Verfahrensdokumentation nach GoBD: Was ist notwendig?

veröffentlicht am 23. Juni 2021

Eine Verfahrensdokumentation ist nicht nur Gegenstand jeder IT Aufbauprüfung, sie sollte für viele Unternehmen auch Teil der Beschreibung von Geschäftsprozessen sein. Hierzu gibt es gewisse Anforderungen, die der Mandant zu beachten hat. So reicht es, wie Thorsten Rumpf in einem Interview mit Arbeitsblog darstellte, nicht aus, die elektronischen Unterlagen oder Rechnungen versehen mit einem Eingangsstempel in der Papierform abzulegen. Vielmehr gilt es hier die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, die eine allgemeine und eine technische Beschreibung der Betriebsabläufe fordert. Für den Mandanten steht hier im ungünstigen Fall eine Steuerschätzung an, was es zu Vermeiden gilt.

Daher gilt es Mandanten davon zu überzeugen(anders gesagt: zu ermahnen), eine solche Verfahrensdokumentation zur Verfügung zu stellen. Dies gilt also nicht nur bei einer PS330- Prüfung, im Zuge eines Geschäftsprozess- Optimierungsprojekts oder einer Migration. Eine Dokumentation aller Prozesse kann helfen, Vorgänge zu verbessern und den Mitarbeitern eine Anleitung sein, was zu tun ist.

Digitalisierung bei der Archivierung als Motor der Veränderung

Besonders relevant wird dies in Zeiten der Digitalisierung, hier vor allem beim Rechnungseingang bzw. -ausgang. Möchte ein Mandant seine Papierrechnungen künftig nicht mehr in Abertausenden von Akten speichern, benötigt dieser zunächst über die Auswahl einer zertifizierten Softwarelösung ein Dokumentenmanagement- System, welches eine revisionssichere Archivierung ermöglicht.
Dann ist es denkbar, die Rechnungsdokumente direkt im ERP System zu verlinken, optimal dagegen, diese gleich dort darzustellen, um Sie in den Gesamtprozess z.B. der Finanzbuchhaltung zu integrieren.
Hier müssen die Abläufe allgemein, vor allem aber jene der Digitalisierung der Rechnungen, klar dokumentiert werden, um eine Veränderbarkeit der Prozesse zu ermöglichen, dem Löschkonzept der DSGVO zu genügen, aber auch jederzeit die Verfügbarkeit des Workflows sicherzustellen.
Ein großes Ziel kann dann der Verzicht auf die Aufbewahrung von Rechnungen in einer Papierform sein.

Anforderungen der GOBD an eine Verfahrensdokumentationen

Rödl & Partner kann hierbei ein verlässlicher Partner bei der Umsetzung solcher Projekte sein. Zum einen stehen wir als Wirtschaftsprüferteam in der Verantwortung, in einer Jahresabschlussprüfung die GoBD- Compliance des Mandaten zu bestätigen.

Zudem bringen wir aber unsere Erfahrungen auch in Form einer projektbegleitenden Prüfung ein, den Mandaten sowohl beim Aufbau einer solchen Lösung, bei der Einführung als auch bei der Dokumentation der Prozesse angemessen zu begleiten. Dabei können wir den Mandaten dabei helfen, auch nach einem solchen Projekt noch allen Anforderungen, u.a. der GoBD, gerecht zu werden. Das Kernelement hierfür ist die Verfahrensdokumentation! Kommen Sie auf uns zu!
 

Informationen:

GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Durch die GoBD werden folgende Grundsätze geregelt:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit)

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht in der Regel aus einer 

• allgemeinen Beschreibung,
• Anwenderdokumentation,
• technischen Systemdokumentation und
• Betriebsdokumentation. (Tz 153)

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