Fördermittelmanagement – Wenn nicht jetzt, wann dann?

​veröffentlicht am 01. Juli 2020

Seit mehreren Wochen bestimmt die Corona-Krise den Alltag der Menschen und stellt damit auch die Kommunen vor große Herausforderungen. Es war und ist in dieser Zeit immer wieder an den Kommunen gelegen, die von der Bundes- respektive den Landesregierungen beschlossenen Gegenmaßnahmen zur Verbreitung des Virus umzusetzen.

Doch nicht nur dieses enorme Engagement der Kommunen wirkt sich massiv auf die Haushalte der Städte und Gemeinden aus, sondern auch die zukünftig fehlenden Steuereinnahmen, die sich nach jüngsten Schätzungen auf fast 12 Milliarden Euro für das Jahr 2020 beziffern. Darüber hinaus tritt durch das Virus einmal mehr die altbekannte Problematik des vorhandenen Investitionsstaus in den Städten und Gemeinden zum Vorschein.

Die Fördermittel stehen bereit, der Abruf läuft schleppend

So zeigt sich der Investitionsstau der letzten Jahre bereits im Handlungsbedarf beim Homeoffice für die eigenen Angestellten und Beamten oder beim Breitbandausbau (Stand Anfang Januar 2020 wurden von insgesamt 2,4 Milliarden Euro deutschlandweit lediglich 18 Prozent abgerufen)¹. Zusätzlich steht das Thema der Digitalisierung öffentlicher Einrichtungen – insbesondere aufgrund der zuletzt vorherrschenden Schulschließungen – wieder im Fokus (Stand Anfang Januar 2020 waren von den 5 Milliarden Euro aus dem Digitalpakt „Schule” erst 20 Millionen Euro bewilligt, das entspricht gerade einmal 4 Prozent).²

Trotz vorhandener Fördermittel haben es die Kommunen jedoch in den letzten Jahren verpasst, entsprechend zu investieren. Die Gründe dafür sind zahlreich und vielfältig. Ein Grund ist der enorm hohe Verwaltungsaufwand, der mit den Förderprogrammen zusammenhängt.

Exemplarisch hierfür ist das vom Bund bereitgestellte Programm zur Förderung kommunaler Investitionen im Rahmen des Kommunalinvestitionsförderungsgesetzes, in dem der Bund es grundsätzlich den Ländern überlässt, zu entscheiden, welche Kommunen und Projekte Mittel erhalten. Die Länder mussten hierfür zunächst Verwaltungsverfahren zu den jeweiligen Förderkriterien beschließen, was dazu beitrug, dass die Fördermittel in den Bundesländern zu unterschiedlichen Zeitpunkten abrufbar waren. Dementsprechend wurden in Brandenburg und Baden-Württemberg bis Ende September 2019 bereits mehr als drei Viertel der gebilligten Mittel ausgezahlt, während es in Nordrhein-Westfalen weniger als die Hälfte waren (insgesamt wurden von den zur Verfügung stehenden 3,5 Milliarden Euro bis September 2019 lediglich 48 Prozent abgerufen).³

Hinzu kommt der bürokratische Aufwand der Kommunen, die für den Mittelabruf oftmals erhebliche Genehmigungshürden zu überwinden sowie eine Vielzahl an Vorschriften und Regelungen zu beachten haben. Dabei geht es teilweise z. B. um die Mindestanzahl an einzuholenden Angeboten, was in der Zeit vor Covid-19 – in der die Konjunktur boomte und der Fachkräftemangel vor allem auch im öffentlichen Bereich spürbar war – zum Problem werden konnte. Darüber hinaus stehen den Kommunen während und nach der Umsetzung der Projekte weitere Bürokratie-Runden bevor, in denen u. a. Abrechnungen der Baufirmen sowie die entsprechenden Verwendungsnachweise eingereicht werden müssen. Dabei geraten die Kommunen mittlerweile immer mehr an ihre Grenzen, denn durch den demographischen Wandel und den vorherrschenden Fachkräftemangel – von dem kaum eine andere Branche so betroffen ist wie der öffentliche Dienst – wird es für die Kommunen immer schwieriger, qualifiziertes Personal zu finden, das sich (zukünftig) mit der Suche, Akquise und Abwicklung von Fördermitteln beschäftigt. Erschwerend kommen die Vielzahl verschiedener Förderprogramme sowie die immer komplizierter werdenden Antragsprozesse hinzu. Diesen weitreichenden Anforderungen und Herausforderungen können viele Kommunen nur unzureichend gerecht werden; so fehlt es nicht nur an Personal und Fachwissen, sondern auch an klar definierten Strukturen.

Eine dezentrale Struktur bei der Beantragung und Bearbeitung von Fördermitteln ist das, worunter viele Kommunen aktuell „leiden”. Dies führt oftmals zu typischen Fehlerrisiken, wie z. B. im Rahmen der Antragstellung, bei den Mittelabrufen und/oder Verwendungsnachweisen, den Fristen sowie der fehlenden Kenntnis der Förderbestimmungen. Damit verbunden sind unnötige Korrekturrunden und – im schlimmsten Fall – Rückforderungsansprüche des Fördermittelgebers.

