Moderne Stellenbeschreibungen - Akzeptanz und analytischen Mehrwert schaffen

veröffentlicht am 1. Juli 2019

​Im Hinblick auf die vergangene Aktualisierung der TVöD-Entgeltordnung, aber auch u.a. vor dem Hintergrund von Aufgabenverschiebungen im Lichte von Prozesskostenoptimierungen gilt es für alle Kommunen regelmäßig Stellen zu bewerten.

Fachkräftemangel sowie der Stellenwert der Personalaufwendungen/ -kosten in den öffentlichen Haushalten erfordern einen sehr effizienten Umgang mit Personalressourcen.

Die Herangehensweise an Stellenbewertungen baut in der Regel auf vorhandenen Arbeitsplatzbeschreibungen auf, die die Arbeitsvorgänge des Stelleninhabers im Soll abbilden und deren Zeitanteile an der jeweiligen Arbeitszeit ausweisen. Das idealtypische Vorgehen sieht als Schritt 1 eines stringenten Verfahrens die Erstellung einer ersten Arbeitsplatzbeschreibung vor. Damit ein Ergebnis von hoher Qualität entsteht, sollte im Weiteren ein Stelleninterview sowie ein Bewertungsprozess mit expertenseitiger Reflexion der finalen Einschätzungen zum Stellenwert durchgeführt werden. In diesem Artikel widmen wir uns daher dem Stelleninterview und beschreiben hierbei Wesen und Vorgehen.

Sofern keine Arbeitsplatzbeschreibungen vorliegen, wird zumeist ein entsprechend strukturiertes Interview die Realität der Aufgabenwahrnehmung oder im Austausch mit Vorgesetzten/ Organisationsabteilungen etc. anvisierte Aufgabenportfolios aufnehmen. Der Vorteil dieser Methode liegt aus unserer Sicht darin, dass die Ergebnisse des Interviews unmittelbar zur Bewertung herangezogen werden können, woraus eine entsprechende Zeitersparnis resultiert.

Häufig liegen Bewertungskommissionen zu Beginn von Stellenbewertungen jedoch bestehende Arbeitsplatzbeschreibungen vor. Eine Bewertung nach ausschließlich der vorgelegten Arbeitsplatzbeschreibung vorzunehmen birgt zwar den vermeintlichen Vorteil, ggf. Zeit und Kosten einzusparen. Andererseits zeigt jedoch die langjährige Erfahrung von Rödl & Partner, dass eine reine Bewertung der Stelle „nach Papierlage” regelmäßig zu großen Akzeptanzproblemen innerhalb der Belegschaft führt. Hier treffen dann subjektives Gerechtigkeitsempfinden und die Realität der Bewertungen aufeinander, ggf. wurden Sachverhalte in der Arbeitsplatzbeschreibung nicht ausreichend detailliert dargelegt oder etwa Ermessenstatbestände nicht kenntlich gemacht. Im Ergebnis kann ein nicht akzeptierter Bewertungsprozess das Organisationsklima und damit die Effizienz der Aufgabenwahrnehmung im betroffenen und angrenzenden Bereichen empfindlich stören. Daher sollte stets mit der Bewertung einer Stelle die Integration des Stelleninhabers, von Mitarbeitern mit besonderem Erfahrungs- und Spezialwissen oder Vorgesetzten erfolgen und damit hohe kollegiale Akzeptanz erzeugt werden. Vorliegende Arbeitsplatzbeschreibungen sollten daher in Vorbereitung auf die Interviews überarbeitet werden und die Basis für einen standardisierten Interviewleitfaden bilden.

Mit der Anfertigung des Interviewleitfadens erfolgt bereits eine erste Einschätzung , gleichzeitig werden im Rahmen dessen Prüffragen für die voraussichtliche Eingruppierung spezifiziert. Dadurch ist dem Interviewenden möglich, einen Bewertungssachverhalt vollumfänglich zu beleuchten und strittige Punkte durch die detaillierten Schilderungen vor Ort auszuräumen.

Vor diesem Hintergrund erhöht das Stelleninterview nicht nur durch Partizipation die Akzeptanz der Stelleninhaber, sondern zusätzlich durch die Passgenauigkeit und hohe Qualität der anschließenden Stellenbewertungen.

Darüber hinaus bietet das Stelleninterview gleichsam den Vorteil, dass auch ergänzende Erkenntnisse über die Eigenheiten sowie Rahmenbedingungen der Aufgabenwahrnehmung gewonnen werden. Die Interviews sollten von erfahrenen Organisations-Fachberatern durchgeführt werden, da diese in der Lage sind, nach einem analytischen Cluster (Abstimmung mit Auftraggeber – z.B. „Standards/ Verfahrensvorgaben”, „Technische Ausstattung”) ihre Erkenntnisse aufzubereiten und somit eine Bewertung des Zustands des Aufgabenbereichs zu dokumentieren. Die Interviewer erhalten Informationen darüber, wie gut ein Aufgabenbereich durch Handlungsanleitungen determiniert ist, die Komplexität der Aufgabenwahrnehmung angestiegen ist oder nicht optimierte Schnittstellen Reibungsverluste erzeugen. Im Anschluss an die Stelleninterviews finden neben den Erörterungen der Bewertungsergebnisse auch Analysegespräche zum Zustand der Organisation statt.

Um die Akzeptanz der Bewertungsergebnisse weiter zu erhöhen, ist es elementar, das Gesamtverfahren transparent zu machen und daher im Lichte der Postulate des Change-Managements zu durchdenken. In jedem Fall muss es gelingen, dass ein tarifrechtlich verbindliches Bewertungsergebnis nur bedingt diskutiert wird und einen Gutachtencharakter erhält, zugleich sollte der unnötige Anschein einer „Black-Box” um jeden Preis vermieden werden. Neben der Durchführung der Stelleninterviews bieten wir daher auch Mitarbeiterauftakt- und abschlussveranstaltungen an, in denen das Verfahren sowie etwaige Vorbehalte erörtert bzw. reflektiert werden.

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