Gesonderte Aufzeichnung von F&E-Kosten: was zeigt uns das aktuelle Urteil des Obersten Verwaltungsgerichtes?

Der Streit betraf primär eine gesonderte Aufzeichnung von F&E-Kosten. Nach dem Einkommensteuergesetz haben alle Steuerpflichtigen, die den Forschungs- und Entwicklungsfreibetrag beanspruchen, gesonderte Aufzeichnungen zu führen, deren Zweck es ist, ein vollständiges Hilfsbuch für sämtliche F&E-Kosten zu erstellen und diese F&E-Kosten von anderen Aufwendungen zu unterscheiden. Nach diesen gesonderten Aufzeichnungen muss es möglich sein, die einzelnen Buchungsbelege den Beträgen in diesen Aufzeichnungen zuzuordnen.

Im vorliegenden Fall wurde ein Forschungs- und Entwicklungsfreibetrag für einen Auftrag für die Entwicklung neuer Heizkesselmodelle abgezogen. Vom Finanzamt wurden die Beweismittel für die Leistungen der Mitarbeiter und die Tage, an denen diese Mitarbeiter am F&E-Auftrag beteiligt waren, angefochten. Darüber hinaus betonte das Finanzamt, dass die Aufzeichnungen von Materialkosten für die Prototypen unzureichend waren. Die Gesellschaft war mit dieser Beurteilung nicht einverstanden, auch das Amtsgericht, das zu Gunsten der Gesellschaft entschied, wies die Begründung des Finanzamtes ab.

Dem Finanzamt wurden eine Liste der Entwicklungsmitarbeiter, ihre Gehaltsabrechnungen und Arbeitsnachweise vorgelegt, in denen die Zahl der für die einzelnen F&E-Aufträge geleisteten monatlichen Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter angegeben war. Die Angaben wurden durch Aussagen der Mitarbeiter bestätigt. Der Materialaufwand war durch Lagerkarten nachgewiesen, aus denen Art und Menge des Materials und die Bezeichnung der F&E-Aufträge ersichtlich waren. Die Zeitangaben auf den Lagerkarten entsprachen dem Auftragsfortschritt. Darüber hinaus wurden dem Finanzamt zahlreiche andere Unterlagen vorgelegt, aus denen die F&E-Leistungen ersichtlich waren.

Nach Ansicht des Finanzamtes waren die vorgelegten Beweismittel jedoch unzureichend, da aus ihnen nicht hervorging, welche Leistungen die einzelnen Mitarbeiter bei den F&E-Aufträgen an einzelnen Tagen erbracht haben. Das Finanzamt forderte u.a. Projektaufgabenlisten an, die nicht von allen Mitarbeitern erstellt wurden. Darüber wurden vom Finanzamt Aufzeichnungen über den Materialaufwand für die Herstellung der Prototypkessel angefochten. Nach Beurteilung des Finanzamtes war es nicht möglich, nach den Lagerkarten zu prüfen, ob das angegebene Material tatsächlich in der angegebenen Menge für die Herstellung der Prototypen verwendet worden war. Des Weiteren wurde von der Gesellschaft die Kalkulation der Herstellungskosten für Prototypen, auf der das Finanzamt bestand, nicht vorgelegt.

Das Oberste Verwaltungsgericht war mit der Beurteilung des Finanzamtes nicht einverstanden. Nach Ansicht des Obersten Verwaltungsgerichtes konnten einige Beweise zwar aussagefähiger sein, im vorliegenden Fall reichten sie jedoch aus, um nachzuweisen, dass die F&E-Kosten angefallen waren. Das Oberste Verwaltungsgericht betonte insbesondere, dass alle Beweismittel kohärent waren und sich nicht gegenseitig widersprachen.

Dieser Fall zeigt, dass die Verteidigung des Forschungs- und Entwicklungsfreibetrages komplex ist. Wir empfehlen Ihnen, die Unterlagen kontinuierlich und idealerweise unter Mitwirkung eines Experten zu erstellen.

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