Betriebsveranstaltungen, Seminare und Veranstaltungen: Wie sieht es mit der Umsatzsteuer aus?

veröffentlicht am 31. Oktober 2018

Mittlerweile beschäftigen Unternehmer eigene Abteilungen im Bereich des Event-Managements, um Betriebsveranstaltungen, Seminare, Fortbildungen, Kunden-Events, Incentive-Reisen etc. zu organisieren und abzuwickeln. Auch die Finanz- und Steuerabteilung muss in der Lage sein, die korrekten umsatzsteuerlichen (und ggf. auch lohnsteuerlichen) Konsequenzen aus den verschie­denen Sachverhalten zu ziehen.

   

Hintergrund

Für die Entscheidung, ob ein Vorsteuerabzugsrecht aus den Eingangsrechnungen im Hinblick auf bezogene Leistungen für eine Veranstaltung besteht und/oder ob ggf. eine Versteuerung als unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 1b, Abs. 9a UStG (infolge eines kostenlos abgegebenen Gegenstands oder einer Dienstleistung) zu erfolgen hat, ist u.a. entscheidend, welcher Art von Veranstaltung die entstandenen Kosten (Miete für Tagungsräume, Catering, technische Ausstattung, Transfer, Übernachtung, Abendevent etc.) zugeordnet werden können – also welcher Verwendungszweck für die bezogenen Leistungen besteht. Das ist im Einzelfall zu prüfen.

Allgemeines zum Recht auf Vorsteuerabzug

Gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 1 UStG hat ein Unternehmer u.a. dann ein Vorsteuerabzugsrecht, wenn eine Leistung für sein Unternehmen (seinen unternehmerischen Bereich) bezogen wurde. Dies ist jedenfalls der Fall, soweit der Unternehmer die Leistung für seine unternehmerische Tätigkeit zur Erbringung entgeltlicher Leistungen verwendet oder zu verwenden beabsichtigt, Abschn. 15.2b Abs. 2 Satz 1 UStAE. Beabsichtigt der Unternehmer hingegen – im Sinne der neueren BFH-Rechtsprechung – bereits bei Leistungsbezug, die bezogene Leistung nicht für seine unternehmerische Tätigkeit, sondern ausschließlich und unmittelbar für außerunter­nehmerische Zwecke bspw. zu verwenden, ist er schon zu diesem Zeitpunkt des Leistungsbezugs nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, Abschn. 15.2b Abs. 2 Satz 5 UStAE. Wird bereits zu Beginn kein Vorsteuerabzug gewährt, muss im Nachgang bei nicht unterneh­merischer Nutzung auch keine Ersatzbe­steuerung als unentgeltliche Wertabgabe erfolgen.

Als unentgeltliche Wertabgabe wird bspw. die unentgeltliche Erbringung einer sonstigen Leistung durch den Unternehmer für Zwecke, die außerhalb des Unternehmens liegen, oder für den privaten Bedarf seines Personals (sofern keine Aufmerksamkeiten vorliegen) betrachtet, § 3 Abs. 9a Nr. 2 UStG.

Wird hingegen bei Bezug der Leistung beabsichtigt, diese teils für eine unternehmerische, teils für eine nichtunternehmerische Tätigkeit zu verwenden, kommt grundsätzlich nur im Umfang der beabsichtigten unternehmerischen Verwendung ein Recht auf Vorsteuerabzug in Betracht, Abschn. 3.3 Abs. 1 Satz 8, Abschn. 15.2b Abs. 2 Satz 6 UStAE.

Betriebsveranstaltungen, Fortbildungsmaßnahmen und gemischte Veranstaltungen

Von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Arbeitgebers veranlassten, üblichen Zuwendungen ist umsatzsteuerrechtlich im Rahmen einer Betriebsveranstaltung im Regelfall dann auszugehen, wenn der Betrag je Arbeitnehmer (inkl. seiner Begleitung) und Betriebsveranstaltung 110 Euro (brutto, d.h. inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigt (siehe auch „Betriebsveran­staltungen: Folgen für die Umsatzsteuer durch Lohnsteuer-Neuregelungen?”). Als üblich qualifizieren max. 2 Betriebsveran­staltungen pro Kalenderjahr im genannten Rahmen. Ein Vorsteuerabzugsrecht ist also unter den allgemeinen Voraussetzungen (Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG sowie grundsätzliche Vorsteuerabzugsberechtigung) für 2 Veranstaltungen im Kalenderjahr möglich.

Sofern die bezogenen Leistungen zur Durchführung einer reinen Fortbildungsmaßnahme verwendet und die Leistungen (z.B. Catering, Transfer, ggf. Übernachtung am Tagungsort, technische Ausstattung zur Durch­führung der Fortbildung) dafür dem Personal überlassen werden, besteht für die in den Eingangs­leistungen enthaltenen Vorsteuerbeträge unter den allgemeinen Voraussetzungen regelmäßig auch ein volles Vorsteuer­abzugsrecht (Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG sowie grundsätzliche Vorsteuerabzugsberechtigung des Unternehmerarbeitgebers). Die Leistungen werden dann regelmäßig nicht für den privaten Bedarf des Personals erbracht, da sie im überwiegenden unternehme­rischen Interesse des Arbeitgebers/Unternehmers liegen sollten.

Bei Veranstaltungen, die sowohl betriebliche Interessen (Fortbildungsmaßnahmen) verfolgen und darüber hinaus gesellschaftlichen Charakter haben (z.B. Rahmenprogramm mit kulturellem, sportlichem oder gesellschaftlichem Charakter), ist zu prüfen, inwieweit das Einfluss auf den umsatzsteuerrechtlichen Vorsteuerabzug haben kann.

