Praxisanwendung Massendatenanalyse: 3-Way-Match

veröffentlicht am 20. März 2019 | Autor: Christian Weise

Eine moderne Interne Revision ist heutzutage ohne das Instrumentarium der Massendatenanalysen nicht mehr vorstellbar. Eine stetig wachsende Komplexität der Prozesse und das mit ihr stetig wachsende Datenvolumen fordern auch von der Internen Revision angepasste Werkzeuge – wie den systembasierten 3-Way-Match.

Das Deutsche Institut für Interne Revision hat in seinem Beitrag „Die Interne Revision 2020: Wirtschaftliche Trends und Implikationen” mehrere verschiedene Studien ausgewertet und daraus mögliche Entwicklungen und Tendenzen für die Interne Revision abgeleitet. Eine Kernbotschaft des Beitrags liegt in der Fokussierung auf die zunehmende technische Komplexität und die damit verbundene IT-Abhängigkeit. So weit, so gut!

Aber was genau bedeutet dies für die tägliche Praxis von Internen Revisoren? Welche Instrumente sind vorhanden? Welche Massendatenanalysen sind als Instrument der Internen Revision für welche Anwendungs­fälle geeignet? Im Folgenden soll anhand des 3-Way-Matches veranschaulicht werden, wie Massendaten­analysen effizient und risikomindernd eingesetzt werden können und welche Potenziale für Prozessver­besserungen daraus erwachsen.

Der 3-Way-Match als Kontrolle basiert auf dem Risiko, dass Bestellungen in Menge und Preis nicht mit dem dazugehörigen Wareneingang sowie der Rechnung übereinstimmen. Unterschiedliche Liefermengen, können dazu führen, dass Geschäftsprozesse nur unzureichend mit benötigtem Material unterstützt werden können und ein Engpass entsteht. Wohingegen abweichende Preise in der Rechnung zu unvorhersehbaren Kosten führen können.

Herkömmliche Prüfungsmodelle ohne Datenanalysen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Wie sollen Interne Revisoren (bspw. bei großen Kliniken) ohne Massendatenanalyse „aber mit hinreichender Sicherheit” prüfen, ob der 3-Way-Match passt oder ob erhebliche Risiken im Einkaufsprozess bestehen, ohne eine nicht unwesentlich große Stichprobe zu ziehen und somit das Risiko einer unwirtschaftlichen Prüfung einzugehen? Insbesondere wenn für Bestellanforderung, Bestellung, Warenwirtschaftssystem und Rechnungsbearbeitung verschiedene Haupt- und Nebensysteme genutzt werden, entstehen für die Interne Revision Heraus­forderungen, den Belegfluss durch die Systeme nachzuvollziehen und eine effiziente Prüfung des Einkaufsprozesses abzubilden.

Die Massendatenanalyse ermöglicht es im 3-Way-Match nicht nur eine Stichprobe, sondern alle Bestellungen mit den Wareneingängen und Rechnungen zu verproben. Die folgende Grafik verdeutlicht die Abstimm­verfahren:

Sofern unterschiedliche Systeme (bspw. ein eShop für Bestellungen, ein Warenwirtschaftssystem für die Wareneingänge, SAP für den Rechnungsworkflow) genutzt werden, muss ein Kriterium (= Schlüssel) erkannt bzw. geschaffen werden, das in allen Systemen genutzt wird (z.B. Bestellnummer). Anhand des Kriteriums können die Bestellungen, Warenlieferungen und Rechnungen verknüpft (gematcht) und Abweichungen erkannt werden. Folgende Darstellung zeigt den Zusammenhang:

Viele Anwendungen bieten bereits interne Kontrollen, die den 3-Way-Match unterstützen. Hierzu zählt neben der „Lieferung mit Bestellbezug” und der „Rechnung mit Bestellbezug” insbesondere die „Wareneingangs­bezogene Rechnungsprüfung”, die eine Verbuchung der Rechnung nur nach vorheriger Bestätigung des Wareneingangs erlaubt.

Liegen die Daten in geeigneter Weise vor, kann der Abgleich durchgeführt werden. Abweichungen können anschließend in verschiedene Kategorien (Eingabefehler, falsche Toleranzen etc.) unterteilt werden, damit nur den wesentlichen, nämlich den systemischen Fehlern, nachgegangen werden kann.
     
Es gilt hierbei auch den gewollten Spielraum (z.B. in Form von Toleranzen für Über-/Unterlieferungen) im Ablauf zu berücksichtigen, um Geschäftsprozesse nicht zu behindern. Der 3-Way-Match ermöglicht bei richtiger Durchführung ein tiefes Prozessverständnis („Process Mining”) und unterstützt die Interne Revision dabei, den oftmals geschäftskritischen Einkaufsprozess automatisiert (z.B. mithilfe von Makros) zu prüfen. Je nach Kom­plexität und Verfügbarkeit der Daten kann der 3-Way-Match auf nur zwei Prüfungsschritte (z.B. Abgleich Bestellung und Rechnung) reduziert werden oder sogar auf fünf Abstimmungshandlungen (z.B. zusätzlich Bestellanforderung und/oder Qualitätsprüfung des Wareneingangs) erweitert werden.

Die Analyse bietet demnach eine flexible wertschöpfende Kontrolle, indem durch die Ergebnisse Schwachstellen im Prozess erkannt und behoben werden können.

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