Compliance-Vorschriften für eine ausländische Niederlassung in Kenia

veröffentlicht am 5. Dezember 2018

Während die An­for­derungen für eine selbst­ständige Tochter­gesell­schaft in Kenia sich sehr denen einer lokalen Gesell­schaft ähneln, unterliegt die Rechts­form der unselbst­ständigen Nieder­lassung (registered branch office) völlig eigenen Regeln. Aus­ländische Unter­nehmen mit einer solchen Nieder­lassung sind gehalten, sich an die ent­sprechen­den, besonderen Compliance-Vorgaben zu halten. Im Folgenden geben wir einen Über­blick über die wichtigsten recht­lichen Vor­schrif­ten für ein Branch office in Kenia.

• entweder eine selbstständige Tochtergesellschaft (subsidiary)
• oder eine unselbstständige Niederlassung (branch office)   

anzumelden.

Eine Tochtergesellschaft gilt als lokale Gesellschaft und stellt in Sachen Compliance ähnliche Anforde­rungen an die ausländischen Geschäftsführer wie an die einheimischen Verantwortlichen.

Für die unselbstständige Niederlassung im Sinne von Teil XXXVII des sog. Companies Act, 2015 gelten hingegen ganz eigene, spezifische Vorschriften, die wir im Folgenden näher darstellen möchten.

Vorab ist anzumerken, dass der für die verschiedenen Rechtsformen für Unternehmen in Kenia relevante Companies Act sehr modern ist und viele Parallelen zum britischen Unternehmensgesetz (Companies Act, 2006 of the Unites Kingdom) aufweist. Auch werden in der neuen Fassung des kenianischen Unterneh­mensrechts Offenlegungspflichten und Compliance für unselbstständige Niederlassungen ausländischer Unternehmen (branch offices) wesentlich ausführlicher geregelt. Zudem wird die Rechtsdurchsetzung der neuen Compliance-Vorschriften nunmehr durch die Festlegung der fälligen Bußgelder und Strafen bei Verstoß gegen die Vorschriften verschärft.

Geschäftssitz (branch office)

• den Namen des branch office und den Herkunftsort des ausländischen Unternehmens;
• einen Hinweis auf die Haftungsbeschränkung, soweit die Haftung der Gesellschafter der ausländischen Muttergesellschaft beschränkt ist und die Bezeichnung des ausländischen Unternehmens weder mit dem Wort „Limited” noch mit der Abkürzung „Ltd.” endet; 
• im Falle des Geschäftssitzes die Wörter „Registered Office” ^[1].
    

Der Geschäftssitz muss an jedem Werktag mind. von 10 Uhr bis 12 Uhr vormittags und von 14 Uhr bis 16 Uhr nachmittags geöffnet sein. Die konkreten Öffnungszeiten sind dem Handelsregister (Registrar) mitzuteilen.
 

Lokaler Vertreter (local representative)

Der Companies Act enthält keine Aussage dazu, ob der obligatorische lokale Repräsentant (local representative) des branch office kenianischer Staatsangehöriger sein muss. Andere Rechtsordnungen – bspw. die süd­afrikanische – sehen vor, dass der lokale Repräsentant einer Niederlassung (sog. Public Officer), der als Empfangsbevollmächtigter für jegliche Korrespondenz mit den Steuerbehörden fungiert, zwingend einen Wohnsitz in Südafrika haben muss. Der alte Companies Act hat das auch für Niederlassungen ausländischer Unternehmen in Kenia genauso vorgesehen.

§ 983 des neuen Companies Act legt nun fest, dass das ausländische Unternehmen sicherstellen muss, dass während der Öffnungszeiten des Geschäftssitzes des branch offices ständig ein Vertreter im Büro anwesend ist. Im Grunde kann daraus geschlossen werden, dass der lokale Vertreter auch nach dem neuen Recht in Kenia ansässig sein und über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen muss.

Es ist zu beachten, dass der zu bestimmende lokale Vertreter ein Risiko im Hinblick auf die Einhaltung der lokalen Vorschriften durch das ausländische Unternehmen trägt. Zu den Zuständigkeiten des Vertreters gehört:  
 

• den Geschäftssitz an jedem Werktag mind. von 10 Uhr bis 12 Uhr vormittags und von 14 Uhr bis 16 Uhr nachmittags geöffnet zu halten;
• während der Öffnungszeiten des Geschäftssitzes erreichbar zu sein;
• das Handelsregister über die konkreten Öffnungszeiten des Geschäftssitzes, die an jedem Werktag zwischen 9 Uhr und 17 Uhr liegen müssen, zu benachrichtigen;
• dem Handelsregister Angaben zu jeder Änderung des Geschäftssitzes durchzugeben;
• eine etwaige Änderung der Öffnungszeiten des Geschäftssitzes in Kenia beim Handelsregister innerhalb von 7 Tagen anzuzeigen;
• die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Abschnitts 4, Teil XXXVII des Companies Act für das branch office sicherzustellen.
   

