QuARZ – Controllingprozesse im Jugendamt beschleunigen

​veröffentlicht am 3. Juli 2017

Transparenz bei den Kosten der Leistungserbringung stellt eine der wichtigsten Anforderungen an das Finanzcontrolling von Jugendämtern dar. Oftmals bereitet es den handelnden Akteuren Schwierigkeiten und zusätzliche Mühen, den Anforderungen der Führungskräfte und den Querschnittsverwaltungen gerecht werden zu können. QuARZ (Qualifizierte Abfrage relevanterZahlen) hilft Ihnen bei Planung und Überwachung des Haushalts und prognostiziert, ob Sie innerhalb des Jahres im Rahmen bleiben. Das neue Berichtsmodul stellt Ihnen die zugehörigen Kennzahlen dar.

​Im modularen Aufbau von QuARZ können Sie mit dem Modul HR (Hochrechnung) ganz einfach Ihren Haushalt planen. Dies gilt auch für die Planung von Sozialraumbudgets. QuARZ wertet alle rückwirkenden Zahlungen der letzten Monate und Jahre aus Ihrem Jugendhilfefachverfahren aus. Den Zeitraum der Auswertung können Sie ganz einfach mittels Dropdown selbst wählen. Sie können also nur die letzten 3 Monate von QuARZ auswerten lassen oder auch die letzten 5 Jahre. Als Anhaltspunkt liefert Ihnen QuARZ zur leichteren Einordnung und zur Haushaltsplanung stets den Gesamtwert des vergangenen Jahres. Wie im ganzen Programm können Sie natürlich auch hier einzelne Maßnahmen in Ihren einzelnen Sozialräumen/ Bezirken auswählen und so auch auf kleinerer Ebene planen. Im Bereich der Haushaltsplanung finden sich mehrere Hilfemaßnahmen in einem Produkt wieder. In QuARZ können Sie sich ganz einfach Ihre Produktstruktur anlegen und die Zahlungen auf Produktebene auswerten und planen. Die individuell auf Ihren Haushaltsplan abgestimmte Produktstruktur kann weiterhin auf einzelne Budgets und deren Subbudgets zur Abbildung von sozialräumlichen Strukturen verwendet werden. Somit ermöglicht Ihnen QuARZ eine jugendamtsinterne Sozialraumbudgetierung. Darüber hinaus sparen Sie sich enorm viel Zeit bei der Haushaltsplanung.

Unterjährig können Sie die Ausgaben für Hilfemaßnahmen, Produkte und Sozialraumbudgets mit statistischen Hochrechnungen bis zum Ende des Jahres prognostizieren. QuARZ bietet Ihnen hier ganze 7 unterschiedliche Hochrechnungsarten zur Berechnung der Prognosewerte an, die in der Lage sind, auch saisonale Schwankungen in den Maßnahmen zu berücksichtigen.

Sie können die Prognosearten selbst an- und abwählen und so ein statistisch sehr wahrscheinliches Ergebnis errechnen. Für jede gewählte Hochrechnung gibt Ihnen QuARZ die Abweichung zum im Haushalt hinterlegten und geplanten Wert an. Sie sehen auf den ersten Blick, ob Sie über dem Wert im Haushalt liegen oder darunter. Das Hochrechnungsmodul kann bei der Hochrechnung natürlich nur gebuchte und im System hinterlegte Zahlungen valide auswerten. Die Praxis zeigt aber, dass die Wirtschaftliche Jugendhilfe in den meisten Jugendämtern mit den Buchungen der Zahlungen an die Träger etwa 2 Monate im Rückstand ist. Deshalb bietet Ihnen QuARZ auch in der konfigurierbaren Grundeinstellung für die Hochrechnungen den vorvorletzten Monat als Planungsgrundlage an. Damit Ihnen aber das Risiko von zukünftigen Buchungen bewusst wird, zeigt QuARZ in einer sog. Risikoanalyse an, was an Kosten bis zum aktuellen Datum noch auf Sie zukommen kann. QuARZ zeigt Ihnen also mit einem Mausklick, welche Ausgaben zukünftig noch getätigt werden und hilft Ihnen somit, bessere Entscheidungen zu treffen.

Mit dem Berichtsmodul wird in QuARZ die zusätzliche Möglichkeit geschaffen, aus dem Zahlenmaterial der Fachanwendung eigene
Kennzahlen zu gewinnen, die danach in ihrem zeitlichen Verlauf oder als Graphik mit Warnfunktion dargestellt werden können. Es werden vielfältige Kombinationen aus Fallzahlen und Kosten unterstützt, um Kennzahlen zu beschreiben. Bei der Darstellung des zeitlichen Verlaufs können der Beginn und das Ende des zu analysierenden Zeitraums relativ zur Gegenwart gewählt werden (z.B. Beginn des letzten Kalenderjahres, Ende am Monatsletzten des Vormonats). Aus den Kennzahlendefinitionen können Berichte zusammengestellt werden, die auf dem Bildschirm dargestellt oder in einer PDF-Datei gespeichert werden können. Individuell konfigurierbare Farbskalen erleichtern die Interpretation der Zahlen.

Gerne zeigen und erläutern wir Ihnen die technischen Möglichkeiten für Ihr Fachverfahren.