QuARZ – Qualifizierte Abfrage relevanter Zahlen

QuARZ ist ein Management-Informationssystem, das im Bereich der Jugendhilfe aus dem vorhandenen Fachverfahren übersichtlich und in Echtzeit steuerungsrelevante Informationen und Zahlen auswertet. QuARZ wurde aus der Notwendigkeit zum Auf- und Ausbau eines effizienten Controllingkonzeptes aus der Praxis für die Praxis heraus entwickelt. Eingeflossen in die Entwicklung und Weiterentwicklung sind Bedarfe aus vielen Controllingbesprechungen und Wünsche von Verwaltungen, die QuARZ bereits einsetzen. QuARZ spart Arbeitszeit für das Berichtswesen und die Budgetplanung, Kosten für weitere Lizenzen des Fachverfahrens und teure Schulungen. Es verbessert die Datenqualität und Transparenz im Jugendamt signifikant, kann Sozialräume vergleichen und bietet gezielt vielfältige und einfache Werkzeuge, um Kosten durch Umsteuern einzusparen und im Controlling auf die wesentlichen Inhalte aufmerksam zu werden. Diese Möglichkeiten und diese Funktionsvielfalt sind mit anderen Verfahren am Markt in dieser Form nicht zu realisieren.

 

Die Bedienung ist so konzipiert, dass jeder, der für den Zugang berechtigt wurde, ohne Schulung aktuelle Daten seines Jugendamtes in leicht verständlicher Form auswerten kann – vom Überblick bis zum Detail im Einzelfall, im Zeitverlauf, nach Sozialräumen, nach Kosten, nach Dauer und Ursachen von Hilfen. Kostenintensive und tagelange Schulungen für die Mitarbeiter im Jugendamt zur Nutzung anderer

Abfragesysteme entfallen. Die Nutzung von QuARZ ist browsergestützt und es ist keine Installation der Software auf den Einzelplatz-Rechnern der Mitarbeiter im Jugendamt nötig. Die relevanten Daten sind also auch von unterwegs jederzeit und aktuell abrufbar. QuARZ wird für das Jugendamt individuell eingerichtet.

  

Die Jugendamtsleitung kann sich zu jeder Zeit selbst einen Überblick über die aktuelle Entwicklung von Kosten und Fallzahlen verschaffen, ohne dafür Informationen oder Unterlagen von anderen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen anzufordern. Grafiken signalisieren, wenn sich Entwicklungen außerhalb einer vorher festgelegten Toleranz bewegen. Durch Aktivierung der Anonymisierungsfunktion können Zahlen in Ausschüssen oder anderen Terminen direkt und aktuell präsentiert werden.
 
Durch integrierte Hochrechnungsmethoden für das aktuelle Jahr kann die Kämmerei frühzeitig und zuverlässig erkennen, ob Budgetplanungen eingehalten werden. Zuverlässig kann festgestellt werden, warum sich Kosten verändert haben.
 
Für das Controlling ist QuARZ ein Instrument, um bei der Vielzahl an Informationen die Inhalte und Fälle zu erkennen, die wirklich steuerungsrelevant sind, und hilft so die richtigen Fragen zu stellen. Pflegesatzverhandlungen können wesentlich besser vorbereitet und effizienter durchgeführt werden. Budgetplanungen oder Budgetberichte sind viel schneller erledigt und außerdem noch wesentlich genauer.
 
Dort, wo keine oder unzureichende Hilfeplanungen stattfinden, werden die Einzelfälle durch das Jugendamt nicht ausreichend gesteuert. QuARZ zeigt diese Fälle der ASD-Leitung an. Ergebnisse von Hilfeplänen, Beratungen, Jugendgerichtsverfahren und vielen anderen Aktionen lassen sich bequem im Zeitverlauf anzeigen – als Jahres-, Quartals- oder Monatsberichte. Anhand dieser Ergebnisse können Prozesse und Strukturen im Jugendamt qualitativ gesteuert werden.
    

Abbildung 1: Vorteile von QuARZ für die einzelnen Rollen
  

Abbildung 2: Statistische Jahreshochrechnung für die Vollzeitpflege
  
Entsprechende Rechte vorausgesetzt kann die sozialpädagogische Fachkraft auf sozialräumlicher Ebene ihren Bezirk auswerten, und hierfür sehr schnell umfassendes Informationsmaterial, das auch für Besprechungen genutzt werden kann. Besonders für neue Mitarbeiter in einem Bezirk ist es von Vorteil,
sich einen Überblick zu verschaffen. Mit QuARZ kann man nun auch Einsicht in den Zahlungsverlauf zum Fall nehmen. Die Kosten für die Hilfe werden nun viel transparenter. Dadurch, dass die Fachkraft mit QuARZ jederzeit selbst prüfen kann, ob ihre Eingaben vollständig und richtig sind, kann auch das Verschicken von Fehlerlisten entfallen, die – wenn sie bearbeitet werden – oft schon veraltet sind und zu unnötigen Rückfragen führen.