. Januar 2019 Informationen über ihre wirtschaftlichen Eigentümer „einholen, aktualisieren und speichern“ und diese bis zum 1. Juli 2019 beim staatlichen Register einreichen.

Zu den Informationen gehören beispielsweise Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnadresse, Ausstellungsdatum der Personaldokumente sowie Art und Umfang der wirtschaftlichen Beteiligung.
Nach wie vor sind jedoch noch viele Fragen offen. Verpflichtungen und Haftung für die Einhaltung werden bspw. hauptsächlich den juristischen Personen (d. h. der Geschäftsführung) auferlegt, ohne sie dabei zu ermächtigen, die notwendigen Informationen einzuholen: In der Praxis ist der Geschäftsführer hierzu häufig gar nicht in der Lage. Dies ist besonders problematisch bei vergangenen Ereignissen und Transaktionen, bei denen der Zielgesellschaft oft nur die direkt beteiligte juristische Person bekannt war.

Darüber hinaus gibt es keine klaren Hinweise darauf, wie ein Unternehmen Änderungen von UBOs melden muss, wenn diese Änderungen nicht direkt in der Gesellschafterstruktur des Unternehmens, sondern im Eigentum eines Gesellschafters stattfinden.

Die zweite Unsicherheit betrifft die Frage, inwieweit und für wen die Registerinformationen verfügbar sein sollten. Die geltende Verordnung sieht eine Erklärung vor, dass Informationen an Personen mit einem „gesetzlichen Interesse“ weitergegeben werden können. Diese Formulierung ist auslegungsoffen und schafft Bedenken hinsichtlich ihrer Vereinbarkeit mit geltenden Datenschutzregeln. Kurzfristige Gesetzesänderungen hinsichtlich dieser Frage sind daher wahrscheinlich.

Um Risiken, Verwaltungskosten und potenzielle Unannehmlichkeiten im Zusammenhang mit diesen Problemen zu minimieren, sollten juristische Personen bereits jetzt die Ausarbeitung, Änderung und Umsetzung interner Richtlinien, Shareholders‘ Agreements oder interner Vorschriften in Betracht ziehen, um den anstehenden Anforderungen gerecht zu werden.

Fazit

UBO-Verletzungen können sowohl eine ordnungsrechtliche als auch eine strafrechtliche Haftung nach sich ziehen. Werden die in den Gesetzen festgelegten Informationen oder Dokumente nicht rechtzeitig an die nationalen Handelsregister übermittelt, führt dies zu Verwarnungen oder Geldstrafen. Überdies drohen Reputationsverluste.

Darüber hinaus kann bei juristischen Personen des Privatrechts der Geschäftsführer oder der Vorstand dafür haftbar gemacht werden, dass Informationen über die tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer nicht zur Verfügung gestellt werden, wenn der Gesellschaft durch die Verletzung ein Schaden entsteht und wenn das Leitungsorgan nicht nachweisen kann, dass es ordnungsgemäß gehandelt hat.

Rödl & Partner unterstützt Sie gerne bei allen Schritten zur Einhaltung der UBO-Registerregeln in Litauen. Sollten Sie es darüber hinaus versäumt haben, Ihren wirtschaftlichen Eigentümer in Estland oder Lettland rechtzeitig zu registrieren, unterstützt Sie Rödl & Partner natürlich ebenfalls gerne bei allen notwendigen Maßnahmen, um Sanktionen so weit wie möglich zu vermeiden.