Folgeinventuren rechtskonform, effektiv und effizient gestalten

​veröffentlicht am 5. Oktober 2017

Die Aufstellung der Eröffnungsbilanz und die damit einhergehende Aufstellung eines Inventars stellte für die meisten Kommunen in Nordrhein-Westfalen eine große personelle, zeitliche und damit auch finanzielle Belastung dar. Insbesondere die „erstmalige” Inventur des kommunalen Vermögens stellte die Kommunen vor eine kaum zu bewältigende Herausforderung.

​So verwundert es auch nicht, dass die meisten Kommunen bis heute – mehr als sieben Jahre nach dem Stichtag der Eröffnungsbilanzen – ihrer in § 91 GO NRW sowie § 28 Abs. 1 Satz 3 GemHVO NRW verankerten, gesetzlichen Verpflichtung zur Durchführung körperlicher (Folge-)Inventuren nicht nachgekommen sind. Im Rahmen der allgemeinen Sorgfaltspflicht hat die Verwaltungsleitung Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen mittels verwaltungsinterner Regeln zu etablieren.

Oftmals ist dies darauf zurückzuführen, dass anderen Aufgaben – wie beispielsweise der kommunalen Haushaltsplanung, der Aufarbeitung rückständiger kommunaler Jahresabschlüsse oder der Erstellung kommunaler Gesamtabschlüsse – eine höhere Priorität eingeräumt wurde. In vielen Kommunen fehlte es jedoch schlichtweg an den nötigen zeitlichen und personellen Kapazitäten, eine Inventur – analog dem Vorgehen zur Eröffnungsbilanz – durchzuführen. Dabei ist dies auch gar nicht nötig.

Ziel der Folgeinventur:

Das Hauptziel der Folgeinventuren ist es, im Sinne einer Bestandskontrolle festzustellen, ob sich die in der Finanzbuchhaltung erfassten gemeindlichen Vermögensgegenstände auch tatsächlich noch im Bestand der Kommune befinden. Nicht selten weichen die in der AnBu/FiBu erfassten Bestände aufgrund fehlender Abgangsmeldungen (z. B. bei Diebstahl oder Verschrottung) oder fehlender Zugangsmeldungen (z.B. bei Schenkungen oder Spenden) von den realen Beständen ab.

Die Vereinfachung

Der Gesetzgeber hat den Kommunen mit dem § 29 GemHVO NRW verschiedene Vereinfachungsregelungen eingeräumt, um die Durchführung der (Folge-)Inventuren umsetzbar und wirtschaftlich zu gestalten.

So ist es – unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen – zulässig, eine Inventur anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenstände durchzuführen (§ 29 Absatz 1 GemHVO NRW). Diese als Buchinventur bezeichnete Inventurform kann genutzt werden, um den Bestand und den Wert des langfristig gebundenen Sachanlagevermögens und des Infrastrukturvermögens – das in den meisten Kommunen den größten Teil der Bilanzsumme ausmacht – zum Stichtag zu verifizieren.

Darüber hinaus ist es den Kommunen gestattet, den Bestand an Vermögensgegenständen mithilfe mathematisch-statistische Methoden aufgrund von Stichproben oder durch andere geeignete Verfahren zu ermitteln (§ 29 Abs. 2 GemHVO NRW). Diese Regelung erlaubt es den Kommunen, nur ausgewählte Elemente und nicht alle Einzelbestände des gemeindlichen Gesamtbestands aufzunehmen. Eine reine Standortsinventur ist hingegen nicht zulässig.

Ziel der Vereinfachungsmöglichkeiten

Die Anwendung der Vereinfachungsregelungen soll dazu beitragen, den Arbeits- und Zeitaufwand im Rahmen der Durchführung der gemeindlichen Inventur erheblich zu reduzieren. Die Grundsätze der Vollständigkeit und der Richtigkeit dürfen dadurch jedoch nicht unvertretbar beeinträchtigt werden.

Aus diesem Grund wird die Inanspruchnahme dieser Inventurvereinfachungen an bestimmte Bedingungen geknüpft. So müssen für die von den Vereinfachungen betroffenen Vermögensgegenstände geeignete Bestands-/Anlagenverzeichnisse geführt werden, in denen Zu- und Abgänge sowie Abschreibungen ordnungsmäßig und zeitnah erfasst werden. Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle fünf Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen.

Zur Wahrung von Verkehrssicherungspflichten und im Rahmen technischer Überprüfungen werden bereits heute große Teile des kommunalen Vermögens in deutlich kürzeren zeitlichen Abständen regelmäßig in Augenschein genommen. Die dabei gewonnen Informationen können grundsätzlich für die Inanspruchnahme der Inventurvereinfachungen genutzt werden.

Hier kommt es jedoch auf eine geeignete Dokumentation dieser Ergebnisse an.

Obwohl viele Kommunen diese Voraussetzungen bereits ganz oder teilweise erfüllen, werden diese Vereinfachungen aufgrund fehlender Erfahrungen oder Unsicherheit nicht genutzt. Analog zur Jahresabschlusserstellung ist es auch hier wichtig, dass die einzelnen Fachbereiche zusammenarbeiten und nicht nur die Kämmerei sich zuständig fühlt.

Die Möglichkeiten der Inventuroptimierung sind vielfältig und variieren entsprechend den Rahmenbedingungen und Erfordernissen einer jeden Kommune. Welche Maßnahmen am besten geeignet sind, um die Inventur möglichst effizient zu gestalten, muss innerhalb der Kommune individuell analysiert werden.

Durch unsere langjährigen und vielfältigen Erfahrungen im kommunalen Sektor ist es uns möglich, Kommunen, kommunale Einrichtungen und andere öffentliche Unternehmen professionell bei dieser Aufgabe zu unterstützen. Wichtig ist uns dabei vor allem, dass wir „die Sprache” der Kommunen sprechen.