Verbuchungsfehler im Jobcenter kosten die Kommunen Millionen

​veröffentlicht am 8. Juli 2016

In vielen Jobcentern wurden offenbar über Jahre kommunale Leistungen falsch in A2LL verbucht. Dadurch entgingen den Kommunen Bundesbeteiligungen in Millionenhöhe. Eine Geltendmachung ist auch rückwirkend möglich. Durch Analysen von Zahlungsströmen und Aktenprüfungen beziffern erste Kreise die entgangenen und nachzufordernden Bundesbeteiligungen. In 2016 können noch Rückforderungen bis 2012 gestellt werden, danach beginnt die Verjährung.

​Kommunen entgehen Bundesbeteiligungen in Millionenhöhe

Die Ereignisse überschlagen sich und die Landkreistage schlagen Alarm: Offenbar wurden in vielen Jobcentern über Jahre hinweg Fehler bei der Verbuchung von Leistungen und Darlehen begangen. Leistungen des Jobcenters werden bei gemeinsamen Einrichtungen von der Kommune getragen und je nach Leistung anteilig vom Bund übernommen. Die neue Erkenntnis dabei: Offenbar wurden viele Leistungen fehlerhaft verbucht, sodass die entsprechenden Bundesbeteiligungen nicht gezahlt wurden. Laut ersten Hochrechnungen wurden hier Bundesmittel in Millionenhöhe nicht abgerufen.
 

Falschverbuchung von Leistungen in A2LL verhindert Erträge für Kommunen

Dass die Fachsoftware A2LL, die jahrelang bei den gemeinsamen Einrichtungen von Bundesagentur und kommunalen Trägern im Einsatz war, nicht frei von Problemen ist, war schon seit Langem bekannt. Dies wird unter anderem an den zahlreichen „Umgehungslösungen” sichtbar, die notwendig waren, damit das Fachverfahren die richtigen Leistungshöhen berechnete. Zusätzlich zu den IT-bedingten Problemen wurden aber auch in der Anwendung vielfach Fehler gemacht, die sich auf die Höhe der Leistungen des Bundes auswirkten. Dabei sind mehrere Fehler bekannt, die sich zulasten der kommunalen Träger ausgewirkt haben:

1. Falsch verbuchte Leistungen

Die Bundesbeteiligung unterscheidet sich nach Leistungsarten. Wenn der Sachbearbeiter z. B. Renovierungskosten, die eigentlich zum Regelbedarf SGB II zählen, auf die Finanzposition „Umzugskosten” bucht, entfällt dafür die Bundesbeteiligung, da Umzugskosten komplett durch den kommunalen Träger gedeckt werden. Ähnlich verhält es sich bei der Position „Sonstiges/ Mietschulden”. Sachverhalte dieser Art treten als Resultat von fehlerhaften Buchungsvorgängen oder der Anwendung von Umgehungslösungen häufig auf.
 

2. Fehlerhafte Verbuchung von Darlehensrückflüssen

Darlehen für z. B. Mietschulden, einmalige Bedarfe, etc. werden häufig ganz von der Kommune getragen. Oftmals werden die Tilgungsraten jedoch Konten zugeordnet, von denen Teile an den Bund weitergeleitet werden. Dem Bund wird also ein Darlehen zurückgezahlt, das von der Kommune vergeben wurde.
 

3. Erstattungsansprüche auf Unterhaltsvorschussleistungen

Erstattungsleistungen des Jugendamtes wurden in Jobcentern falsch verbucht und der Bundesagentur als Träger zugeordnet. Viele dieser Eingabe- und Verbuchungsfehler sind jedoch durch eine Auswertung aus dem Fachverfahren identifizierbar. Spätestens in einer Aktenprüfung können sie mit großer Sicherheit festgestellt werden.
 

Beträge für Rückerstattung müssen durch Datenauswertung und Aktenprüfung beziffert werden

Die gute Nachricht für die betroffenen Kommunen lautet: Eine Rückerstattung ist möglich! Allerdings sind hier die einschlägigen Verjährungsfristen zu beachten. Eine Rückerstattung ist grundsätzlich nur für die Jahre ab 2012 möglich, die Möglichkeit zur Rückforderung für 2012 besteht jedoch nur bis zum 31. Dezember 2016. Zudem muss die Kommune ausweisen können, in welcher Höhe Bundesbeteiligungen nicht abgerufen wurden. Erste (Land-) Kreise in NRW und im Saarland prüfen deshalb mittels Auswertungen aus A2LL, in welchem Umfang Falschverbuchungen aufgetreten sind. Dazu können beispielsweise Zahlungsreihen bestimmter Finanzpositionen untersucht oder Kommentarspalten ausgewertet werden. In der Praxis werden außerdem oft Stichproben aus dem Fallbestand gezogen, bei denen eine dezidierte Aktenprüfung durchgeführt wird. So können die Potenziale zuverlässig abgeschätzt werden.
 
Positiv ist, dass bei ersten Kommunen auf eine Umbuchung der falsch zugeordneten Leistungen verzichtet werden konnte. Stattdessen wurde die Bundesbeteiligung auf Basis von Fall- und Buchungslisten eingeklagt. Dadurch müssen die Kommunen keine aufwendigen Umbuchungen im Altfallbestand vornehmen.
 

Rödl & Partner unterstützt erste Mandanten bei der Ermittlung von Rückforderungsbeträgen

Bei vielen kommunalen Trägern sind nicht die personellen oder fachlichen Kapazitäten vorhanden, um die Ermittlung der Rückforderungsbeträge selbst vorzunehmen. Rödl & Partner unterstützt derzeit erste Mandanten bei der Ermittlung ihrer Rückforderungsbeträge. Nähere Informationen zum Prüfungsvorgehen geben wir Ihnen gerne persönlich vor Ort.