Praxisbericht Landkreis Bautzen

von Hans-Jürgen Klein

Durch veränderte Lebenswelten werden Eltern bei der Erziehung ihrer Kinder vor immer neue Herausforderungen gestellt. Nicht immer gelingt es den Sorgeberechtigten diese zu meistern. Dann ist die Jugendhilfe gefragt.  Insbesondere durch die Erweiterung des gesetzlichen Auftrages ist eine zunehmende Arbeitsbelastung bei den Fachkräften im Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) mit einer steigenden finanziellen Belastung des Kreishaushaltes in den Hilfen zur Erziehung zu verzeichnen.

Eine zentrale Fragestellung bei den Entscheidungsträgern der Kreisverwaltung ist daher: Wo liegen die Ursachen und wie kann weiteren Kostensteigerungen bei einer sach- und fachgerechten Aufgabenerfüllung im Jugendamt entgegen gewirkt werden?

Um darauf Antworten zu finden, hat der Landkreis Bautzen beschlossen, Rödl & Partner mit der Organisationsuntersuchung des Jugendamtes zu beauftragen. Ziel der Untersuchung ist es, vor dem Hintergrund möglicher Einsparmaßnahmen, Weiterentwicklungsmaßnahmen für die Jugendhilfe im Landkreis Bautzen zu entwickeln.

In einer Auftaktveranstaltung wurde den Leitungskräften des Jugendamtes die geplante Vorgehensweise der Organisationsuntersuchung durch Herrn Seitz (Rödl & Partner) vorgestellt. Schnell wurde klar, dass nur ein Umdenken „Weg vom Fall – hin zum Prozess“ erfolgreich zum Ziel führen wird.

Ebenso wurde deutlich, dass die Aufgabe nicht allein durch die Fachkräfte des Jugendamtes geleistet werden kann. Frühzeitig mussten auch Leitungskräfte der Kreisfinanzverwaltung, des Inneren Service und des Bereichs Sozialplanung/Controlling über diesen Auftrag in Kenntnis gesetzt und aktiv in die Aufgabenerfüllung miteinbezogen werden.

Organisationsuntersuchungen rufen trotz positiver Resonanz auch Skepsis bei den Mitarbeitern hervor. Da die Mitarbeiter neben den Leitungskräften die Hauptakteure in diesem Prozess sind und sie neben der Erfüllung der Alltagsaufgaben einen wesentlichen Beitrag zu leisten haben, ist es wichtig, sie über die Prozesse, die Ziel- und Aufgabenstellungen und erreichten Teilergebnisse regelmäßig zu informieren. Änderungsvorschläge der Mitarbeiter werden aufgenommen und fließen ggf. in die Umsetzung des Projekts ein.

In einem ersten Schritt wurde der Status quo im Jugendamt Bautzen ermittelt und den Leitungsgremien des Landratsamtes, dem Jugendhilfeausschuss und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Jugendamtes vorgestellt. Im Ergebnis der Bestandsaufnahme wurde bereits allen Beteiligten deutlich, dass es nicht ausreicht, „nur“ den Allgemeinen Sozialen Dienst zu betrachten und eventuell die Frage zu beantworten, wie viel Personal notwendig ist, um die zu bewältigenden Aufgaben mit entsprechender Qualität zu erfüllen.

Die Jugendhilfeplanung, das Controlling, die einzelnen Bereiche der Wirtschaftlichen Jugendhilfe, die Angebote der präventiven Jugendhilfe sowie Aufgabengebiete aus dem Bereich Unterhalt/Amtsvormundschaften/Amtspflegschaften sind in die Organisationsuntersuchung eingebunden. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtungsweise des Jugendamtes und der sich darin vollziehenden Abläufe kann es gelingen, kosteneffizient, mitarbeiter- und ressourcenorientiert die Jugendhilfe im Landkreis Bautzen weiterzuentwickeln.

Parallel wurde und wird an der Erfüllung unterschiedlicher Aufgaben gearbeitet. Gemeinsam mit den Fachkräften des Inneren Service unter Begleitung von Rödl & Partner wurde unter aktiver Mitwirkung der Mitarbeiter das Prozesshandbuch des Jugendamtes für alle Bereiche erstellt. Dieses Dokument bildet nunmehr die Grundlage für eine weitergehende Prozessanalyse.

Als eine zentrale Aufgabe wird die inhaltliche Ausrichtung des Jugendamtes beschrieben. In Workshops mit den Leitungskräften des Jugendamtes, den Fachkräften aus dem Bereich Sozialplanung/Controlling und Fachkräften des Inneren Service wurden über eine SWOT-Analyse die strategischen Ziele für das Jugendamt erarbeitet. Diese Ergebnisse bildeten die Grundlage für Workshops mit den Mitarbeitern des Jugendamtes und sind Basis für die weitere Arbeit am Projekt.

Die bisherigen Ergebnisse konnten nur durch eine konstruktive, partnerschaftliche, kooperative und offene Zusammenarbeit aller an diesem Prozess beteiligten Partner erreicht werden.

Auch wenn noch keine abschließenden Ergebnisse vorliegen, werden bereits jetzt aus den vielfältigen Gesprächen und den erreichten Teilergebnissen, Hinweise und Anregungen zur Gestaltung der täglichen Arbeitsabläufe aufgenommen.