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veröffentlicht am 02. Juni 2020; Zuletzt aktualisiert am 01. Juli 2020
Die Errichtung von Glasfasernetzen stellt, insbesondere bei größeren Projekten, eine nicht zu unterschätzende Managementaufgabe dar. Die Steuerung der vielen verschiedenen Stakeholder wie Tiefbauer, Fördergeber, Planungsbüros, Endkunden oder Behörden erfordert Kapazitäten und Know-How. Gleichzeitig geht die Anzahl der zu handhabenden Dokumente und Unterlagen schnell in die Tausende. Wie das Management von Glasfaserausbauprojekten mit digitalen Werkzeugen unterstützt werden kann, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.
Gerade in den aktuellen Zeiten wird der Wert einer hochwertigen digitalen Infrastruktur nur all zu deutlich. Am größten Internetknotenpunkt Deutschlands, dem DECIX in Frankfurt, ist der durchschnittliche Datenverkehr im März 2020 um 10 Prozent angestiegen. Wie bei einem Dammbruch hat die Digitalisierung durch die Corona-Krise Einzug gehalten und die Notwendigkeit, den Alltag trotz Corona aufrecht zu halten, führt rasant zu weiteren Digitalisierungsmaßnahmen. Viele Stadtwerke und Kommunen haben bereits in den vergangenen Jahren begonnen, sich mit dem Ausbau von Glasfasernetzen zu beschäftigen. Insbesondere angeschoben durch die massiven Fördermittel von Bund und Ländern wurde eine Vielzahl von Großprojekten in kommunaler Verantwortung initiiert.
Bei aller Freude über eingegangene Förderbescheide oder positive Beschlussfassungen darf jedoch eines nicht in Vergessenheit geraten:
Durch Fördergeber, Gesellschafter oder politisches Gremium freigegebene Mittel sind der erste Schritt, der eigentliche Bau des hochleistungsfähigen Glasfasernetzes ist jedoch weder technisch, kaufmännisch noch organisatorisch eine Kleinigkeit. Insofern gilt es auch hier, die Möglichkeiten der Digitalisierung optimal zu nutzen. Nicht, dass es am Ende heißt: Wir sehen das Netz vor lauter Fasern nicht!
Im Zuge des Ausbaus sind nahezu unzählige Dokumente und Unterlagen zwischen den einzelnen Stakeholdern auszutauschen. Neben Rechnungen, technischen und kaufmännischen Prüfprotokollen, Sicherheitsberichten oder Handlungsanweisungen handelt es sich dabei auch um Fotodokumentationen der GIS-Daten mit teils erheblicher Dateigröße und in höchstem Maße schützenswerte personenbezogene Daten wie Kundenbestellungen, Hauseigentümererklärungen oder Grundstücksnutzungsverträge.
Der Versand solcher Unterlagen per E-Mail ist weder technisch (Dateigröße) noch datenschutzrechtlich (Sicherheit) angemessen. Der erste Schritt ist deshalb die Auswahl eines geeigneten Kollaborationstools als Datenplattform. Neben der technischen Sicherheit wird auch ein umfassendes Rechtemanagement erforderlich, um bestimmten Stakeholdern den Zugriff auf Unterlagen teilweise zu verweigern. So ist beispielsweise zu vermeiden, dass die Rechnungsdokumente sowie die entsprechenden Prüfprotokolle eines Tiefbauunternehmens für ein anderes Bauunternehmen einsehbar sind.
Gleichzeitig kann es oftmals hilfreich sein, den Systemzugriff zusätzlich über Apps von mobilen Geräten zu ermöglichen. Beispielsweise vereinfacht dies den Upload und insbesondere die Zuordnung von Baustellenfotos in erheblichem Maße.