Eine gemischt veranlasste Veranstaltung ist für umsatzsteuerliche (und ggf. auch lohnsteuerliche) Zwecke in einen betrieblichen und einen nicht betrieblichen Teil aufzuteilen, sollten nicht auch Nebenleistungen angenommen werden. Dementsprechend sind auch die Kosten für eine derartige Veranstaltung den beiden Sphären zuzuordnen. Die auf die direkt dem betrieblichen Teil zuzuordnenden Kosten (z.B. Honorar für Referenten, Kosten für die Seminarräume) entfallenden Vorsteuerbeträge können in voller Höhe geltend gemacht werden, sofern ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen und das Unternehmen grundsätzlich zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die Vorsteuerbeträge, die auf die Kosten für den nicht betrieblichen Teil (z.B. Kosten für die Freizeitaktivitäten) entfallen, können grundsätzlich nicht geltend gemacht werden, da bei Leistungsbezug in der Regel bereits feststehen sollte, dass die bezogenen Leistungen für die Ausführung von unentgeltlichen Wertabgaben (also die unentgeltliche Weitergabe der Leistung an Mitarbeiter als „Privat­vergnügen”) verwendet werden. Die spätere Versteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe kann in dem Fall unterbleiben.

Eine Besonderheit ergibt sich jedoch für Kosten und die darauf entfallenden Vorsteuerbeträge, die keinem der beiden Teile eindeutig zuordenbar sind (insbesondere Reisekosten wie Fahrt- und Übernachtungskos­ten). Hier hat eine Aufteilung zu erfolgen. Der Zuordnungsschlüssel für die Aufteilung der Kosten auf den betrieblichen und den nicht betrieblichen Teil errechnet sich hierbei nach den Zeitanteilen, die auf die betrieblichen und die nicht betrieblichen Aspekte entfallen, wobei eine stundengenaue Berechnung vorzunehmen wäre. Die so ermittelten Aufwendungen für den betrieblichen Teil stehen im ganz über­wiegenden betrieblichen Interesse, sodass ein Vorsteuerabzug grundsätzlich (sofern ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen und grundsätzliche Vorsteuerabzugsberechtigung besteht) möglich ist.

Die Aufwendungen für den nicht betrieblichen Teil stehen hingegen im privaten Interesse der Arbeitnehmer und können grundsätzlich als unentgeltliche Wertabgaben der Umsatzsteuer zu unterwerfen sein, sofern bei Leistungsbezug ein Vorsteuerabzug geltend gemacht worden ist. I.d.R. wird jedoch bereits bei Leistungsbezug feststehen, dass die bezogenen Leistungen für den nicht betrieblichen Teil einer gemischt veranlassten Veranstaltung und somit für eine unentgeltliche Wertabgabe verwendet werden. Daher kann von Vornherein kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, sodass eine spätere Versteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe unterbleiben kann. Der Anteil der nicht abzugsfähigen Vorsteuerbeträge ist – sofern vorab nicht genau feststellbar – im Wege einer bestmöglichen Schätzung zu ermitteln.

Weiterbelastung von Kosten im Konzernverbund

Werden die Eingangsleistungen im Hinblick auf eine betriebliche Veranstaltung im Konzern zentral eingekauft und wiederum ausgangsseitig Leistungen gegen Entgelt erbracht, da die Kosten hierfür bspw. an andere deutsche Unternehmer im Konzern weiter belastet/umgelegt werden, weil deren Mitarbeiter an der Veran­staltung teilnehmen, ist insoweit ein Vorsteuerabzug gem. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 1 UStG unter den allgemeinen Voraussetzungen für die zentral agierende Konzerngesellschaft zu bejahen. Hintergrund ist, dass die Eingangsleistungen für die Erbringung entgeltlicher (Ausgangs-)Leistungen verwendet werden.

VAT Compliance: Hinweise und Empfehlungen in der Praxis

Automatisierung und Digitalisierung beherrschen derzeit die Medien und beschäftigen die Unternehmen in vielen Bereichen, so auch in der Umsatzsteuer.

Auch bei der Planung, Organisation und Ausführung von Betriebsveranstaltungen, Seminaren, Fortbildungen und oben erwähnten sog. Mischveranstaltungen ist es auch für Compliance- und Dokumentationszwecke entscheidend, die umsatzsteuerlich relevanten Daten zu kennen, festzuhalten und die betroffenen Abteilungen (bspw. Personalabteilung, Event-Management, IT-Abteilung, Finanz- und Steuerabteilung) über die relevanten Prozesse mittels Checklisten, Schulungen, Leitfäden und Anweisungen im Unternehmen zu informieren.

Werden Veranstaltungen organisiert und durchgeführt, ohne dass die Finanz- und Steuerabteilung detaillierte Kenntnisse hiervon hat, besteht das Risiko, dass ein Vorsteuerabzug aus einer Eingangs­rechnung geltend gemacht wird, obwohl die Voraussetzungen hierfür nicht gegeben sind oder bspw. die Versteuerung der unentgeltlichen Wertabgabe unterbleibt, weil die Steuerabteilung schlichtweg keine Kenntnis von der Veranstaltung bzw. dem dazugehörigen Sachverhalt hat. Spezielle Anweisungen, Leitfäden und Checklisten helfen in der Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und sind zudem Basis für das Kontroll- und Risikomanagement des Unternehmens.

Generell lässt sich im Hinblick auf ein „Tax Compliance Management System” festhalten, dass eine ausreichende und aktuelle Dokumentation der unternehmensindividuell aufgestellten Maßnahmen sowie deren Kenntnis­nahme und Beachtung durch die verantwortlichen Personen und Mitarbeiter für die Angemessenheit und Wirksamkeit eines (Tax) CMS unerlässlich sind.