Grundlagen eines (zentralen) Fördermittelmanagements

Dabei könnte die Einrichtung eines (zentralen) Fördermittelmanagements mitsamt entsprechender Organisations-/Governancestrukturen Abhilfe schaffen. Dazu zählt vor allem die Konzipierung eines Fördermittelleitfadens sowie von Standards zur Beantragung und Abrechnung (Checklisten, Vordrucke u. ä.). Außerdem erfordert es neben einem Fördermittel- bzw. Projektcontrolling auch einen breit gefächerten Überblick über mögliche Förderprogramme und deren Grundvoraussetzungen.

Von hier aus können im ersten Schritt permanent geeignete Fördermittel gezielt gesucht bzw. akquiriert, den geplanten Projekten zugeteilt und später abgerechnet werden. Die dabei gesammelten Informationen zu den möglichen Förderprogrammen sind sowohl den entsprechenden Fachämtern – die, die Planung und Umsetzung der Investitionsmaßnahmen verantworten – als auch den politischen Entscheidungsträgern in komprimierter und verständlicher Weise zur Verfügung zu stellen. Mit Hilfe vordefinierter Prozesse – z. B. in Form eines Projekthandbuchs und dazugehöriger Checklisten – lässt sich der allgemeine Ablauf von der Festlegung notwendiger interner und externer Schnittstellen (beispielsweise Kämmerei, Bau- und/oder Schulamt, Rechnungsprüfungsamt sowie externer Fördermittelgeber) über die Beantragung und Umsetzung bis hin zur Abwicklung bzw. Abrechnung regeln.

Aufgrund der Tatsache, dass die Fördermittelgeber von den Zuwendungsempfängern bzw. Kommunen die Erfüllung umfangreicher Anforderungen verlangen, ist vor der Fördermittelbeantragung die Fördermaßnahme hinsichtlich ihrer Machbarkeit bzw. Wirtschaftlichkeit zu prüfen. Gegebenenfalls sind die zu erbringenden Eigenmittel für die Kommune nicht finanzierbar oder die Anforderungen so hoch, dass eine förderkonforme Umsetzung nicht gewährleistet werden könnte und damit schlussendlich mögliche Rückzahlungsverpflichtungen drohen.

Bei der förderkonformen Projektumsetzung hat der Zuwendungsempfänger nämlich weitere (Bürokratie-)Hürden zu meistern. Hierbei sind insbesondere die definierten Anforderungen und Ziele der Fördermittelgeber (z. B. Umwelt- und Naturschutz, Digitalisierung bzw. Smart-Cities) fortlaufend durch Kalkulationen, Reportings inklusive Fristenkontrollbücher und Abweichungsanalysen zu überwachen. Dieses soll die Kommunen frühzeitig in die Lage versetzen, Planabweichungen zu erkennen und so geeignete Gegenmaßnahmen einleiten zu können, um die Erreichung des Förderziels und damit die ordnungsgemäße Umsetzung sicherzustellen.

Ferner ist die Kommune gegenüber dem Fördermittelgeber verpflichtet, regelmäßig – in Form von Verwendungsnachweisen – die zweckmäßige Mittelverwendung und damit die Einhaltung der Förderbedingungen zu belegen. Hierbei ist es für die Kommune wichtig, im definierten bzw. (projekt-)spezifischen Prozess sicherzustellen, dass die Akten und Rechnungen vollständig sowie prüf- bzw. revisionssicher dokumentiert werden, da für den Zuwendungsgeber ansonsten die Möglichkeit besteht, die bereits gewährten Fördergelder zurückzufordern.

Im Hinblick auf die Prüfung der Förderbedingungen werden die Prüfpflichten immer öfter auch auf das (Rechnungs-)Prüfungsamt bzw. die Revision der Fördermittelempfänger verlagert, sodass hier eine enge Zusammenarbeit zwischen den jeweils beteiligten Ämtern erfolgen muss.

Bei einem zentralen Fördermittelmanagement haben die Rechnungsprüfungsämter im Rahmen gesetzlich oder per Bescheid vorgeschriebener (Verwendungsnachweis-)Prüfungen die Möglichkeit, auf einen zentralen Ansprechpartner zurückzugreifen. Dies bietet den Beteiligten die Chance, entsprechende Prüfungen möglichst schlank und effizient zu halten sowie klare Verantwortlichkeiten zu schaffen.

Aufbau eines (zentralen) Fördermittelmanagements, jetzt!

Für jede größere Kommune lohnt sich der Aufbau eines zentralen Fördermittelmanagements, ausgestattet mit den entsprechenden fachlichen und sachlichen Ressourcen. Hierbei begleiten und unterstützen wir Sie sehr gern. Durch unsere jahrzehntelange kommunale Expertise können wir Sie im Aufbau eines auf Ihre Kommune angepassten Fördermittelmanagements erfolgreich unterstützen.

Aber auch für kleinere Kommunen, die nicht über entsprechende personelle Kapazitäten verfügen ein eigenes Fördermittelmanagement einzurichten, sollten Lösungen gefunden werden. Diese könnten die Leistungen entweder an einen externen Dienstleister vergeben oder im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit mit anderen Kommunen ein Fördermittelmanagement gemeinsam aufbauen.

Wir unterstützen Sie, neben dem Aufbau und der Beratung zu einem Fördermittelmanagement, auch partiell bei der Einhaltung der Beleg-, Nachweis- und Dokumentationspflichten. So können wir zusätzlich zu der Budgetüberwachung auch Ihre Mittelanforderungen vorbereiten und die notwendigen Berichte für Sie erstellen.

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