Compliance im Arbeitsrecht: Durchsetzung und Kontrolle von Richtlinien

Der Begriff „Compliance” ist heutzutage in aller Munde. Eine griffige und vollständige Definition des Begriffs gestaltet sich schwierig. Compliance steht hierbei für die Ein­hal­­tung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch von freiwilligen Kodizes, in Unter­nehmen. Allgemein gesprochen dient Com­pli­ance nicht nur der Vermeidung von Wirt­schafts­kri­mi­nali­tät oder Haftungsklagen, sondern soll auch ein Vertrauen schaffen und die Außenwir­kung verbessern. Jedoch versteht man unter Compliance nicht nur ausschließlich eine strafrechtliche Komponente.

Gerade im Arbeitsrecht existiert eine Vielzahl von Schutzvorschriften und Regelungen, die es zu beachten gilt. Das Mindestlohngesetz, die Vorschriften zur Antidiskriminierung im Allgemeinen Gleichbehandlungs­gesetz, die Regelungen im Betriebsverfassungsrecht oder tarifvertragliche Vorschriften – fortwährend berühren arbeits­rechtliche Regelungen den Alltag der Personalverwaltung und des Unternehmens. Compliance im Arbeitsrecht spielt daher eine immer wichtiger werdende Rolle, gerade auch im Rahmen der Personal­verwaltung. Unter­nehmen müssen sich darüber hinaus regelmäßig mit den eigenen Compliance-Richtlinien auseinander­setzen, um stets die Einhaltung der Richtlinien zu kontrollieren und Haftungen auszuschließen. Dabei ist den richtigen Überblick zu behalten aufgrund der Vielzahl der Themenfelder besonders wichtig.

 

In der Praxis finden sich bereits bei der Anbahnung eines Anstellungsverhältnisses erste Compliance-Richt­linien, auf die geachtet werden muss. Bestimmt wird dies bspw. durch den vom Bundesarbeitsgericht geprägten Fragen­katalog „Was darf ich als Arbeitgeber fragen und was nicht?”. Was schon im Bewerbungs­verfahren angefangen hat, muss auch im laufenden Arbeitsverhältnis fortgesetzt werden. Compliance im Arbeitsrecht ist also ein ständiger Begleiter. Auch in der arbeitsvertraglichen Gestaltung und bei der Be­end­igung des Arbeits­ver­hält­nisses sind Compliance-Richtlinien ein weiterer Bestandteil.

 

Wie können Unternehmen Compliance-Richtlinien kontrollieren und durchsetzen? Die Lösung basiert auf mehreren Säulen: Prävention, Kontrolle und Sanktionen.

 

Präventiv bedienen sich Unternehmen bei Durchsetzung der Compliance-Richtlinien einer guten Organi­sation. Im Rahmen der Organisationsgestaltung ist das Unternehmen angehalten, eine spezifische Compliance-Organisation auf die Beine zu stellen, die mit sachlichen und personellen Ressourcen ausgestattet ist. Diese geschaffene Organisation muss darauf achten, dass das Regelwerk nicht zu strenge Regelungen aufweist, die dem eigenen Unter­nehmens­ver­ständnis widersprechen. Zudem sollte das Unternehmen stets darauf achten, dass das Regelwerk auf die Einhaltung der unternehmerischen Ziele ausgerichtet ist. Ziele von Mitarbeitern, Führungskräften und der Unternehmen müssen hierbei harmonisieren.

 

Neben der Schaffung einer gutstrukturierten Organisation sowie der Aufstellung eines auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmten Regelwerks zählt die Kontrolle der Einhaltung der Regeln zu den wichti­gsten Fundamenten einer guten Compliance-Organisation. Als Kontroll-Organe für die Einhaltung der Compliance-Regeln bieten sich hier – nach entsprechender Schulung – zunächst die Unternehmensführung sowie die leitenden Angestellten an. Daneben kommt die Einführung einer Mitarbeiter-Kontrolle in Betracht (Stichwort: Whistleblowing-Hotline). Als eine weitere gute Form der Kontrolle empfiehlt es sich zudem, dem Betriebsrat ein entsprechendes Mitspracherecht zu erteilen, da er als Arbeitnehmervertretung ein besonderes Vertrauen der Arbeitnehmerschaft genießt. Dagegen erweist sich z.B. die sog. Rasterfahndung als nicht besonders empfeh­lens­wert, da sie ein viel zu scharfes Instrument darstellt, um die Einhaltung von Regeln und Grenzen zu erreichen. 

 

Ganz besondere Bedeutung hat die Überwachung der E-Mail-Accounts und der Internetnutzung der Arbeit­nehmer. Es muss im Vorfeld geprüft werden, ob eine private Internetnutzung gestattet worden ist, da eine Einschränkung heute nicht mehr zeitgemäß ist. Auf der anderen Seite erschwert die private Internetnutzung jedoch die Kontrolle durch den Arbeitgeber, da besondere datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden müssen und der Arbeitgeber nicht in die private Lebensführung des Arbeitnehmers eingreifen darf. Ob der Arbeitgeber eine private Internetnutzung erlaubt oder nicht, ist daher immer mit einer Abwägung der Interessen verbunden und sollte keinesfalls leichtfertig, weder in die eine noch in die andere Richtung, entschieden werden. Im Vorfeld bedarf es auf Seiten des Unternehmens stets einer Abwägung, genauen Überlegung der jeweiligen Richtlinien sowie im Anschluss eine Vereinbarung der genauen Nutzungsregelung.

 

Was passiert, wenn Arbeitnehmer gegen die Compliance-Richtlinien verstoßen? In diesem Fall haben sie mit entsprechenden Sanktionen zu rechnen. Diese bestehen bspw. aus einer Ermahnung oder auch Abmah­nung. Damit ist es manchmal aber nicht genug. In besonderen Fällen bleibt dem Unternehmen keine weitere Mö­glich­keit, als das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer zu kündigen, sei es durch eine ordentliche ver­hal­tens­bedingte Kündigung oder in besonders schweren Fällen durch die fristlose außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund. Eine Kündigung sollte jedoch stets die letzte Lösung sein.

 

 

Schlussendlich müssen sich Unternehmen stets vor Augen führen, dass eine Nichtbeachtung der Gesetze und selbst festgelegten Regelungen zu Sanktionen nicht nur für den Arbeitnehmer, sondern auch für den Arbeit­geber führen können. Aus diesem Grund stellen die Unterstützung und Beratung unserer Mandanten einen integralen Bestandteil der arbeitsrechtlichen Beratungspraxis von Rödl & Partner dar. Wir stehen Ihnen bei der Bewältigung sämtlicher sich in den unterschiedlichsten arbeitsrechtlichen Themen ergebenen Heraus­for­der­ungen sowie insb. bei der Gestaltung und Überwachung von Compliance-Richtlinien im Unternehmern zur Seite.