6 essenzielle Tipps für Ihr Horizon-2020-Projekt

​veröffentlicht am 16. März 2021

Im Rahmen der Förderung eines Horizon-2020-Projektes (H2020) wird die zweckmäßige Verwendung der Fördermittel durch verschiedenste Audits überprüft. Ab einer Fördersumme von mindestens 325.000 Euro hat eine Prüfung mit anschließender Einreichung eines unabhängigen Berichts des Prüfers (Independent Report of Factual Findings) zu erfolgen. Berücksichtigt werden hier die vom Zuwendungsempfänger in dem Finanzbericht (Financial Statement) geltend gemachten direkten Kosten.

Jeder Partner eines H2020-Projektes muss einen oder mehrere Finanzberichte erstellen und diese einer unabhängigen Prüfung unterziehen lassen - dem First Level Control. Es soll erreicht werden, dass nur Kosten als Ausgaben eingereicht werden, die auch nach den Financial Guidelines für ein H2020-Projekt erstattungsfähig sind. Im folgenden Artikel klären wir, wie Sie eine hohe Förderfähigkeit der Kosten erreichen und Ihre Abteilung optimal auf eine First Level Control Prüfung vorbereiten können.

Überlebensstrategie: Vorbereitung der Unterlagen und Briefing aller Projektbeteiligten

Während eines First Level Controls wird der Prüfer verschiedenste Unterlagen anfordern. Hier ist es wichtig, bereits vor Projektstart alle beteiligten Personen miteinzubeziehen. Von der Lohnbuchhaltung bis zur einzelnen Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter müssen die Kosten vollständig, nachvollziehbar und plausibel sein. Da die Regelungen für EU-Projekte sehr heterogen sind und Änderungen zwischen den Förderperioden der Regel entsprechen, sollten die wichtigsten Regelungen allen Beteiligten und insbesondere den operativen Mitarbeitern bekannt sein. Hier kann auch Verständnis für den relativ hohen Verwaltungsaufwand eingeworben werden. Verständigt man sich gleich zu Anfang auf Spielregeln hinsichtlich interner und externer Fristen sowie über die Ansatzfähigkeit von Kosten, stellt sich die spätere
Abrechnung und Verwaltung deutlich einfacher dar. Grundsätzlich sind daher die Vorgesetzten in ausreichendem Umfang einzubinden.

Reisekosten – Der Weg zur vollen Erstattung

Erstattungsfähig sind Reisekosten sowie Tagegelder des Personals des teilnehmenden Zuwendungsempfängers (Beneficiary) und externer Experten, deren Teilnahme am Projekt im Annex 1 vorgesehen ist. Eine Voraussetzung besteht darin, dass der Reisegrund einen Projektbezug hat. 

Um diesen festzustellen, ist es sinnvoll Agenden, Teilnahmebescheinigungen, Anmeldungen oder E-Mails, aus denen der Projektzusammenhang hervorgeht, aufzubewahren und der Reisekostenabrechnung beizufügen. Ohne diese Unterlagen ist die Verknüpfung später zum Teil nur schwer möglich und kann zu unverhältnismäßigem Mehraufwand oder zur Kürzung führen.

Essenziell ist hier die gute Vorbereitung aller mit der Reise im Zusammenhang stehenden Unterlagen. Dazu gehören die Genehmigung der Reise, die Reisekostenabrechnung inklusive Tickets und Rechnungen sowie die Berechnung der ausgezahlten Tagegelder. Die Höhe bemisst sich nach den intern üblichen Verfahren (z. B. dem Bundesreisekostengesetz (BRKG)).

Vorsicht bei Privataufenthalten

Dienstreisen können mit Privataufenthalten verbunden werden. Jedoch muss die Dienstreise eindeutig von dem Privataufenthalt getrennt und dieser kenntlich gemacht werden. Der Beginn der Privatreise wird mit der Beendigung des Dienstgeschäftes am Wohn- oder Dienstort gleichgestellt.

