Digitalisierung im Jobcenter von Optionskommunen – Eine machbare Investition in Nachhaltigkeit und multidimensionalen Nutzen

​veröffentlicht am 7. Januar 2020

Zukunftsgerichtetheit und ein genereller Trend hin zur Erhöhung der Effizienz und damit des optimalen Einsatzes zur Verfügung stehender personeller und sachlicher Ressourcen bei gleichzeitig hoher Serviceverpflichtung und -bereitschaft führen in vielen Jobcentern dazu, dass auch vor dem Hintergrund des eGovernment-Gesetzes die Digitalisierung der Prozesse zunehmend intensiv in den Fokus gerät. Mit erheblicher Komplexität, Wechselwirkungen der bestehenden mit zukünftigen Systemen und etwaigen Kompatibilitätsbedenken oder der Notwendigkeit eines umfassenden Change-Managements seien nur einige Hemmfaktoren für derartige Vorhaben genannt. Innerhalb dieser Rahmenbedingungen stiftet Digitalisierung jedoch einen multidimensionalen Nutzen, der sich entlang unterschiedlicher Perspektiven abbilden lässt. Im Folgenden werden nur einzelne Aspekte benannt.

Aus Sicht der Mitarbeiter etwa führen stringente und digital (teil)automatisierte Prozesse zu einer vergleichsweise höheren Zufriedenheit. Die Möglichkeiten für Tele-Arbeit führen so etwa nach Erfahrungen von Rödl & Partner sowie unseres Fachnetzwerks dazu, dass der Krankenstand rückläufig ist und die Rückkehrdauer nach längeren Abwesenheiten durch z. B. Krankheiten oder auch Elternzeit entscheidend verkürzt wird.

Aus Sicht der Leitungsebene werden im Zuge von Standardisierung die Personaleinsatzmöglichkeiten flexibilisiert, die Kosten pro Arbeitsplatz (Tele-Arbeits-Quote) sinken bei gleichzeitiger Erhöhung der allgemeinen Effizienz des Personaleinsatzes (Verringerung sachlicher Verteilzeiten/Entlastung von „Nebenarbeiten”). Im Gegenzug stehen dem Personalkörper zusätzliche Zeitanteile für die Wahrnehmung der eigentlichen fallsteuerungsbezogenen Kernaufgaben (Vermittlung, Beratung etc.) zur Verfügung, wodurch sich idealtypisch Transferaufwendungen einsparen lassen. Darüber hinaus lässt sich der Aspekt integrierter Fallbearbeitung optimieren, da Fallmanagement und Leistungssachbearbeitung zeitnah und unkompliziert auf dieselben Fallakten zugreifen können und sich der Informationsaustausch systemseitig automatisieren lässt. Die Möglichkeit der nicht physischen und damit unkomplizierten Akteneinsicht ist darüber hinaus auch der Verbesserung weiterer Schnittstellen, wie z. B. mit der Widerspruchsstelle, dem Beschwerdemanagement oder der Unterhaltsstelle zuträglich.

Letztlich erhöhen sich durch die Digitalisierung jedoch in allen ihren Bestandteilen nicht nur die Effizienz der Leistungserbringung oder auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Auch aus Sicht der Kunden führt der vergleichsweise bessere Informationsgrad der Mitarbeiter zu einer reibungslosen Abwicklung ihres Anliegens oder einer erhöhten Transparenz in Bezug auf Auskünfte zum Bearbeitungsstand eines Vorgangs. Die notwendigen Schritte hin zu einem vollumfänglich digitalisierten Workflow erstrecken sich über das zentrale Scannen inklusive Anpassung der nachfolgenden Arbeitsprozesse bis hin zu einer Entwicklung von Verfahrensvorgaben zur Umsetzung der integrierten Fallbearbeitung sowie entsprechenden Change-Elementen zur Integration der Mitarbeiter bzw. dem Umgang mit Ängsten und Vorbehalten. Der jeweilige Entwicklungsstand der Organisationen ist dabei nach Erfahrungen von Rödl & Partner in hohem Maße heterogen, was einen individuell zugeschnittenen „Masterplan” erfordert. Rödl & Partner unterstützt Sie sehr gerne mit seinem Fachnetzwerk aus erfahrenen Praktikern bei der Entwicklung eines Projektplans „Digitalisierung”, der detailliert jede einzelne Aktivität auf dem Weg hin zu einem digitalen Workflow abbildet, eine Kosten-Nutzen-Dimension enthält oder auch passgenaue Kommunikations- und Partizipationselemente für unterschiedliche Hierarchieebenen und Stakeholder. Die systematische Verbindung des gegenwärtigen Standorts mit den zukünftigen Zielen bilden wir im Reifegradmodell der Digitalisierungsstrategie ab.