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veröffentlicht am 2. Juli 2018
Die Harmonisierung von Dienstleistungsqualität unter der politischen Maßgabe einer „Willkommensbehörde” einerseits und der Wirtschaftlichkeit bei der Erfüllung von Ordnungsaufgaben andererseits stellt hierbei eine Kernherausforderung dar. Die Fragen nach Personalausstattung, Aufbau- und Ablauforganisation kann nur belastbar beantwortet werden, wenn die Herausforderungen des Einzelfalls eruiert und mit umsetzungsorientierten Optimierungskonzepten verschmolzen werden. Dabei ist eine Richtschnur, eine ebenso effiziente wie robuste Organisation zu entwickeln.
Die Optimierung von Prozessen zielt daher gleichermaßen auf eine Erhöhung der Effizienz und Effektivität der Leistungserbringung, der Mitarbeiterfreundlichkeit sowie auch der Kundenorientierung. Für die Organisationsentwicklung in Ausländerbehörden ist daher die Klärung der Spannungsverhältnisse zwischen den einzelnen Anforderungen und damit die Definition der zu lebenden Rollen wesentliche Leitlinie. Die gestellten Anforderungen werden, heruntergebrochen auf die Ebene der täglichen Leistungserbringung, mitunter als entgegengesetzt und somit wenig greifbar und widersprüchlich wahrgenommen.
Mit dem Anstieg der Zahl der Asylbewerber gingen in den vergangenen Jahren häufig deutliche Zuwächse im Personalkörper einher. Vielfach sind jedoch die entsprechenden Strukturen im Sinne von Aufgabenverteilung, Schnittstellenmanagement oder auch Standards und Verfahrensvorgaben nicht im adäquaten Maße mitentwickelt worden. Im Ergebnis gilt es nun, die gewachsenen Strukturen miteinander in Einklang zu bringen, an den jeweiligen Zielsetzungen auszurichten und einen für die definierten Aufgaben adäquaten Personalkörper zu bemessen (quantitativer Aufwand vs. qualitativer Aufwand gemäß Kundenstrukturanalyse – z.B. EU-Ausländer, Nicht-EU-Ausländer mit/ohne Daueraufenthaltsrecht, Inhaber von Duldungen). Hierbei ist vor dem Hintergrund der Erfahrungen der letzten Jahre das Kriterium Fortschreibungsfähigkeit elementar geworden, um das Instrument der Personalbemessung in Gestalt eindeutiger Fallzahlenschlüssel bei einer Veränderung der äußeren Rahmenbedingungen dynamisch zu gestalten. Im Ergebnis wird die Organisation robust gegenüber externen Einflussfaktoren, was Schwankungen bei den Kundenzahlen betrifft.
Neben der Reaktion auf Veränderungen der Rahmenbedingungen in personell-quantitativer Hinsicht gilt es jedoch auch, die qualitativen Elemente der Leistungserbringung entsprechend stabil zu gestalten. Hierzu zählen etwa Abwägungen hinsichtlich eines professionellen Steuerungssystems für den Parteienverkehr zur optimalen Verteilung der Aufgabenlast, medienbruchfreie und einheitlich genutzte Fachverfahren (elektronische Ausländerakte), Trennung allgemeiner Ausländer- und Asylangelegenheiten, ganzheitliche Sachbearbeitung oder auch die Vermeidung einer hohen Fragmentierung bei der Aufgabenverteilung (z.B. Grenzübertrittsbescheinigungen). Um die Wirtschaftlichkeit der Aufgabenwahrnehmung sicherzustellen, müssen Prozesskostenrechnungen durchgeführt werden. Hierbei ist von Interesse, wie die bestehenden Leistungsprozesse in den Laufbahngruppen in entsprechende Aufgaben und Tätigkeiten (schwierige Fälle, juristische Fragestellungen) und somit gemäß einer Front- und Backoffice-Logik zerlegt sind.
Neben umfassenden Organisationsentwicklungsprojekten untersuchen wir vor diesem Hintergrund, ob Ihre Ausländerbehörde richtig aufgestellt ist. In kurzen, leitfadengestützten Interviews mit der Leitungsebene, die einen Einblick in die Leistungsfähigkeit und Grundstrukturen bieten, wird die Leistungsfähigkeit der Ausländerbehörde sichtbar.
Folgende Aspekte werden dabei betrachtet:
Sie erhalten im Ergebnis Klarheit darüber, wie zukunftsfähig Ihre Ausländerbehörde aufgestellt ist. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Thomas Seitz
Diplom-Betriebswirt (FH)
Partner
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