SAP Archive Cloud: Aufbewahrung alter ERP-Systeme

Ein neues ERP-System soll eingeführt werden, doch was passiert mit den Daten bzw. mit den Ursprungssystemen? Alle Unterlagen, die für die Besteuerung maßgeblich sind, müssen GoBD-konform archiviert werden – so schreibt es der Gesetzgeber vor. Die GoBD umfasst die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Bei der Migration ihrer ERP-Systeme müssen Unternehmen dafür sorgen, dass die Altdaten revisionssicher aufbewahrt werden und bei Bedarf nachgewiesen werden können. Was, wenn aber kein Archiv-System vorhanden ist?

GoBD und die Migration von ERP-Systemen

In ihrem Artikel „Einführung von neuen ERP-Systemen: GoBD beachten und steuerliche Risiken vermeiden (IDW PS 850)" gehen die Kollegen Jan-Claas Hille und Christian Weise darauf ein, was Unternehmen beachten sollten, wenn insbesondere ERP-Systeme gewechselt werden. In dem Artikel wird darauf hingewiesen, den GoBD-Export auf ein Archiv-System zu speichern. Dies kann ein Problem darstellen, denn kleinere und mittlere Unternehmen verfügen nicht in jedem Fall über ein Archiv-System. Als Dienstleister werden wir in solchen Fällen oftmals gefragt, was getan werden kann, um die „Ursprungsdaten" weiterhin für den Fall einer Prüfung vorhalten zu können. 

Möglichkeiten zur Aufbewahrung

Wir schlagen drei prinzipielle Möglichkeiten vor, die durch Wirtschaftsprüfer anerkannt sind:

• Die Einführung eines Archivsystems
  

Dies ist der Königsweg in puncto Archivierung. Hier kommt nicht nur der Aspekt eines zusätzlichen Projekts mit erheblicher Komplexität zum Tragen, sondern vielmehr auch der Eingriff in vorhandene Abläufe. Zu guter Letzt bringt die Einführung eines Archivs auch Kosten mit sich.

• Das Auslagern des gesamten Altsystems auf einen PC
  

Bei dieser Methode wird das bisherige ERP-System auf einem separaten PC ausgelagert und mit allen Datenbeständen eingefroren. Allerdings wirft dieses Verfahren Fragen nach der Lagerung des Systems mit allen Facetten von Technik bis zur Sicherheit auf.

• Der Weiterbetrieb des bisherigen Systems im Rechenzentrum des Dienstleisters

Dies ist aus der Sicht unserer Auftraggeber einfach, als Dienstleister ist dies auf unserer Seite jedoch mit Bedenken verbunden. Die größte Sorge ist das Ende des Supports (EoS) durch die Hersteller.

Betrieb veralteter SAP-Systeme

Irgendwann kommt der Punkt, an dem der erste Hersteller z.B. kein Backup mehr unterstützt, weil das Betriebssystem zu alt ist. Für ein System, dessen Daten sich nicht mehr verändern ist dies sicher kein Problem, solange die gesamte virtuelle Maschine wiederherstellbar ist. Spätestens jedoch beim Thema Viren- und Malwareschutz wird es problematisch. Denn ohne Schutz vor Viren und Malware muss das Altsystem aus dem Netzwerk isoliert werden. Denkt man diesen Weg zu Ende, führt die Isolation im Extremfall zu einer eigens bereitgestellten Hardware, mit einem alten Hypervisor und einem alten Betriebssystem. Der PC/Server wird dann schlussendlich, wie bereits oben erwähnt, im Rechenzentrum hinter einer Firewall betrieben. Technisch ist das bedingt machbar, jedoch preislich kaum sinnvoll abzubilden.

Alternative: Cloud

Als Betreiber haben wir hierfür eine Alternative entwickelt und dieser den Namen SAP Archive Cloud gegeben. Das letzte Backup eines Altsystems wird für den Betrieb in der Cloud lauffähig gemacht und in diese übertragen. Nach dem Start in der Cloud werden die Betriebsbereitschaft, die Datenkonsistenz sowie die Benutzerzugriffe durch den Auftraggeber verifiziert. Anschließend wird das Altsystem heruntergefahren und „geparkt". Um die Sicherheit des Systems zu erhöhen, sowie Zugriffe kontrollieren und darüber hinaus die Betriebskosten auf ein Minimum senken zu können, wurde ein Prozess entwickelt. Teil dieses Prozesses ist die regelmäßige Prüfung auf die Startbarkeit des Systems. Via Service Request kann der Auftraggeber den Start veranlassen. Innerhalb von wenigen Minuten wird das Altsystem in der Cloud gestartet und der Auftraggeber bzw. dessen Wirtschaftsprüfer haben Zugriff auf das System.

 Die Entscheidung liegt beim Auftraggeber

Es gibt verschiedene Lösungen, um die GoBD einzuhalten. Ist kein Archiv vorhanden, können SAP-Altsysteme kostengünstig in einer Public Cloud aufbewahrt/geparkt werden. Da jedoch auch Hyperscaler eine Mindestanforderung an das Betriebssystem stellen, müssen die Bedingungen der Lagerung bei den Altsystemen erfüllt sein. Die monatlichen Betriebskosten (oder auch Cloud-Parkgebühren) sind maßgeblich geprägt von den Bereitstellungsgebühren des Hyperscalers. 

Über die Frage der Wirtschaftlichkeit zwischen Einführung eines Archivs und der Aufbewahrung eines Altsystems inklusive der Altdaten kann schlussendlich nur der Auftraggeber  entscheiden.