Sicherstellung der GoBD auch in den Vorsystemen mithilfe von Massendatenanalysen

veröffentlicht am 1. Juli 2019

​Die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” gewinnt für Kommunen und andere juristische Personen des öffentlichen Rechts zunehmend an Bedeutung. Seit dem 1. Januar 2019 sind die GoBD in der Kommunalen Haushaltsverordnung NRW (§ 28 Abs.5 KomHVO NRW) verankert. Als verpflichtende Grundlage für alle Steuerpflichtigen muss die Prüfung der Einhaltung der GoBD Bestandteil eines Tax Compliance Management Systems sein.

Den Kommunen obliegt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und kann für diese eine große Herausforderung darstellen. Dennoch bietet sich auch eine Chance, die genutzt werden sollte.

Was aber besagen die GoBD?

Die GoBD beschreiben die Anforderungen an das Buchführungssystem und die dafür eingesetzte IT und beziehen neben dem Hauptbuch auch die Vor- und Nebensysteme ein (zukünftig auch Cloud-Systeme).

Kommunen müssen die

1. Unveränderbarkeit
2. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
3. zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
4. Aufbewahrung
   

von Geschäftsvorfällen im kompletten Buchungsvorgang vollständig sicherstellen.

Nebenbücher, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen, werden regelmäßig in einem Vorsystem (z. B. „Loga”) erfasst und mittels einer Schnittstelle in das Hauptsystem übermittelt. Dasselbe gilt für verschiedene Aufwandsarten z. B. im Sozial- und Jugendbereich, wo häufig „Prosoz” zum Einsatz kommt. Diese Aufwandsarten stellen zumeist die größten Haushaltsposten dar, werden aber im internen Kontrollsystem regelmäßig weniger beachtet. Dies will der Gesetzgeber mit der Übernahme der GoBD in die KomHVO NRW ändern. Kommunen sollten die Gelegenheit nutzen und durch ein angepasstes internes Kontrollsystem die Vollständigkeit der Daten aus den Vorsystemen sicherstellen.

Es ist von essenzieller Bedeutung, dass die Abbildung der Geschäftsvorfälle in den Vorsystemen und die Übernahme der Daten in das Hauptsystem zutreffend erfolgt. Im Interesse der Kommune muss deshalb das interne Kontrollsystem mit den Schwerpunkten Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit auf die Vorsysteme ausgeweitet werden.

Gegen eine zeitnahe Umsetzung werden in der Praxis oft der hohe Zeitaufwand, das Fehlen einer geeigneten Prüfungssoftware oder das Vertrauen in das System angeführt. Diese Argumente dürfen zukünftige Entscheidungen nicht mehr beeinflussen.

Die Risiken, sich nicht eingehend mit der Thematik zu befassen, sind zu groß!

Was sollten Kommunen beachten?

Übermittelte Daten sollten unveränderbar sein. Mögliche vorgenommene Veränderungen müssen gut protokolliert und nachvollziehbar sein. Der Vollständigkeitsgrundsatz sieht eine vollzählige und lückenlose Aufzeichnung vor. Dadurch muss seitens der Vorverfahren die Datenintegrität gewährleistet sein und ein Journal in der Art auswertbar sein, dass eine eindeutige Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg sichergestellt ist. Ebenso ist die Systembeständigkeit und Auswertbarkeit aus den Vorverfahren zwingend notwendig.

Zusätzlich ist die zeitliche Verbuchung zu beachten. Bargeschäftsvorfälle sind sofort zu erfassen, übrige unbare Geschäftsvorfälle müssen i. d. R. innerhalb von zehn Tagen nach der Entstehung erfasst werden.

Belege müssen im Ursprungsformat archiviert werden. Wichtig dabei sind die Art des Speichermediums und die Software. Word oder Excel sind keine geeigneten Programme, weil sie gegen den Grundsatz der Unveränderbarkeit verstoßen.

Die Ablaufprozesse müssen klar geregelt und gut dokumentiert sein. Der Prozess muss vom Vorsystem über Nebensysteme bis hin zum Hauptsystem revisionssicher gestaltet sein.

Wie können Kommunen die Einhaltung der GoBD gewährleisten?

Vorsysteme sollten zwingend in die Aufbauprüfung im Rahmen der Prüfung des internen Kontrollsystem einbezogen werden.

Wird dabei zum Beispiel festgestellt, dass die bestehenden Berechtigungskonzepte in den Vorsystemen unzureichend sind, muss eine entsprechende Anpassung erfolgen. Nach erfolgter Aufbauprüfung ist eine Funktionsprüfung durchzuführen. Hierbei ist zu untersuchen, ob die in der Aufbauprüfung identifizierten Soll-Kontrollen in der täglichen Arbeit vollständig und zutreffend umgesetzt werden.

Ein weiteres Prüffeld ist die Funktionsfähigkeit der Schnittstellen im Rahmen der elektronischen Datenverarbeitung mit den Vorsystemen. Schnittstellen bereiten die Daten auf und übermitteln diese an das Hauptsystem. Die Prüfung schließt eine Untersuchung der Aufbereitung der Daten im Vorsystem und einen abschließenden Vergleich der Daten im Vorsystem mit den überspielten Daten im Hauptsystem ein.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Frage, wie die Daten in das Hauptsystem gelangen. Liegt eine Software- Schnittstelle vor, durch die beide Systeme miteinander kommunizieren oder gibt es einen Medienbruch und die Daten werden aus dem Vorsystem extrahiert und anschließend in das Hauptsystem eingespielt?

Ein Abgleich von Vor- und Hauptsystem kann mittels einer Software zur Massendatenanalyse erfolgen. Diese Softwarelösungen arbeiten unabhängig von der Anzahl der Buchungen, die analysiert werden. Dabei werden Vollständigkeit und Korrektheit der übermittelten Daten in das Hauptsystem kontrolliert und Inkonsistenzen aufgedeckt. Zusätzlich kann durch Massendatenanalyse dolosen Handlungen vorgebeugt werden.

Die GoBD in Verbindung mit TCMS

Ein gutes internes Kontrollsystem kann die Themenfelder GoBD und Tax Compliance Management System effizient miteinander verbinden und die Buchführung revisionssicher und nach den heutigen gesetzlichen und technischen Anforderungen gestalten.

Finanziellen und juristischen Problemen könnte vorgebeugt werden, indem Vorsysteme rechtzeitig überprüft werden. Aus diesem Grund spielen die in den GoBD verankerten Transparenz- und Dokumentationspflichten eine wichtige Rolle bei der Etablierung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS). Ein internes Kontrollsystem, das sämtliche Systeme einbezieht, kann die Erfüllung der steuerlichen Vorschriften und Pflichten überwachen und die Regelkonformität der Abläufe garantieren.

Die Neuausrichtung des internen Kontrollsystems, das über den Einbezug der Nebensysteme die Einhaltung der GoBD gewährleistet, schützt die Organisation vor Vermögensverlusten und deckt mögliche dolose Handlungen auf.

Rödl & Partner bietet Ihnen umfangreiche Unterstützung bei der Analyse von Vorsystemen, der konsequenten Implementierung von internen Kontrollsystemen und bei Datenanalysen an. Durch die Verbindung der klassischen kommunalen Jahresabschlussprüfung mit moderner Prüfungssoftware sprechen wir die Sprache der kommunalen Fachbereiche und die der IT-Dienstleister und sind so Ihr geeigneter Sparringspartner auf dem Weg zu einer integrierten Prüfung in Echtzeit.