Die elektronische Rechnung kommt (für alle)

veröffentlicht am 29. Mai 2024

Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung für alle Unternehmer in Deutschland eingeführt. Rechnungen an andere Unternehmer müssen zukünftig in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz erstellt werden. Die Erstellung, Verarbeitung und Bewertung entsprechender Rechnungen stellt einen hohen Aufwand dar.

Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung für alle Unternehmer mit Sitz im Inland verpflichtend. Flankiert wird die Pflicht mit einigen Übergangsregelungen. Diese betreffen jedoch nur den ausstellenden Unternehmer der Rechnung, für den Empfänger-Unternehmer gibt es keine Übergangsfrist! Somit ist es für alle Unternehmer mit Sitz des Unternehmens oder einer Betriebsstätte im Inland geboten, ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen verarbeiten zu können. Dies stellt einen hohen Aufwand für alle betroffenen Unternehmer dar.

Das Wichtigste in Kürze:

ambitionierte Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) durch das Wachstumschancengesetz¹
Rechnungen im PDF- oder Word-Format sind keine E-Rechnungen
erfasst von der E-Rechnung sind Umsätze von Unternehmen an Unternehmen im Inland (nicht Letztverbraucher)
enormer bürokratischer Aufwand für die Rechnungslegung

Was ist die E-Rechnung (und was nicht)

Gesetzlich definiert ist die E-Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Nur eine Rechnung, welche den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates entspricht und automatisch/elektronisch ohne Medienbrüche verarbeitet werden kann, gilt als E-Rechnung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz als reines Datenformat dar, welches sich ohne weitere Programme nicht für eine Sichtprüfung eignet. Sinn und Zweck ist vor allem die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug. Zusätzlich stellt die E-Rechnung eine Vorbereitungsmaßnahme für die Einführung eines bundeseinheitlichen elektronischen Meldesystems² dar.

Demgemäß sind E-Rechnungen eben keine Word-Dokumente, PDF-Dateien oder das Übersenden per E-Mail entsprechender Bilddateien wie PNG oder JPEG-Formate. Diese Rechnungsformate gelten ab dem 01.01.2025 als „sonstige Rechnung” und dürfen nur noch dann genutzt werden, wenn die E-Rechnung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Das BMF nahm bereits in einem Schreiben³ Bezug auf die Zulässigkeit einiger Formate. Fraglich war, ob auch sog. hybride Formate (strukturierter Datenteil und lesbare Bilddatei) die Definition der E-Rechnung erfüllen. Insbesondere Rechnungen nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format stellen eine geforderte E-Rechnung dar. Neu ist in diesem Zuge, dass nun bei einem hybriden Format der strukturierte Teil bei Abweichungen zum lesbaren Teil vorgeht.

Normen und Auswirkung

Am 27.03.2024 durch die Zustimmung vom Bundesrat zum Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung im Umsatzsteuergesetz eingeführt⁴. Die Regelung tritt zum 01.01.2025 in Kraft. Die Pflicht zur Abrechnung mittels E-Rechnung betrifft nur inländische Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Auch Kleinunternehmer sind von dieser Regelung erfasst. Die bisher normierten Rechnungspflichtangaben gelten an sich unverändert fort.

Gerade für gemeinnützig orientierte Organisationen und Vereine erwähnenswert: nicht von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen erfasst sind Umsätze, die steuerfrei gem. § 4 Nr. 8 bis Nr. 29 UStG sind (und nicht optiert wurden), z.B. Heilbehandlungen, langfristige Vermietung, Betreuung oder Pflege hilfsbedürftiger Personen, Sozialfürsorge, Erziehung von Kindern und Jugendlichen.

Das richtige Rechnungsformat hat vor allem Bedeutung für den Vorsteuerabzug der Organisationen. Ein Verstoß gegen die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung stellt zudem eine Ordnungswidrigkeit dar.

Übergangsregelung

Alle Übergangsregelungen⁵ laufen bis spätestens zum 31.12.2027 aus. Die Übergangsfristen betrifft nur den ausstellenden Unternehmer der Rechnung:

a. bis zum 31.12.2026:

Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze kann eine Rechnung wie bisher ausgestellt und übermittelt werden (Papier oder Datei-Formate wie Word, PDF usw.). Für elektronische Formate bedarf es (wie bisher auch) die Zustimmung des Rechnungsempfängers.

b. bis zum 31.12.2027:

Bis zum 31.12.2027 können Unternehmer, deren Gesamtumsatz kleiner als 800.000 EUR ist, weiterhin Rechnungen in Papier bzw. in einem sonstigen elektronischen Format (s.o.) ausstellen und übermitteln. Ferner haben Unternehmer, welche zwar den Gesamtumsatz von 800.000 EUR überschreiten, aber Rechnungen mittelts elektronischen Datenaustauschs (EDI-Verfahren) übermitteln, auf die oben definierte E-Rechnung zu verzichten.

Praxisrelevante Fallbeispiele

Wie oben erwähnt, haben die Übergangsfristen für den Empfänger einer E-Rechnung keinerlei Bedeutung. Nutzt ein leistender Unternehmer ab dem 01.01.2025 bereits E-Rechnungen, muss der Empfänger diese auch entgegennehmen. Dies wird auch in dem bereits o.g. BMF-Schreiben nochmals klargestellt. Dadurch werden die Übergangsregelungen mithin obsolet, was u.a. folgende Fälle verdeutlichen.