Anzeigepflichtige Änderungen zum Handelsregister

• eine Änderung der Gesellschaftssatzung oder anderer Dokumente, die dem Handelsregister zur Registrierung des branch office in Kenia vorgelegt wurden;
• eine Änderung der Geschäftsführer (director);
• eine Änderung der Befugnisse von Geschäftsführern, die in Kenia ansässig sind bzw. generell von Mitgliedern der Führung der kenianischen Niederlassung (board of directors);
• eine Änderung des lokalen Vertreters (local representative);
• eine Änderung des Namens oder der Adresse des/der lokalen Vertreter(s).
     

Jährlich zu erfüllende Pflichten

Das branch office ist verpflichtet, dem Handelsregister mind. einmal im Jahr, jedenfalls aber alle 15 Mo­nate, eine Kopie seines Jahresabschlusses für das letzte Geschäftsjahr vorzulegen. Der Jahresabschluss muss in der für die ausländische Muttergesellschaft einschlägigen gesetzlichen Form und mit allen entsprechend geforderten Informationen und Dokumenten in Kopie eingereicht werden. In einer separaten schriftlichen Erklärung, die durch eine eidesstattliche Erklärung bekräftigt wird, ist zu versichern, dass die dem Handelsregister zur Verfügung gestellten Kopien mit den Originaldokumenten übereinstimmen. Für sämtliche Dokumente in anderen Sprachen als die englische, ist eine beglaubigte Übersetzung erforderlich.
 

Steuerliche Vorschriften

Für das branch office gilt eine Körperschaftssteuer in Höhe von 37,5 Prozent, zu zahlen auf die steuer­pflichtigen Einkünfte. Der Gesetzesentwurf zum Einkommenssteuerrecht 2018 (Income Tax Bill, 2018) enthält den Vorschlag, den Einkommessteuersatz für branch offices auf den Steuersatz von 30 Prozent für einheimische Firmen zu reduzieren. Dessen ungeachtet, wird jedoch eine zusätzliche Steuer in Höhe von 10 Prozent erhoben, für den Fall, dass das ausländische Unternehmen sämtliche Gewinne aus ihren Niederlassungen in Kenia ins Heimatland zurückführt. Die Rückführungssteuer für branch offices soll der Angleichung der Belastung für ausländische und lokale Unternehmen dienen, da beide in Kenia Quellensteuer auf ihre Gewinnausschüttungen entrichten müssen.
 

Liquidation

Innerhalb von 21 Tagen nach Einstellung der Geschäftstätigkeit in Kenia oder der Auflösung oder Abmel­dung des Unternehmens im Herkunftsland muss der lokale Vertreter des branch office das beim Handels­register in Kenia anzeigen. Branch offices, die an ihrem Geschäftssitz innerhalb von 6 Monaten keine Geschäftstätigkeit ausüben, gelten als geschlossen.
 
Im Falle der Nichteinhaltung der Meldepflicht wird gegen jede verantwortliche Person des Unternehmens ein Bußgeld in Höhe von 100.000 bis 500.000 Kenia-Schilling (KES) erhoben (das Bußgeld variiert in Ab­hängigkeit von der jeweils missachteten Compliance-Vorschrift). Nach der Erhebung des Bußgelds gilt die Nichtbeseitigung des Mangels als Nichteinhaltung der Vorschriften sowie weiterer Verstoß und führt zu einem Bußgeld in Höhe von 10.000 bis 50.000 KES für jeden weiteren Tag des Verstoßes.
 
Das Bußgeld für nicht entrichtete Steuern beläuft sich auf 20 Prozent dieser Steuer mit Zinsen in Höhe von 2 Prozent pro Monat. Außerdem führt die verspätete Einreichung des Jahresabschlusses zu Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozent der für das Jahr fälligen Steuer oder zu einem Bußgeld von 20.000 KES, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Fazit

Für die Wahl der optimalen Rechtsform für eine Geschäftstätigkeit in Kenia sollten die jeweiligen einschlä­gigen Compliance-Vorschriften studiert werden. Während selbstständige Tochtergesellschaften vor dem Gesetz im Grundsatz genauso wie lokale Unternehmen behandelt werden, gelten für sog. branch offices besondere Regeln. So wird bspw. auf die Rückführung von Gewinnen der ausländischen branch in das Herkunftsland eine Steuer von 10 Prozent erhoben.