Projektbegleitende Prüfung und prüfungsnahe Unterstützung für eine erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems

Im folgenden Beitrag von Michael Peters, Partner und SAP-Berater bei Rödl & Partner, wird die Bedeutung einer prüfungsnahen Unterstützung und deren Vorteile für Unternehmen bei der Neueinführung oder Migration von ERP-Systemen erläutert.

2008 legte das Institut der Wirtschaftsprüfung (IDW) Prüfungsstandards für eine „projektbegleitende Prüfung bei Einsatz von Informationstechnologie“ fest.  Hierbei sind Bausteine definiert, welche je nach Art des IT-Projekts bei einer projektbegleitenden Prüfung zum Einsatz kommen. Eine Migrationsprüfung ist empfehlenswert, um den Projekterfolg sicherzustellen, alle entsprechenden Richtlinien einzubeziehen und somit vor Produktivstart jegliche Parameter hinsichtlich korrekter Daten- und Werteflüsse zu gewährleiten. 

Oftmals werden Migrationsfehler im Rahmen einer Jahresabschlussprüfung enthüllt. Diese Fehler erfordern in einigen Fällen eine nachgelagerte komplexe IT-Prüfung, da die Fehler schwer zu korrigieren sind und somit einen hohen Korrekturaufwand erfordern. Daher gilt ein IT-Prüfer letzten Endes als unabhängiger Qualitätssicherer um vorsorglich jegliche Prozesse zu verifizieren. 

Ein Einführungsprojekt oder eine Migration ist ein komplexes Vorhaben, ein Mammutprojekt, welches einem Unternehmen enorme Chancen zur Effizienzsteigerung ermöglicht, doch zugleich einige Risken birgt. Viele Unternehmen unterschätzen dieses Vorhaben, was zu einer enormen Anzahl an gescheiterten ERP-Projekten am Markt führt. Aus diesem Grund ist es wichtig, Risiken frühzeitig zu erkennen und mögliche Hindernisse zu antizipieren. IT-Projekte haben oft einen langen Einführungszyklus und erfordern spezifisches Know-how, um Anforderungsprofile zu erstellen, Schwachstellen herauszufiltern und Risiken frühzeitig zu erkennen. Viele Unternehmen verfügen nicht über das interne Fachwissen und die Erfahrung, um solche Projekte eigenständig mit dem gewünschten Erfolg abzuwickeln. So werden Schwächen der eigenen Mitwirkungspflicht sowie die integrativen Anforderungen im Projektverlauf oftmals zu spät erkannt und erfordern dann einen Zusatzaufwand, der im gesteckten Projektzeitrahmen oftmals nicht mehr aufzuholen ist.

Die korrekte Datenübernahme von Alt- zu Neusystemen, kritische Einstellungen im System zum Produktivstart oder die Datensicherheit stellen Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Eine fehlerhafte Migration von Daten gefährden Wertschöpfungsprozesse eines Unternehmens und damit die Ordnungsmäßigkeit. 

Der Einsatz eines IT-Prüfers, gepaart mit der Fachkompetenz eines erfahrenen SAP-Consultant wird in Form einer projektbegleitenden Prüfung und damit als objektive Qualitätssicherung eingesetzt. Neben der Verifizierung durch einen unabhängigen SAP-Consultant, wird damit Transparenz über den aktuellen Stand während des gesamten Projektverlaufs geschaffen. Daher entscheiden sich Unternehmen häufig dafür, neben dem operativen IT-Dienstleister eine projektbegleitende Prüfung zum Projektstart einzubeziehen, um dem unternehmerischen Risiko vorzubeugen und dieses auf ein Minimum zu reduzieren. Während ein Dienstleister damit beauftragt ist, die Einführung technisch umzusetzen, dient ein projektbegleitender Prüfer als unabhängiger Berater für den Lenkungskreis und damit als Qualitätssicherer. Finanzströme und Wertflüsse werden dabei im Detail hinterfragt, um der Unternehmensführung sowie der Managementebene während eines Einführungsprojekts beratend zur Seite zu stehen. In der Regel erfolgt ein derart umfangreiches ERP-Projekt einmalig innerhalb eines weitläufigen Zeitkontingents, weshalb die Fachexpertise erfahrener Berater einen enormen Stellenwert einnimmt. 

Eine IT-Prüfung ist ein hochindividualisiertes Projekt. Die prüfungsnahe Unterstützung im Rahmen eines ERP-Projekts umfasst verschiedene Aspekte. Dazu gehört zunächst die Überprüfung der Vertragsgestaltung und des Leistungsspektrums mit dem IT-Dienstleister. Es wird geklärt, welche Mitwirkungspflichten sowohl seitens des Kunden als auch des Dienstleisters bestehen. Zusätzlich werden Fragen zur Dokumentation, zum Fehlermanagement, zu Integrationstests und zur Migrationsbegleitung behandelt. Insbesondere bei der Migration von Daten und der Umstellung auf ein neues System ist es wichtig, die korrekte Übernahme von Werten und Prozessen sicherzustellen. Wird ein neues ERP-System integriert oder findet eine Datenmigration statt, sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. 

