Revisionssichere Belegarchivierung mit anschließender Vernichtung der Papierbelege

​​veröffentlicht am 21. Juli 2021

​Das Papierarchiv zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen hat zunehmend ausgedient! Gerade im privaten Umfeld sind wir oft schon viel digitaler aufgestellt als in den Büros, denn in vielen Unternehmen füllen immer noch zahlreiche Aktenordner die Schränke.

Wo liegen die Probleme in der herkömmlichen Aufbewahrung?

1. Informationssuche frisst viel Zeit - täglich zwischen 60 und 120 Minuten je Mitarbeiter

• oft findet man die gewünschten Belege nicht dort wo man sie vermutet oder
• sie wurden mit falscher Benennung abgelegt
• oft ist die Suche nicht erfolgreich und die Dokumente werden neu erstellt und unabgestimmt in den Prozess gegeben
•  es ist nicht erkennbar, welche die aktuelle Version eines Dokuments ist.

2. Zu hohe manuelle Prozesskosten – ca. 30 Prozent höher als für digitalisierte Prozesse

• die Rechnungsprüfung erfolgt oft noch auf herkömmliche Art & Weise, ohne Workflowunterstützung
• die Hauspost wird per Boten durch das Haus getragen und persönlich an den Mitarbeiter übergeben
• es werden im Laufe eines manuellen Prozesses unzählige Kopien erstellt, verschickt und an unterschiedlichen Orten, womöglich auch noch eingescannt, im Dateisystem unstrukturiert abgelegt.

Warum ist die digitale Archivierung und Verarbeitung von Belegen sinnvoll und richtig?

Wenn Sie wettbewerbsfähig bleiben wollen, sollten Sie zukünftig digital archivieren und das erfordert ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Bspw. verteilen Sie Ihre Eingangspost dann wesentlich schneller, da Sie die Post nur noch öffnen und einscannen müssen. Den Rest erledigt Ihr DMS von alleine. Ebenso verhält es sich mit Ihren Eingangsrechnungen, die workflowbasiert bearbeitet werden.  

• die Empfänger werden automatisch erkannt und
• das gescannte Dokument landet in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm des Empfängers und der Bote kann entfallen.

Zudem handelt es sich bei vielen Belegen um aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), § 147 Abgabenordnung (AO) und § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Diese müssen gemäß GoBD elektronisch archiviert werden.

Doch Vorsicht! Die Aufbewahrung einfach nur im Mailsystem oder Dateisystem vorzunehmen entspricht ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen nicht der von den GoBD geforderten Unveränderbarkeit. Wir reden dann von einer Aufbewahrung und nicht von einer revisionssicheren und unveränderbaren Archivierung. Und von einer Vernichtung der Papierbelege ist in diesem Fall auch abzuraten.

Welche Arten der Belegarchivierung gibt es?

1. Frühes Scannen 

• Beim frühen Scannen erfolgt die elektronische Erfassung und die weitere Bearbeitung sofort nach dem Dokumenteneingang voll elektronisch.

2. spätes Scannen

• Beim späten Scannen durchläuft das Dokument den ganzen Prozess in Papierform und wird erst eingescannt, wenn es final abgelegt werden soll.
  

Im Gegensatz zum späten Scannen wird das frühe Scannen bevorzugt, da dadurch auch der gesamte Prozess effizienter gestaltet werden kann.

Welche Belegarten gibt es?

1. Externer Beleg: Rechnungen von einem Lieferanten, Bank- und Postbelege, etc.

2. Interner Beleg: Ausgangsrechnungen, Lohn- und Gehaltslisten, Nachweise zur Vernichtung unverkäuflicher Ware, Entnahmebelege, etc.

3. Eigenbeleg oder Notbeleg: Verlust oder Vernichtung des Originalbelegs oder der Zahlungsempfänger hat keinen Beleg ausgestellt, etc.

Welche Belege gibt es?