Ein größeres Krankenhaus hat mehrere Tochterunternehmen im Bereich von Servicedienstleistungen (Reinigung, Wäscherei, Mensabetrieb). Diese Tochterunternehmen erbringen Leistungen an das Krankenhaus (nicht steuerbare Innenumsätze), überdies bieten die Tochterunternehmen die Leistungen auch an fremde Dritte Unternehmen an. Je nach Umsatzgrößen sind die Tochterunternehmen nun angehalten, spätestens ab dem 01.01.2028 (je nach Umsatzgröße auch schon früher) E-Rechnungen an die fremden Unternehmen zu übermitteln.
Ein gemeinnütziger Verein wird umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer geführt. Der Verein hält wissenschaftliche Seminare, um auf Volkskrankheiten hinzuweisen und bietet Hilfe im Umgang dieser an. Zur besseren Darstellung werden medizinische Produkte vorgestellt und können im Nachgang auch erworben werden (im geringen Maße). Da die Ausstellung von E-Rechnungen nur an andere Unternehmen (und nicht an den Letztverbraucher) ausgestellt werden müssen, muss der Verein in diesem Fall keine E-Rechnung ausstellen. Allerdings werden die medizinischen Produkte von einem Sanitätshaus eingekauft, sodass der Verein sicherstellen muss, ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu können.
Eine Pflegeeinrichtung erbringt fast ausnahmslos steuerbefreite Leistungen an pflegebedürftige Personen. Weiter wird ein Kiosk betrieben, um Geschenke, Zeitungen und Lebensmittel den Bewohnern und deren Besuchern anbieten zu können. Die Produkte werden zwar lediglich an Endverbraucher verkauft, wodurch hierfür keine E-Rechnung erstellt werden muss. Allerdings werden die Produkte im Großhandel eingekauft. Sobald der Großhändler E-Rechnungen ausstellt, muss die Pflegeeinrichtung mit dem Kiosk diese auch verarbeiten können.
Eine Werkstatt für Menschen mit Behinderung produziert Strom und Wärme für ihre Werkstätten mithilfe eines Blockheizkraftwerkes. Einen Teil des produzierten Stroms wird an den örtlich zuständigen Netzbetreiber veräußert. Da es sich hierbei um inländische Umsätze handelt, muss die Werkstatt für Menschen mit Behinderung dem Netzbetreiber eine E-Rechnung ausstellen.

Herausfordernd für die Organisationen stellen gemischte Leistungen (steuerbefreit und steuerpflichtig) dar. Wenn zwar überwiegend keine Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen durch steuerfreie Umsätze ausgelöst wird, jedoch vereinzelt steuerpflichtige Umsätze (Verkauf an andere Unternehmen) erbracht werden, muss trotzdem eine Software und die Beurteilung des Sachverhalts zur Erstellung der E-Rechnung vorliegen.

Noch eindrucksvoller wird dies, wenn nur steuerbefreite Leistungen ausgeführt, jedoch Produkte oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen eingekauft werden. In diesem Fall muss der einkaufende Unternehmer E-Rechnungen mittels einer Software verarbeiten können, um bspw. die Zahlung auszulösen und/oder den Vorsteuerabzug sicherzustellen.

Fazit

Die o.g. Beispiele verdeutlichen, dass Unternehmen wie gemeinnützige Organisationen zum Handeln gezwungen werden. Dadurch, dass es keine Übergangsfristen für die Empfänger-Seite gibt, ist bereits zum 01.01.2025 eine Lösung zur Verarbeitung der E-Rechnung anzustreben. Der bürokratische Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Auch wenn gemeinnützige Organisationen zum großen Teil durch die steuerbefreiten Umsätze nicht zur Verpflichtung zur Erstellung von E-Rechnungen für diese Umsätze gezwungen sind, muss zum einen die Eingangsseite geprüft werden, zum anderen lösen die nicht steuerbefreiten Umsätze unter Umständen die Verpflichtung zur Erstellung der E-Rechnung aus. Dadurch muss trotzdem eine Software-Lösung implementiert werden. Zusätzlich müssen die Mitarbeiter in den entsprechenden Abteilungen dahingehend geschult werden, ob und wann die Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung vorliegt. Das politisch angestrebte Ziel der Bürokratieentlastung passt nicht zur beschriebenen Einführung der E-Rechnung. Abzuwarten bleibt die weitere Entwicklung im nationalen wie auch im internationalen Recht. Deutschland greift durch die im Rahmen des Wachstumschancengesetz beschlossenen Regelungen zur E-Rechnung den Plänen der EU vor.

Quellen:
¹Gesetz vom 27.03.2024, BGBI. I 2024, Nr. 108

²Vgl. BT-Drucks. 20/8628 S. 204
³ Vgl. BMF Schreiben III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007
⁴ Vgl. §14 Abs. 1 Satz 2 bis 8 UStG-Neu, §14 Abs. 2 und 3 UStG-Neu
⁵ Vgl. §27 Abs. 38 und 39 UStG-Neu