Kompatibilität von Rechnungen im PDF-Format mit den GoBD

​Bei der Beurteilung, ob das PDF-Format konform mit den 2014 verabschiedeten GoBD ist, muss neben den Softwarebedingungen auch der digitale Ablageort den Anforderungen genügen. Dies ist bei herkömmlichen Computerfestplatten nicht der Fall. Die GoBD empfehlen ein besonderes Datenverarbeitungssystem. Zudem ist eine Verfahrensdokumentation zwingend notwendig, um nachweisen zu können, dass die technischen und organisatorischen Anforderungen der relevanten gesetzlichen Grundlagen  erfüllt sind. Die Thematik der elektronischen Rechnungsstellung wird in naher Zukunft durch die Einführung der ERechV vorangebracht und gewinnt weiter an Bedeutung.

Mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 14. November 2014 (IV A 4 - S 0316/13/10003) wurden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingeführt, die vor allem in Anbetracht der stetig fortschreitenden Digitalisierung einen wichtigen Leitfaden darstellen. Ebenso an Bedeutung gewinnt das Portable Document Format, kurz „pdf”, welches unabhängig vom Betriebssystem des Anwenders Verwendung findet. Es stellt sich die Frage, ob die Verwendung dieses Formats den Anforderungen der GoBD gerecht wird.

Der in den § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB geregelte Grundsatz der Unveränderbarkeit äußert sich in den GoBD insbesondere durch die Forderung nach Nachvollziehbarkeit sowie Nachprüfbarkeit der ausgestellten Dokumente (BMF, Rz. 26). Für die Praxis bedeutet dies die Protokollierung der Geschäftsvorfälle und Verständlichkeit für einen sachverständigen Dritten (§ 238 Abs. 1 HGB). Dies gewährleistet der Dateityp pdf. Die ursprüngliche Form des Dokuments bleibt stets erhalten (vergleiche auch § 238 Abs. 2 HGB). Änderungen können durch eingebaute Kommentar- und Hervorhebungsfunktionen getätigt werden. Diese werden mitsamt des Verfassers aufgezeichnet, sind somit also jederzeit nachvollziehbar.

Zur Darstellung und Verarbeitung des zugehörigen Programms braucht es eine digitale Umgebung. Demnach sind bei der Frage nach GoBD – Konformität beide Komponenten, Software und Hardware, zu betrachten. Sämtliche Anforderungen werden nicht nur an die Datei, sondern auch an ihre digitale Umgebung gestellt. Abgelegte Datensätze dürfen ohne besondere Kennzeichnung nicht „überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden” (Rz. 108). Auf handelsüblichen internen oder externen Computerfestplatten dagegen können Softwareprogramme ohne weiteres gelöscht werden. Diese entsprechen damit nicht den GoBD. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sind nicht gewährleistet. Damit nicht genug. Nach den GoBD ist darüber hinaus eine Verfahrensdokumentation zwingend notwendig, um nachweisen zu können, dass die Anforderungen des HGB, der AO und den GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Mangelt es hieran, so ist die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einzustufen (Rz. 104). Für den Steuerpflichtigen wird daher die Anschaffung eines speziellen Datenverarbeitungssystems notwendig, um die relevanten Unterlagen ausreichend zu sichern. Ein denkbares Beispiel wäre ein Dokumenten-Managementsystem (DMS, vgl. Rz. 20), dieses bietet eine Schnittstelle, die dem zuständigen Finanzamt Zugriff auf die Belege des Steuerpflichtigen ermöglicht (Rz. 158).

Im Hinblick auf die Zukunft gewinnt oben aufgeführte Thematik weiter an Bedeutung. Am 27. November 2018 tritt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) teilweise in Kraft. Zu diesem Zeitpunkt legt der Gesetzgeber die Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnung und Datenübermittlung fest. Der zu Grunde liegende Verfahrensgang wird durch festgelegte Datenaustauschstandards und das Verwaltungsportal des Bundes ausreichend gesichert. Auf das vor knapp einem Jahr verabschiedete Onlinezugangsgesetz (OZG) wird verwiesen, dieses regelt die Details zur Onlinenutzung.

Nach § 3 ERechV wird die elektronische Form der Rechnungsstellung ab dem 27. November 2020 verpflichtend. Eine Ausnahmeregelung gilt unter anderem für Rechnungen, die auf einen Betrag von bis zu 1.000 Euro lauten. Vor diesem Hintergrund kann der Dateityp .pdf zum Standard für die elektronische Rechnung gezählt werden. Konformität mit den GoBD und der künftig geltenden ERechV ist gegeben.