Ausschreibungen – Umgehen Sie den Super-GAU

Kosten für Güter und Dienstleistungen sind erstattungsfähig, sofern diese für das Projekt notwendig sind. Dies muss dokumentiert werden, idealerweise anhand eines Beschaffungsdokumentes. Generell sind bei der Beschaffung die internen Beschaffungsrichtlinien zu beachten. Dies gilt sowohl für Güter als auch Dienstleistungen. Selbst wenn Sie als Zuwendungsempfänger nicht dem Beschaffungsrecht unterliegen, müssen die Regelungen der EU eingehalten werden.

Unterauftragnehmer (subcontracting) übernehmen einen kleinen Teil der Projektarbeiten basierend auf einem Vertrag mit einem oder mehreren Zuwendungsnehmern (Beneficiary). Dies muss zwingend im Annex 1 vorgesehen, budgetiert und begründet sein.  

Andere Dienstleistungen können auch dann abgerechnet werden, wenn diese nicht zuvor im Annex 1 festgelegt wurden. Wichtig: Diese dürfen keine Projektarbeiten übernehmen. Werden Güter beschafft, die einem Vergabeverfahren unterliegen, ist die Einhaltung dessen zwingend erforderlich. Werden keine Angebote eingeholt, ist eine Ausschließlichkeitserklärung notwendig. Diese muss auch bei der Prüfung durch die EU vorgelegt werden können.

Wird eine Vergabe nicht gesetzeskonform durchgeführt, werden die Kosten nicht erstattet. Wurde Anlagevermögen angeschafft? Auch hier ist eine schlüssige Dokumentation des Bedarfs erforderlich.

Erstattungsfähiges Anlagevermögen?

Für Anlagengüter ist jeweils die Abschreibung entsprechend der Dauer der Verwendung im Projekt erstattungsfähig. Wurden Zusatzkomponenten für bestehende Anlagengüter angeschafft? In diesem Fall kann die Abschreibung der Zusatzkomponenten entsprechend der Dauer der Verwendung im Projekt abgerechnet werden. Wird das Wirtschaftsgut nicht ausschließlich für das Projekt genutzt, so ist die Abschreibung aliquot anzusetzen. Anlagengüter, die im Rahmen anderer EU-Zuwendungen gekauft und abgerechnet wurden, können nicht noch einmal abgerechnet werden.

Bereiten Sie die Unterlagen so vor, dass der First Level Controller die erstattungsfähigen Abschreibungen nachvollziehen kann. Hierzu gehören auch die Auszahlung und der Lieferzeitpunkt als Anhaltspunkt für den Beginn der Abschreibung. Orientieren Sie sich an einer Abschreibungstabelle, in der  die Nutzungsdauern hinterlegt sind? Auch diese sollte bereitgestellt werden.

Personalkosten – Wesentlicher Kostenpunkt mit grossem Verwaltungsaufwand?

Die Personalkosten stellen im Rahmen von H2020-Projekten oft den größten Kostenpunkt dar. So ist es umso wichtiger, diese korrekt abzugrenzen und von Anfang an die dazugehörige Dokumentation zu pflegen. Personalkosten sind erstattungsfähig, wenn die Mitarbeiter direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt sind, unter dessen alleiniger Aufsicht und Verantwortung stehen sowie die Vergütung der Mitarbeiter den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht.

Die Arbeitsverträge können sowohl unbefristet als auch befristet sein. Anrechnungsfähig ist der Bruttolohn (Arbeitgeberbrutto) inklusive der Sozialversicherungsbeiträge sowie sonstiger enthaltener gesetzlicher Kosten. Für Non-Profit-Organisationen ist gegebenenfalls auch eine Zusatzvergütung erstattungsfähig. Der Prüfer wird eine Stichprobe des eingesetzten Personals ziehen.

