GoBD und Nebenbestimmungen für Zuwendungen der EU: Herausforderungen für Forschungseinrichtungen, Universitätsklinika und Hochschulen

veröffentlicht am 19. April 2018

Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 ist eine der Grundlagen für die Zusammenarbeit im Rahmen der verschiedenen europäischen Förderprogramme. Diese wird im Bereich der Zuwendungsbescheide an die Zuwendungsempfänger weitergereicht. Momentan überprüfen einzelne Bezirksregierungen dahingehend die Zuwendungsnehmer.

Rechtliche Grundlagen

Die EU fördert mit unterschiedlichen Programmen die Forschung in Deutschland. Auch wenn allen Programmen die gleichen Grundsätze (z.B. wirtschaftliche Mittelverwendung) zu Grunde liegen, sind die Details in den einzelnen Programmen oft unterschiedlich geregelt. Ein Beispiel ist die Berechnung der Personalkosten, die in den verschiedenen Interreg- und Forschungsrahmenprogrammen unterschiedlich ausfallen und immer mal wieder geändert werden. Gerade im Bereich von Interreg erfolgte in den letzten Jahren zudem eine Fokus­sierung auf den Bereich der Vergaben.

Die Grundsätze, die in vielen Programmen abgebildet werden, beinhalten auch den Nachweis, dass die Kosten

• tatsächlich angefallen und
• dem Zuwendungsnehmer entstanden sind sowie
• dem Projekt eindeutig zuzuordnen sind.

Die Anforderungen an diese Nachweise bei ausschließlich digitaler Verarbeitung sind in Artikel 140 Abs. 3 und Abs. 6 Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 normiert.

Inhalt Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 Art 140

Adressat der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 ist grundsätzlich die zuständige Verwaltungsbehörde. Die in Artikel 140 aufgeführten Regelungen über die Verfügbarkeit von Dokumenten haben jedoch in den jeweiligen Nebenbestimmungen der Zuwendungsbescheide Einzug gefunden und entfalten somit sukzessive Ihre Wirkung gegenüber dem Zuwendungsempfänger.

Die vorgenannte Verordnung besteht aus 5 Teilen. Im 1. Teil wird der Gegenstand geregelt und wesentliche Begriff definiert. Der 2. Teil enthält die gemeinsamen Bestimmungen für alle ESI-Fonds. Der 3. Teil beinhaltet die nur für den EFRE, den ESF und den Kohäsionsfonds (die „Fonds”) geltenden Bestimmungen. Im 4. Teil findet man die nur für die Fonds und den EMFF geltenden Regelungen. Die Verordnung endet mit den Schlussbestimmungen. Artikel 140 gehört zum 4. Teil und dort zum Abschnitt I „Rechnungslegung, -prüfung und -annahme”.

Dort wird das Recht der Kommission und des Europäischen Rechnungshofes geregelt, „Dokumente” im Zusammenhang mit Ausgaben anzufordern und zu prüfen. An diese Dokumente werden besondere Anfor­derungen gestellt, welche in Art. 140 Abs. 3 geregelt sind. Danach müssen sämtliche Dokumente im Original, als beglaubigte Kopie oder auf „allgemein üblichen Datenträgern” zur Verfügung gestellt werden. Zur Klarstel­lung wird darauf hingewiesen, dass dies auch für „elektronische Versionen der Originaldokumente und für Dokumente, die ausschließlich in elektronsicher Form bestehen” gilt.

Somit setzt Abs. 6 den Standard für die verwendeten Buchhaltungs- und Archivierungssysteme fest. Für Deutschland kommen als nationale Rechtsvorschriften z.B. das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung sowie das Umsatzsteuergesetz in Frage.

So regelt das HGB die Anforderungen z.B. in § 257 Abs. 3 HGB. Hier wird auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verwiesen. In der Abgabenordnung werden weitere Standards festgesetzt, welche teilweise die handelsrechtlichen Regelungen noch verschärfen. Zu nennen ist hier bspw. der § 146 Abs. 2 Satz 1 Abgaben­ordnung, der die Aufzeichnung im Geltungsbereich der Abgabenordnung vorsieht. Aus dem Umsatzsteuerrecht ergeben sich insbesondere für den Empfang von Rechnungen weitergehende Regelungen. Durch die Bezug­nahme auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind im Zusammenhang mit der verwandten Software auch die GoBD zu berücksichtigen.

Der Artikel 140 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 regelt schließlich die Aufbewahrungsfrist aller Dokumente, die im Zusammenhang mit der Vorhabenförderung stehen. Diese sind mind. 3 Jahre aufzube­wahren. Die Frist beginnt mit Abschluss des Geschäftsjahres, in dem die letzte projektbezogene Ausgabe verbucht wurde.

Weiterführende und/oder abweichende Regelungen können in Förderrichtlinien oder Zuwendungsbescheiden vorgegeben werden. Auch hier bleiben die nationalen Rechtsvorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten unberührt.

Die Nebenbestimmungen für die Gewährung eines Zuschusses aus Mitteln des EFRE regeln bspw. regelmäßig, dass soweit Unterlagen in ausschließlich elektronischer Form vorliegen, die verwendeten Computersysteme den anerkannten Sicherheitsstandards genügen müssen und gewährleisten, dass die gespeicherten Dokumente insbesondere dem § 147 der Abgabenordnung entsprechen.

An diesem Beispiel wird der Einfluss des Artikels 140 Abs. 6 Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 in nationale Nebenbestimmung unter gleichzeitigem Einfluss nationaler Rechtsvorschriften deutlich.

Umgang mit Anfragen der zuständigen Verwaltungsbehörde

Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass die Systeme GoBD konform arbeiten und auch eine GdPDU-Schnittstelle anbieten, welche für Prüfzwecke vonnöten wäre. Bei großen IT-Anbietern werden die genutzten Programme jedoch häufig umfangreich angepasst. Weiterhin stehen die großen Rechnungswesen­programme selten alleine da, sondern werden durch Vorsysteme mit den Daten versorgt. Im Bereich einer Anfrage würde ein normales Softwarezertifikat des TÜVs oder nach IDW PS 880 nicht ausreichen.

Vielmehr müsste sichergestellt und ggf. auch gegenüber der Verwaltungsbehörde zertifiziert werden, dass das tatsächliche Zusammenspiel im Bereich der digitalen Dokumente den GoBD entspricht. Im Rahmen der besonderen Anforderungen haben wir daher ein GoBD-Zertifikat entwickelt, dass die gesetzlichen Anforder­ungen und den Anforderungen der Verwaltungsbehörde entspricht.