Oder Dokumente, die mit Hilfe von MS Excel, MS Access Dateien mit auswertbaren Inhalten erstellt wurden, wie z.B.:

• Anlagevermögen-Auswertungen, Investitions-Rechnung
•  Ausgleichs-Zahlungen, Beförderungs-Zuschüsse
• Dienstjubiläums-Rückstellung, Zeitkonten-Entwicklung
• Kalkulations-Stundensätze, Kostenstellen-Planwerte und Umlage-Parameter
• Urlaubs- und Instandhaltungs-Rückstellungen
• Pauschalwertberichtigungen
• Ermittlung steuerlicher Zuschlagssätze
• Erstellung von Sonderverkaufsrechnungen

Welche Eingangskanäle und Verarbeitungsschritte für digitalisierte Belege gibt es?

Nachfolgend werden beispielhaft typische Eingangskanäle und Verarbeitungsschritte dargestellt.

Die Anwendungsszenarien sind immer im Rahmen der Anforderungsanalyse zu identifizieren und in einem Pflichtenheft zu beschreiben.

Was ist denn bei der papierlosen Archivierung und Rechnungsprüfung alles zu beachten?

1. Bspw. sind die nachfolgenden Anforderungen an die Einrichtung eines Archivsystems gem. IDW RS FAIT 3 (Tz. 46 ff.) zu erfüllen:

• Es muss ein geeignetes IT-Umfeld geschaffen werden, die Mitarbeiter sind zu schulen und es muss eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBD vorhanden sein.
• Die IT- Infrastruktur muss mit geeigneten technischen und physischen Sicherungsmaßnahmen eingerichtet sein.
• Die IT-Anwendungen zur Archivierung müssen mit ihren üblichen Funktionen beschrieben sein. Die Auswahl, Entwicklung und Änderung von IT-Systemen muss klar geregelt sein und die Mindestanforderungen an die Funktionalitäten der Archivierungssoftware müssen erfüllt sein.
• Der Archivierungsprozess
  - zur Erfassung und Verarbeitung (automatisierte Übernahme von Daten aus vorgelagerten   
    Rechnungslegungssystemen)
  - zur Zuordnung zum Buchungsbeleg, meist mittels Verknüpfung über ERP System
  - zur Indexierung, versionierte Speicherung und Verwaltung
  - zur Lesbarmachung und
  - zur Vernichtung
  muss nachvollziehbar in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.
• Die Überwachung des eingesetzten IT-Systems muss mittels geeigneter IT-Kontrollen erfolgen (Datensicherung, Monitoring, Changemanagement, etc.).
• Das Outsourcing von elektronischen Archivierungsverfahren muss geregelt und beschrieben sein sowie nachvollziehbar überwacht werden (bspw. anhand von definierten SLA).

2. GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

3. Das eingesetzte Archivierungssystem sollte möglichst über ein Zertifikat nach IDW PS880 „Die Prüfung von Softwareprodukten“ verfügen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl, Einführung und Bescheinigungsprüfung

1. Unterstützung zur Auswahl und Einführung

• Wir führen mit Ihnen zur Auswahl und Einführung eines Archivsystems einen Piloten durch, vornehmlich im Bereich Finanzen und würden Sie anschließend beim Rollout auf andere Bereiche unterstützen.
• Dazu führen wir Workshops zur Archivierung durch, mit der Darstellung der Anforderungen, Besprechung des Verfahrens und Hinweisen auf konkrete Stolperfallen und Fallstricke.

2. Erstellung / Prüfung Verfahrensdokumentation

• Wir unterstützen Sie gerne bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation, sind aber auch gerne bereit Ihre vorhandene VD hinsichtlich ihrer Ordnungsmäßigkeit zu prüfen und zu bescheinigen.

3. Bescheinigungsprüfung durch den WP

• Gerne führen wir eine detaillierte Prüfung Ihres angewandten Archivierungsverfahrens und Systems, mit Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit zur Vorlage beim Finanzamt, durch.