- Art der Migration 

- Lückenlose Dokumentation der Migration und des Fehlerhandlings 

- Bilanzstetigkeit 

- Übereinstimmung der Migration-Endbestände mit den Anfangsbeständen des neuen Geschäftsjahrs

- Einhaltung der Bewertungsverfahren 

- Absicherung auf Richtigkeit der Daten / Inventurverfahren 

- Prüfung der Wertegrenzen und Erlös-Faktoren 

- Kontierung der aktivierungsfähigen Kosten

- Cut-over Planung

- Uvm., um nur einige zu nennen

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren in einer projektbegleitenden Prüfung wird das Risiko für die Mängel während der Phase der Integrationstests und später zum Produktivstart geringgehalten. Grundlegend unterscheidet man zwischen einer projektbegleitenden Prüfung und einer nachgelagerten IT-Prüfung. Der signifikante Unterschied besteht darin, dass eine projektbegleitende Prüfung bereits mit der Planung des Einführungsprojekts beziehungsweise dem Beginn der ersten Testphase einhergeht. Die nachgelagerte IT-Prüfung wird meist dann in Anspruch genommen, wenn Fehler zum Produktivstart oder der nachgelagerten Wirtschaftsprüfung auftreten. Dieser Prozess ist meist sehr komplex, die Dokumentation und Testphase sind oftmals schwer nachvollziehbar und führen im schlechtesten Falle zur Verweigerung, oder Einschränkung des Jahresabschlusstestats. Nimmt man die projektbegleitende Prüfung in Anspruch, gilt der Fachberater von Beginn an als Qualitätssicherer, um notwendige Aspekte einzubeziehen und Defizite bereits während der Testphase zu erkennen und entsprechend zu beheben. 

Die projektbegleitende Prüfung bietet mehrere Vorteile. Durch eine frühzeitige Einbindung der IT-Fach-Experten können Schwachstellen frühzeitig aufgedeckt und somit teuren Folgekosten entgegengewirkt werden. Das Risiko negativer Überraschungen zum Produktivstart oder während der Jahresabschlussprüfung wird minimiert. Zudem dient die prüfungsnahe Unterstützung, neben der Risikominimierung als Qualitätssicherung. Durch die Gewährleistung, dass alle Prozesse, Tests und Dokumentationen den erforderlichen Standards entsprechen kann die Projektleitung auf Basis von geprüften Informationen ihre Entscheidungen treffen. Darüber hinaus ermöglicht sie eine unabhängige Zweitmeinung zur Empfehlung des jeweiligen Implementierungspartners und trägt ggf. zur Einhaltung von Best Practices bei.

Fehler, die erst zu einem späteren Zeitpunkt erkannt werden, sind schwerer zu beheben und können zu erheblichen Problemen führen. Im Gegensatz zu einer frühzeitigen Identifizierung und Behebung von Fehlern, können die Kosten und der Zeitaufwand für die nachträgliche Fehlerbehebung rasant und unüberschaubar in die Höhe schnellen. 

Während die Einführung oder Migration eines ERP-Systems wie SAP ein typisches Beispiel für eine projektbegleitende Prüfung darstellt, gibt es auch andere IT-Projekte, bei denen eine prüfungsnahe Unterstützung durchaus sinnvoll ist. Insbesondere Projekte, die mit Finanzströmen oder logistischen Prozessen verbunden sind, können von einer solchen Begleitung profitieren. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Prozesse, Verträge und Daten korrekt und nachvollziehbar sind, um potenzielle Fehler zu minimieren.

Das interdisziplinäre Zusammenspiel zwischen IT-Auditoren, Wirtschaftsprüfern, Rechtsberatern und SAP-Consultants gewährleistet Expertise nach höchstem Maß. Durch die Implementierungs-Expertise unserer SAP-Consultants und der Fachexpertise unserer IT-Prüfer wird der Erfolg eines ERP-Projekts gewährleistetet und das unternehmerische Risiko minimiert. Der Projektverlauf wird durch den Einsatz dieser Instanzen kontinuierlich geprüft, verifiziert und transparent gegenüber dem Lenkungskreis gespiegelt. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit aus den verschiedenen Geschäftsbereichen bei Rödl & Partner entsteht ein breites Wissensspektrum und eine ganzheitliche Betrachtung aus unterschiedlichsten Blickwinkeln und das aus einer Hand.