Grundsätze des Reportings – Anforderungen an die Zweckmäßigkeit

 

 

Grundsätzlich ist der Zweck des Berichtswesens darin zu sehen, einen Empfänger in die Lage zu versetzen, Entscheidungen bestmöglich zu treffen und damit die Unternehmenssituation zu verbessern. Aus den Berichten sollten auch Gegensteuerungsmaßnahmen abgeleitet werden können. Um diese Anforderungen zu erfüllen, muss das Berichtswesen die strategischen und operativen Erfolgsfaktoren des Unternehmens abbilden.

 

Alle für Berichte herangezogenen Begrifflichkeiten und Kennzahlen müssen inhaltlich klar abgegrenzt und definiert werden. Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen die im betrieblichen Berichtswesen verwendeten Begriffe, zu denen auch Kennzahlen zählen, von allen gleich verwendet und interpretiert werden und die Berichtsfälle eindeutig definiert sein (Berichtshandbuch: Wann ist was, von wem an wen, wie zu berichten). Zur Erreichung dieser inhaltlichen Koordination (Einheitlichkeit der Ermittlung und Interpretation) zwischen Berichtserstellern und -empfängern ist ein Definitionskatalog zu erstellen, der die wesentlichen Begriffe einheitlich festlegt und inhaltliche Erläuterungen gibt.

 

Der Definitionskatalog bildet eine einheitliche und verbindliche Nomenklatur für das Berichtswesen. Gleiche Begriffe werden hier gleich benannt, auch wenn sie an unterschiedlicher Stelle auftauchen. Unterschiedliche Begriffe sind unterschiedlich zu benennen. Nur so kann über verschiedene Ebenen, Bereiche und Regionen sichergestellt werden, dass die im Berichtswesen aggregierten Kennzahlen eine Aussagekraft erhalten.

 

Ein einfaches Anschauungsbeispiel ist der Umsatz. Es ist zu definieren, ob Umsätze brutto oder netto angeliefert bzw. berichtet werden. Nur wenn alle Datenlieferanten ihre Umsätze gleich liefern, spiegelt die Umsatz-Kennzahl die „Wahrheit”. Die Aussagekraft ist dann gegeben, wenn auch die Berichtsempfänger wissen, ob der Umsatz in brutto oder netto berichtet wird.

 

Je komplexer eine Unternehmensorganisation ist, desto umfangreicher sind die notwendigen Führungsinformationen und Abläufe der Informationsgewinnung. In vielen Fällen können idente oder ähnliche Daten aus unterschiedlichen Systemen gewonnen werden. Diese Problematik besteht bei sehr heterogenen Softwarelandschaften und ist umso größer, je geringer der Grad der Integration ist.

 

Damit die Berichte die Sachverhalte später unverzerrt und korrekt wiedergeben, müssen die Daten in gleicher Form, Struktur und mit gleicher Bedeutung vorliegen. Ergeben sich aufgrund unterschiedlicher Gegebenheiten Differenzen zwischen der Aussagekraft der Daten, so ist dies durch die Verarbeitungs- bzw. Aufbereitungslogik abzubilden – nicht aber durch die Haltung verzerrter Daten.

 

Die Empfängerorientierung bezieht sich darauf, dass sowohl der Inhalt als auch die Zeit der Berichte auf den Informationsbedarf des Empfängers auszurichten sind, sodass eine Informationsüberflutung vermieden wird.

 

Das Berichtswesen hat daher sicherzustellen, dass die Berichte hinsichtlich des Detaillierungsgrades, ihrem Inhalt und ihrer Aufbereitung dem jeweiligen Nutzerkreis und Verwendungszweck angemessen sind. Hier lautet die Devise: so viel wie nötig und so wenig wie möglich. Daneben muss die Darstellungsart der Informationen an die Denkweise, das Wissen und die verfügbare Zeit des Informationsnutzers angepasst sein.

 

Wichtige Informationen, die zu spät kommen, sind in ihrem Wert reduziert. Je später ein Bericht vorliegt, desto größer ist die Gefahr, dass die darin enthaltene Information wertlos ist. Außerdem reduziert sich durch ein nicht zeitnahes Berichtswesen die Zeit, in der auf im Bericht aufgezeigte Entwicklungen reagiert werden kann. Schnelle und zeitgerechte Weiterleitung der Informationen an die Entscheidungsträger ist die Grundvoraussetzung, um rechtzeitig bei Abweichungen handeln zu können. Daneben muss die Informationsübermittlung schnell erfolgen, damit die Informationen frühzeitig für das Verwendungsproblem (z.B. Entscheidung, Problemerkennung) bereitstehen. Erreichen die Informationen den Entscheidungsträger erst später, so sind die Korrekturchancen und -wirkungen nur noch begrenzt. Informationen müssen rechtzeitig bereitgestellt werden, sodass Probleme frühzeitig erkannt werden, um ihr Eintreten zu vermeiden.

 

Die Bereitstellung und Präsentation der Berichte (Layout) muss die Verständlichkeit des Berichts unterstützen. Kritische Werte sind zu kennzeichnen, so dass ein Entscheider sofort den Handlungsbedarf erkennen kann. Eine dynamische und interaktive Bereitstellung ist der starren vorzuziehen. Ist die Bereitstellung interaktiv oder systemgestützt vorgesehen, sind Zugriffsberechtigungen zu vergeben. Dies ist in der Applikationsebene zu gewährleisten. Der Bereitstellungsprozess ist soweit wie möglich systemtechnisch zu unterstützen.

 

Schließlich ist der Aspekt der Wirtschaftlichkeit zu beachten: d.h. die durch die Berichte verursachten Kosten müssen ihren Nutzen rechtfertigen. Diese allgemeine und standardmäßig zu stellende Anforderung ist eng mit den obigen Anforderungen verbunden, die den Nutzen mitbestimmen. Berichtsumfang, Häufigkeit und Schnelligkeit der Erstellung sowie die Art der Darstellung bestimmen wesentlich die Berichtskosten, aber auch den Nutzen. Hierbei sind neben den Kosten (Arbeitsaufwand) beim Ersteller sowie den Kosten der Informationsübermittlung auch die Kosten beim Empfänger (Nutzer) zu beachten. Die Frage, ob die Kosten durch den Nutzen gerechtfertigt sind, ist stets zu berücksichtigen. Sie ist aber auch immer schwer zu beantworten, da der Nutzen sich aus der Nutzung der Informationen und deren Wirkung für das Unternehmen ergibt, was im Voraus kaum bestimmbar ist.