Umsatzsteuer im Mietvertrag bei hoheitlichem Handeln – Kostenoptimierung und Einsparung

​veröffentlicht am 3. Juli 2017

Die nach wie vor anhaltende Haushaltsmisere von Bund, Ländern und Kommunen beeinträchtigt die Zukunftsfähigkeit Deutschlands. Jüngste Verbesserungen – auch durch höhere Steuereinnahmen – dürfen über tiefer gehende strukturelle Probleme nicht hinwegtäuschen. Eingeschlagene Wege wie z.B. die Modernisierung der Verwaltung und begonnene Optimierungsmaßnahmen müssen gerade jetzt stringent weiterverfolgt werden. Insbesondere gilt dies, wenn sie so aussichtsreich sind wie im Bereich des Immobilienmanagements. Hier existiert ein enormes Optimierungs-, Rationalisierungs- und Einsparpotenzial. Die Herausforderungen des Liegenschaftswesens der öffentlichen Hand umfassen Themen wie unzureichendes betriebswirtschaftliches Management-Know-how, fehlende Ziele und Strategien, ineffiziente Organisation, mangelnde erfolgsorientierte Führungs- bzw. Steuerungsmethoden und Anreizsysteme sowie geringe immobilienwirtschaftliche Datentransparenz.

​Die öffentliche Hand ist deshalb gezwungen, wirtschaftlicher zu handeln und wie die freie Wirtschaft ihre Ressourcen mit optimaler Wertschöpfung zu nutzen. Insbesondere der Ressource Immobilie kommt dabei eine hohe Bedeutung zu. Exemplarisch hierzu die Thematik „Umsatzsteuer”:

Die Besteuerung der öffentlichen Hand ist seit Jahren im Umbruch. Vor allem im Hinblick auf die umsatzsteuerliche Behandlung hat sich die Rechtslage gravierend geändert. Hierunter fallen bspw. die Neuerungen, die sich durch die Einführung des § 2b UStG für juristische Personen des öffentlichen Rechts ergeben.

Weiterhin hat sich der Bundesfinanzhof in mehreren Urteilen zum anteiligen Vorsteuerabzug bei hoheitlich genutzten Gebäuden geäußert. Hierzu hat das Bundesministerium der Finanzen in einem entsprechenden Schreiben Stellung genommen. Ein anteiliger Vorsteuerabzug kann demnach bei nichtunternehmerisch genutzten Gebäuden möglich sein. Dies kann für Kommunen großes Sparpotenzial bringen, birgt aber auch Gefahren.

Ein anteiliger Vorsteuerabzug ist demnach bei nichtunternehmerisch genutzten Gebäuden meist dann möglich, soweit eine PV-Anlagen auf dem Dach installiert wird. Die Abgrenzung des unternehmerischen (gewerblichen) von dem nichtunternehmerischen (hoheitlichen) Anteil kann nach den allgemeinen Grundsätzen der Vorsteueraufteilung erfolgen. Hierbei wird auf § 15 Abs. 4 UStG verwiesen. Typischerweise wird in diesen Fällen auf das Verhältnis der fiktiven Vermietungsumsätze des Gebäudes zur anteiligen Miete für die Dachfläche abgestellt.

Mit Schreiben vom 19. September 2014 hat die Finanzverwaltung darauf hingewiesen, dass diese Aufteilung jedoch dahingehend anzupassen ist, dass eine PV-Anlage nur insoweit zum unternehmerischen Bereich zählt, wie hierfür umsatzsteuerpflichtige Ausgangsumsätze erzielt werden.

So kann bei dem Neubau oder der Sanierung von öffentlichen Gebäuden, wie bspw. einem Rathaus, ein anteiliger Vorsteuerabzug der Kosten möglich sein.

Sofern jedoch Städte oder Gemeinden mit Unternehmen oder privaten Dritten Mietverhältnisse eingehen, sollte geprüft werden, ob auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 12 UStG verzichtet werden kann. Hierfür hat der Gesetzgeber genaue Spielregeln im § 9 UStG definiert. Dies soll anhand des folgenden Beispiels verdeutlich werden:

Mietet eine Kommune von einem Unternehmer Unterkünfte für die Unterbringung von Flüchtlingen an, liegt es an der vertraglichen Ausgestaltung, ob die Kommune neben dem Mietzins noch Umsatzsteuer in Höhe von 7 Prozent zu entrichten hat. Dies kann dann der Fall sein, wenn es sich zum Beispiel um eine kurzfristige Anmietung der Räumlichkeiten (kürzer als 6 Monate) handelt oder neben der Wohnraumüberlassung nicht unwesentliche Erbringungen weiterer Dienstleistungen vereinbart werden. Teilweise erfolgt keine Vermietung von Räumlichkeiten, sondern es wird lediglich ein Rahmenvertrag oder eine Belegungsvereinbarung geschlossen. In diesen Fällen geht die öffentliche Hand zwar ggf. auch langfristige Rechtsbeziehungen mit dem Eigentümer der Räumlichkeiten ein, sie kann jedoch nicht wie ein Mieter oder Besitzer über die Räumlichkeiten verfügen. Diese Verträge regeln lediglich die Modalitäten einer möglichen Belegung. Die umsatzsteuerrechtliche Beurteilung richtet sich nach der späteren tatsächlichen Umsetzung der Vereinbarung. Hier kann es sodann im Einzelfall dazu führen, dass die Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 12 UStG nicht greift.

Dies zeigt, dass bei der Anmietung von Immobilien durch die öffentliche Hand die rechtlichen Rahmenbedingungen genau zu prüfen sind. Weiterhin können sich durch die geänderte Rechtsprechung hohe Einsparpotenziale ergeben. Umso wichtiger ist es, dass große und zusammenhängende Immobilienbestände, wie sie z.B. bei der öffentlichen Hand vorhanden sind, den richtigen Stellenwert einnehmen. Die generell schwierig zu organisierenden Immobilien müssen gemanagt statt nur verwaltet werden.

Diese Erkenntnis und die damit verbundenen erheblichen Optimierungs-, Rationalisierungs- und Einsparpotenziale führten in den letzten Jahren auf kommunaler Ebene zu Professionalisierungs- und Umstrukturierungsmaßnahmen. Dabei erfolgte eine Orientierung an den Entwicklungen in der Privatwirtschaft, die in vielen Punkten vergleichbare Ausgangsbedingungen und Zielsetzungen aufweist. Allerdings – und das zeigen die obigen Beispiele – gibt es immer wieder Themen, die es zu bearbeiten gilt. Die Situation und die Verbesserungspotenziale im öffentlichen Liegenschaftswesen fordern dringlich ein professionelles Public Real Estate Management, ohne das ein optimierter wirtschaftlicher Umgang mit den öffentlichen Immobilien nicht bewerkstelligt werden kann. Eine systematisierte Vorgehensweise bei der individuellen Konzeption und eine stringente Umsetzung der Ziele sind dabei unerlässlich. Die Begleitung des Optimierungsprozesses durch externe Unterstützung hat sich hierbei bewährt.

Insbesondere bei den Kommunen gilt es, die anstehenden Aufgaben nicht zu scheuen und die hohen Optimierungschancen zwingend zu nutzen und sie zeitnah in Erfolge umzusetzen.