In sieben Schritten zum E-Government-Masterplan

veröffentlicht am 9. April 2015

Die rechtlichen und technischen Grundlagen für ein erfolgreiches E-Government sind zwischenzeitlich gegeben. Die Erwartungshaltung von Bürgern, Wirtschaft, Beschäftigten und Politik steigt mit zunehmender Digitalisierung aller Lebensbereiche kontinuierlich. Und trotzdem tun sich viele Kommunen in der Umsetzung noch schwer. Wir zeigen einen Weg auf.

Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz) ist am 1. August 2013 in Kraft getreten. Man könnte meinen, dass sich seither viel in den Kommunalverwaltungen in Bezug auf die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen geändert hat. Unsere Wahrnehmung ist eine andere. Nach wie vor sind die Prozesse innerhalb der Verwaltung und nach außen zu Dritten geprägt von Medienbrüchen, Doppelerfassungen, abgeschotteten Dateninseln, papiergebundenen Belegbergen, langen Liegezeiten, etc.

Was fehlt, ist in vielerlei Hinsicht ein grundsätzliches Verständnis über den konkreten und individuellen Nutzen von E-Government in der jeweiligen Kommunalverwaltung, die Kenntnis über die fachspezifischen Verwaltungsprozesse mit Digitalisierungspotenzial, die sich dahinter verbergende IT-Technik sowie eine in sich stimmige und abgestimmte IT-Strategie – ein E-Government-Masterplan!

Denn E-Government ist mehr als ein Formularserver im Web oder ein Dokumentenmanagementsystem mit Workflow, das eingescannte Anträge von A nach B transportiert. Das wirkliche Potenzial entfaltet E-Government erst, wenn die im Rahmen der Verwaltungsprozesse anfallenden Daten und Informationen über alle Medien, Kanäle und Verfahren ausgetauscht werden können.

Zum Vergrößern bitte anklicken

Und hierfür sind Verständnis und ein entsprechender Masterplan notwendig. Ansonsten ist die Wahrscheinlichkeit für dauerhafte Fehlinvestitionen und ständiges Scheitern vereinzelter und ggf. voneinander losgelöster IT-Maßnahmen vorprogrammiert.

Wir empfehlen hierzu in sieben Schritten einen auf die jeweilige Kommune ausgerichteten Masterplan für E-Government zu entwickeln.

Zum Vergrößern bitte anklicken

Werden diese Schritte befolgt, steht einer effizienten und erfolgreichen E-Government-Umsetzung nichts im Wege.

Zum Vergrößern bitte anklicken

Wichtiges Element der sieben Schritte ist die Analyse der Prozesse und Teilprozesse nach ihrem Digitalisierungs-, sprich E-Government-Potenzial. Dabei werden in gemeinsamen Diskussions- und Workshop-Runden die Prozesse und Teilprozesse der Fachbereiche (Bauamt, Kfz-Zulassung, etc.) und Querschnittsfunktionen (Rechnungswesen, Personalabrechnung, zentrale Dienste, etc.) identifiziert, die aus Sicht der Digitalisierung von besonderem Interesse sind.

Für die Priorisierung der Prozesse und Teilprozesse wird die Merkmalsausprägung aus dem Projekt-Ziel und Unterzielen (Schritt 1) abgeleitet. Generell wird man immer von einer verbesserten Kundenorientierung, einer Optimierung der Prozesse und Organisationen sowie von einer Reduzierung der Kosten ausgehen. Diese untersetzen sich in der Regel mit folgenden (nicht abschließenden) Unterzielen – oder anders ausgedrückt mit Handlungsbedarf, da aus heutiger Sicht einzelne Verwaltungsprozesse konkret Optimierungsbedarf aufweisen:

Vermeidung von Doppelerfassung und Fehlern
Weitergabe von Daten an Fachverfahren, Sicherstellung konsistenter Datenbestände
Verkürzung von Transport-, Bearbeitungs- und Ablagezeiten
Schnellerer Zugriff und Verbesserung der Suche nach Dokumenten und deren Daten und Informationen
Gleichzeitiger und ortsungebundener Zugriff aller Prozessbeteiligten
Senkung von Raumkosten
Erhöhung der Kundenzufriedenheit
Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
Verbesserung der Verwaltungssteuerung
Verbesserung von Funktionstrennungen und Zugriffschutz
Steigerung der Ordnungsmäßigkeit der Datenhaltung/Dokumentenhaltung
Sicherstellung eines ordnungsgemäßen zentralen Archivs
Optimierung für Maßnahmen im Notfall (Untergang herkömmlicher Archive)
…

Es gibt also genügend Gründe, sich dem E-Government mit einer strukturierten Vorgehensweise zu nähern. Und wir würden Sie gerne dabei begleiten. Kommen Sie auf uns zu.