Steuer-IKS – Neuer Handlungsleitfaden der Bundessteuerberaterkammer für die Praxis

​veröffentlicht am 20. August 2024

In den letzten Jahren hat die Bedeutung eines Steuerlichen Innerbetrieblichen Kontrollsystems (Steuer-IKS) erheblich zugenommen. Dies ist insbesondere auf die gesetzlichen Vorgaben und die gestiegene Aufmerksamkeit der Finanzverwaltung zurückzuführen. Ein Steuer-IKS dient der Einhaltung steuerlicher Pflichten und kann als Indiz gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit in steuerlichen Angelegenheiten gewertet werden.

Die Bundessteuerberaterkammer hat seit der Ergänzung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung zur Berichtigungsnorm des § 153 AO und der umfassenden Überarbeitung des Prüfungsstandards 980 des IDW zu den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen“ die Zeit nochmal genutzt und den bereits im Jahr 2018 veröffentlichten, praxisorientierten Handlungsleitfaden zur Implementierung eines steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystems (Steuer-IKS) grundlegend überarbeitet.

Mit Beschluss vom 27. Juni 2024 hat die Bundessteuerberaterkammer seinen 35 Seiten langen, aktualisierten Handlungsleitfaden zur Implementierung des Steuer-IKS, als Teil eines Tax Compliance Management Systems (TCMS), veröffentlicht.

Was steht drin?

Der Handlungsleitfaden kann zum Grundaufbau eines Steuer-IKS/TCMS sowohl in Unternehmen als auch bei der öffentlichen Hand dienen. Neben Begrifflichkeiten werden auch Herangehensweisen beschrieben und auf die Bedeutung der Anwendbarkeit in der täglichen Praxis, der tatsächlichen Umsetzung, der Dokumentation und der (zunehmenden) Bedeutung der IT eingegangen.

Definition und Aufgabe eines Steuer-IKS

Ein Steuer-IKS ist ein auf die Einhaltung steuerlicher Vorschriften gerichtetes System, das aus verschiedenen aufeinander abgestimmten Elementen und Prozessen besteht. Diese Kombination aus Bearbeitungs- und Kontrollschritten dient der Fehlervermeidung und -aufdeckung sowie der Minimierung von steuerlichen Risiken. Ein gut dokumentiertes und kontinuierlich eingesetztes Steuer-IKS/TCMS stellt sicher, dass die Besteuerungsgrundlagen korrekt aufgezeichnet und berücksichtigt werden.

Aufbau und Einführung eines Steuer-IKS/TCMS

Der Aufbau eines Steuer-IKS/TCMS sollte stets an die spezifischen Bedürfnisse und die Organisationsstruktur angepasst werden. Dies gilt es gerade bei der öffentlichen Hand zu beherzigen. Während sich Gewerbetreibende als Unternehmer verstehen, definiert sich die öffentliche Hand immer noch als Hoheitsträger und verkennt häufig, dass sie bereits heute vielfach steuerliche Pflichten zu erfüllen hat, und das nicht nur bei Betrieben gewerblicher Art. Mit der Umsetzung von § 2b UStG werden sich diese noch weiter verstärken.

Die Implementierung soll idealerweise in mehreren Schritten erfolgen:

1. Bestandsaufnahme: Zunächst müssen die bereits existierenden Prozesse zur Erfassung, Bearbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten sowie die bestehenden Maßnahmen zur Fehlerminimierung erfasst und dokumentiert werden.
2. Risikoanalyse und -bewertung: Die Identifikation und Bewertung von steuerlichen Risiken ist ein zentraler Bestandteil eines Steuer-IKS/TCMS. Hierbei sind die Größe, die Branche und die Komplexität der Geschäftsvorfälle zu berücksichtigen.
3. Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen: Zur Beherrschung von identifizierten Risiken müssen geeignete (manuelle/automatische, präventive/detektivische) Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen implementiert werden. Die getroffenen Maßnahmen sind stets auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen.
4. Delegation von Aufgaben und Kontrollen: Es ist wichtig, klare Verantwortlichkeiten festzulegen und diese sowohl intern als auch extern zu kommunizieren.

Dokumentation und Überprüfung eines Steuer-IKS/TCMS

Die Dokumentation eines Steuer-IKS/TCMS ist aus Beweisgründen essenziell, auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht. Sie dient dem Nachweis, dass alle notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten getroffen wurden. Eine regelmäßige Überprüfung des Steuer-IKS/TCMS gewährleistet, dass es den aktuellen Anforderungen entspricht und seine Wirksamkeit kontinuierlich gewährleistet ist.

Bedeutung des IT-Einsatzes

Der Einsatz moderner IT-Systeme spielt eine immer wichtigere Rolle bei der Umsetzung eines Steuer-IKS/TCMS. Sie ermöglichen eine effizientere Durchführung der Prozesse und erleichtern die Überwachung und Dokumentation der steuerlich relevanten Vorgänge. Insbesondere die E-Rechnung – falls nicht schon eingeführt – ist auf dem Vormarsch. Spätestens zum 01.01.2025 muss jeder Unternehmer zumindest den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Das Ausstellen von E-Rechnungen wird mit einer Übergangsfrist von aktuell zwei Jahren bis zum 31.12.2026 gefordert. Auch der Bereich der E-Rechnung muss in ein funktionierendes Steuer-IKS/TCMS integriert werden und die mit dieser neuen Technik aufgeworfenen Risiken bewertet und durch entsprechende, individuelle Maßnahmen minimiert werden.

Fazit

Ein wirksames Steuer-IKS/TCMS ist ein unverzichtbares Instrument zur Erfüllung steuerlicher Pflichten und zur Minimierung steuerlicher Risiken. Es wird deutlich, dass ein solches System nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen dient, sondern auch einen wichtigen Beitrag zur Risikominimierung und auch zum Controlling leisten kann.

Rödl & Partner befasst sich bereits seit Jahren mit der Einführung von steuerlichen internen Kontrollsystemen bzw. Tax Compliance Management Systemen für die öffentliche Hand. Aufgrund unserer Branchenexpertise wählen wir seit jeher einen Ansatz, der genau die Hinweise der Bundessteuerberaterkammer beherzigt. 

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