Folgende Unterlagen sollten dabei dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden: eine Liste des angestellten Personals mit Angabe des Zeitraums der Projektarbeit, der Position sowie des Anstellungsverhältnisses, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Nachweise der Buchung der Personalkosten im System/Abrechnungssystem/Buchhaltung, Timesheets oder Declarations sowie die Berechnung des Stundensatzes und der angesetzten Personalkosten.

Timesheets und Declarations

Die tatsächlich auf dem Projekt gearbeiteten Stunden müssen durch eine angemessene Zeiterfassungsdokumentation (Timesheets oder Declarations) nachgewiesen werden. Das Zeiterfassungssystem muss mindestens folgende Angaben enthalten: Nummer und Titel des Projektes wie im Grant Agreement angegeben, Name des Zuwendungsempfängers, Name des Mitarbeiters sowie Unterschrift und Datum, Name des Vorgesetzten sowie Datum und Unterschrift, Anzahl der im Projekt gearbeiteten Stunden für den betrachteten Zeitraum, sowie eine Angabe der Working Packages gemäß Annex 1. Wird eine andere Darstellung verwendet, müssen folgende Prämissen erfüllt sein: klare Identifikation der Person, klarer Bezug zum Projekt, Möglichkeit, die für projektbezogene Aufgaben aufgewendete Zeit zu quantifizieren.

Die Zeitnachweise müssen mindestens monatlich vom jeweiligen Mitarbeiter unterschrieben und vom Vorgesetzten genehmigt werden. Die Stundenzettel können elektronisch oder per Papier geführt werden.
In Horizon-2020-Projekten besteht für Personen, die mit 100 Prozent ihrer Arbeitszeit am Projekt arbeiten, keine Verpflichtung mehr, Stundenzettel zu führen. In diesem Fall muss allerdings entsprechend nachgewiesen werden, dass die Person tatsächlich 100 Prozent ihrer Arbeitszeit am Projekt gearbeitet hat. Hierfür wird eine Declaration ausgestellt, die ebenfalls durch den Mitarbeiter und den jeweiligen Vorgesetzten unterschrieben wird. Die Europäische Kommission hat für Horizont-2020-Projekte hierzu ein Template entworfen.  

Ermittlung des Stundensatzes

Die Personalkosten werden bestimmt, indem ein zuvor bestimmter Stundensatz mit den Stunden aus den Timesheets (tatsächlich für das Projekt geleistete Stunden) multipliziert wird. Der Stundensatz, der für die Berechnung der anrechenbaren Personalkosten herangezogen wird, kann durch 3 verschiedene Methoden bestimmt werden:

Das Bruttojahresgehalt des letzten vollen abgelaufenen Geschäftsjahres des jeweiligen Mitarbeiters wird geteilt durch:

• Option 1: eine Fixstundenzahl in Höhe von 1.720 Produktivstunden pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte („1.720 fixed hours”), (für Teilzeitbeschäftigte entsprechend anpassen)
• Option 2: die individuellen jährlichen Produktivstunden für die einzelnen Mitarbeiter im aktuellen Jahr („individual annual productive hours”)
• Option 3: durch Standardjahresproduktivstunden („standard annual productive hours”), die üblicherweise vom Zuwendungsempfänger verwendet werden (mindestens 90 Prozent der Standardjahresarbeitsstunden)

Eine monatliche Betrachtung ist nur für Option 1 und 3 möglich.

Gut zu Wissen: Abwesenheiten und Überstunden:

• unter Option 1 (1.720 festgelegt): NUR tatsächliche Zeit, die in Elternzeit verbracht wurde, kann von den 1.720 festgelegten Stunden abgezogen werden. KEINE andere Abwesenheit (z. B. Krankheitsausfall, Sonderurlaub, Jahresurlaub usw.) kann abgezogen werden.
• unter Option 2: Es müssen alle Abwesenheiten (d. h. Fehltage durch Krankheit, Elternurlaub oder Sonderurlaub) zur Berechnung der jährlichen produktiven Stunden abzogen werden.
• unter Option 3 (Standard): Es werden Standartabwesenheitszeiten definiert, jedoch darf auch hier die tatsächlich genommene Elternzeit abgezogen werden.

