IT-gestütztes und zentrales Vertragsmanagement

Insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten ist ein zentrales Vertrags­management von großer Bedeutung. Dies beinhaltet sowohl die Verwaltung bestehender Verträge als auch die Erstellung neuer Dokumente, insbesondere in der Bewohner­verwaltung.

Problem Vertragsmanagement bei verzweigten Gesellschaften

Um effizient mit den verfügbaren Pflegesätzen arbeiten zu können, müssen sich Pflegeheime oftmals zu größeren Verbänden zusammen­schließen, sodass es eine zentrale Verwaltung und mehrere Pflegestandorte gibt. Die Kosten für die Verwaltung bleiben somit relativ gering und die Einnahmen aus den Pflegesätzen können primär dort ankommen, wo sie den Bewohnern helfen: in der Pflege. Die Zentralisierung der Verwaltung kann aber oftmals zu Problemen führen, die kleinere Häuser nicht haben. Insbesondere im Bereich Vertrags­management besteht ein großer Abstimmungs­bedarf zwischen den Häusern und der Verwaltung.

Bewohner­verträge

Verträge mit den neuen Bewohnern werden in der Regel direkt in den einzelnen Häusern abge­schlossen. Gleichzeitig ist es aber wichtig, dass Verträge über alle Häuser hinweg identisch aufgebaut sind und der aktuellen Rechtslage entsprechen. Verträge sollten daher von einer zentralen Stelle gepflegt werden. Glücklich sind diejenigen Häuser, die ihre Verträge direkt aus der Abrechnungssoftware erstellen können, da hierdurch die Aktualisierung bei jeder neuen Erstellung sichergestellt ist. Wenn Verträge dagegen mit MS Word erstellt werden müssen, besteht immer die Gefahr, dass man sich lokale Kopien erstellt, die zum Teil vorausgefüllt sind, individuelle Anpassungen haben oder einfach nur schneller verfügbar sind als zentral abgelegte Musterverträge. Es besteht dann die Gefahr, dass die Verträge nicht mehr der aktuellen Rechtslage entsprechen und auf das Pflegeheim rechtliche Risiken zukommen können.

Lieferanten­verträge

Ein ähnliches Problem besteht bei der Verwaltung der Lieferantenverträge. Verträge sind ein Bestandteil unseres geschäftlichen Alltags. Umso wichtiger ist es, die unterschiedlichen Verträge fest im Blick zu haben. Egal, ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kooperations-, Kauf- oder Support­verträge handelt. Es gilt, Fristen, Einnahmen, Kosten und Pflichten effizient zu verwalten. Die Herausforderung liegt hier daher nicht in der Erstellung der Verträge, sondern in deren Verwaltung: Die Geschäftsführung braucht einen aktuellen Überblick, mit welchen Unternehmen Verträge zu welchen Konditionen abgeschlossen sind. Dies ist auch wichtig, um Verträge evtl. bündeln zu können oder unliebsame Verträge rechtzeitig zu kündigen.

Lösung über ein elektronisches Archiv

Die Lösung kann in beiden Fällen die Einführung eines elektronischen Archivs sein. Dieses bietet zum einen die Möglichkeit der Erstellung von Bewohnerverträgen aus hinterlegten Vorlagen – im Idealfall unter Ausnutzung eines direkten Datenaustausches mit der Bewohner­verwaltungs­software. Zum anderen können alle Verträge gescannt und in dem Archiv hinterlegt werden. Durch eine Verschlagwortung der Verträge lassen sich durch berechtigte Personen sofort alle Verträge zu bestimmten Themen recherchieren, einzelne Verträge einsehen oder automatische Erinnerungen zur Vertragsverlängerung oder deren Kündigung erstellen.

Erweiterungen gegenüber der reinen Archivierung

Daneben finden sich natürlich auch zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten für elektro­nische Archive, z.B. in der Nutzung als elektronische Personalakte oder für die E-Mail-Archivie­rung. Noch weiter geht die Einführung einer elektronischen Eingangs­rechnungs­verarbeitung, bei der alle Rechnungs­belege digitalisiert werden und deren Inhalt ausgelesen wird, sodass eine manuelle Buchung der Rechnung im System entfallen kann. In eine ähnliche Richtung geht auch die Einführung von elektronischen Einkaufsportalen. Hier lassen sich die Produkte aller Stammlieferanten hinterlegen, sodass die Mitarbeiter ihren Warenkorb nur noch aus freige­gebenen Artikeln zusammenstellen können. So wird sichergestellt, dass Einkaufs­potenziale gebündelt werden und jederzeit ein Überblick über offene Bestellungen über alle Häuser möglich ist.