RDoX (Rödl Document Exchange) ist unser Werkzeug zur Datenkoordinierung bei Breitbandprojekten
Im zweiten Schritt sollte die Projektstruktur aufgesetzt werden. Ziel ist es dabei, die Abläufe zwischen allen Beteiligten möglichst klar festzulegen und projektmanagementseitig zu automatisieren. Zu den Beteiligten gehören insbesondere:
Auch in Fällen, in denen größere Arbeitspakete bei einzelnen Dienstleistern zusammengefasst werden, beispielsweise im Rahmen einer GU-Beauftragung, sind aufgrund von Entscheidungszwängen beim Bauherren umfangreiche prozessuale Vorgaben erforderlich. So sind nach unserer Erfahrung trotz aller Übertragung von Aufgaben regelmäßig Einzelfragen zu klären, die umfassende Prüfung erfordern. Beispielhaft seien hier Zeitverzögerung oder Abweichungen von Leistungsverzeichnissen bspw. aufgrund von herstellerseitigen Lieferengpässen und die daraus resultierenden vergaberechtlichen Implikationen genannt.
Um bei dieser Vielzahl von Vorgaben und Aufgabenstellungen nicht den Überblick zu verlieren empfehlen wir, allen am Bau Beteiligten möglichst einen entsprechenden Handlungsleitfaden vorzugeben und Schnittstellen (auch personell) und Übergabeprozesse zu definieren. Für jeden Arbeitsschritt sollte die Frage beantwortet werden „Wer liefert was in welcher Form bis wann an wen?”. Diese Struktur ist entweder an den eigenen Ausbauplan oder an die Vorgaben der jeweiligen Fördergeber (Bund, Land oder KfW) anzupassen.
Eine entsprechende prozessuale Grundlage schafft dann Klarheit.
Handlungsleitfaden zur Dokumentation der Prozesse für alle Beteiligten
Projektmanagement ist in vielerlei Hinsicht Fleißarbeit! Vorausgesetzt, dass die Projektleitung über entsprechendes Fachwissen zum praktischen Ausbau von Glasfasernetzen verfügt (hier sollte das Verständnis über technische Gegebenheiten und theoretisches Wissen hinausgehen) geht es insbesondere darum, die einzelnen Beteiligten wie Zahnräder in einem mechanischen Gesamtwerk einzusetzen und zweifelsohne auftretende Hürden entweder durch Moderation oder eigenes Eingreifen zu überwinden.
Gerade solche Aufgaben, die sich wiederholende manuelle Arbeiten erfordern, können bereits heute digitalisiert oder digital gestützt werden. Dabei geht es weniger um einen abstrakten Einsatz künstlicher Intelligenz als viel mehr beispielsweise um die simple Automatisierung des Fristenmanagements, die Vereinfachung von Freigabeprozessen durch digitale Formulare und automatisierte Benachrichtigungen oder die Organisation (statt reiner Archivierung) großer Datenmengen.
Wir nutzen in von uns geleiteten Breitbandprojekten häufig unser Projektmanagementsystem PORT (Projekt ORganization Tool). Hierüber erzeugen wir eine direkte Schnittstelle zum Dokumentenmanagement via RDoX und strukturieren die von uns angelegten Projekte entsprechend der im Vorhinein erstellten Prozesslandkarte:
Das Gesamtprojekt kann so heruntergebrochen werden auf einzelne Ausbaucluster wie bspw. KVz-Bereiche und auch in Förderprojekten bei Bedarf von vorneherein auf den Mittelabruf entlang des definierten Projektzeitraumes abgestimmt werden.
Digitale Werkzeuge können die Umsetzung von Glasfaserausbauvorhaben maßgeblich vereinfachen. Neben der technischen Eignung, bspw. im Hinblick auf die Nutzbarkeit auch auf der Baustelle, sind auch die rechtlichen und sicherheitstechnischen Vorgaben zu beachten. Der Umgang mit personenbezogenen Daten bei einer Vielzahl von Projektbeteiligten stellt hier sicher eine besondere Herausforderung dar. Letztendlich kann jedoch das digitale Werkzeug nur so gut wie sein Anwender sein. Die Anlage einer handhabbaren und zielorientierten Projektstruktur mit entsprechenden Prozessen ist zwingende Grundlage, um beispielsweise den Vorgaben des Fördergebers in jeder Hinsicht gerecht zu werden.
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Anton Berger
Diplom-Ökonom, Diplom-Betriebswirt (FH)
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