Überstunden: Alle 3 Optionen beinhalten potenzielle Überstunden in den jährlichen produktiven Stunden, jedoch dürfen zu den 1.720 Stunden keine weiteren Stunden hinzugezogen werden.

• unter Option 2 (individuell): Alle geleisteten Überstunden (bezahlt oder unbezahlt) müssen zu den jährlichen arbeitsfähigen Stunden zur Berechnung des jährlichen produktiven Stundensatzes hinzugezogen werden.
• unter Option 3 (Standard): Es werden die üblichen Überstunden hinzugezählt.

Beispiele zur Berechnung der jährlichen Produktivstunden, individuellen jährlichen Produktivstunden und Standardjahresproduktivstunden finden Sie in der kommentierten Finanzhilfevereinbarung (H2020 annotated MGA).

Zusätzliche Vergütung:

Wird zusätzliche Vergütung gezahlt, muss zur Berechnung des Stundensatzes diese von der Basisvergütung abgezogen werden. Eine Zusatzvergütung ist nur für Not-Profit-Organisationen erstattungsfähig, diese darf einen jährlichen Betrag in Höhe von 8.000 Euro für Vollzeitangestellte, die zu 100 Prozent an dem Projekt gearbeitet haben, nicht übersteigen.

Beispiele zur Berechnung finden Sie in der kommentierten Finanzhilfevereinbarung (H2020 annotated MGA).

Personalkosten-Durchschnittssätze

Neben den tatsächlichen Personalkosten können auch Personalkosten-Durchschnittssätze („unit costs”) abgerechnet werden, sofern sie:

• der intern üblichen Buchhaltungspraxis entsprechen und durchgängig in allen Horizon-2020-Projekten angewandt werden
• auf tatsächlichen Personalkosten, nicht auf Schätzungen basieren
• keine nicht erstattungsfähigen Kosten (wie z. B. indirekte Steuern) enthalten 
• und keine Kosten enthalten, die unter anderen Kostenkategorien abgerechnet werden (wie z. B. indirekte
  Kosten)

Es besteht die Möglichkeit, die Methode zur Berechnung der Durchschnittssätze durch einen Wirtschaftsprüfer vorab zertifizieren zu lassen. 

Plan oder Planlos?

Unterstützendes Tool zum First-Level-Control

Für eine First-Level-Control-Prüfung müssen sehr viele Unterlagen aus unterschiedlichen Abteilungen bereitgestellt und Informationen ausgetauscht werden. Um den Überblick über die verschiedenen Aufgaben und auszutauschenden Unterlagen zu behalten, bietet Rödl & Partner Ihnen ein Tool an: PORT.

PORT ist mehr als eine reine Datenaustauschplattform, mit PORT lassen sich Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter verteilen, Unterlagen lassen sich strukturiert hochladen und sogar der aktuelle Projektstatus überwachen. Die First-Level-Control-Prüfung läuft geplant ab. Wir haben eine detaillierte Aufgabenstruktur angelegt, sodass jeder Prüfungsschritt hin zum fertigen Financial Statement durchgeführt und überwacht werden kann.

Vom ersten Tag an kennen Sie alle Aufgaben und Deadlines. Sowohl Sie als auch der Prüfer, sehen auf den ersten Blick, wenn Unterlagen fehlen oder fehlerhaft sind.

Der Prüfungsfortschritt lässt sich somit problemlos überwachen. Sie haben einen Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben, die Prüfung läuft geplant ab und alle Beteiligten sehen strukturiert, welche Unterlagen hochgeladen wurden. 

Sie wissen zu jeder Zeit, welche Aufgaben noch offen sind und ob der Prüfer oder Sie gerade am Zug sind. Es müssen mehrere Horizon-2020-Projekte geprüft werden? In PORT lassen sich zeitgleich mehrere Projekte anlegen und überwachen.