Glauben Sie noch oder prüfen Sie schon? Kommunale Vorverfahren und deren Bedeutung im doppischen Jahresabschluss

​veröffentlicht am 9. Januar 2018

Nur wenn sichergestellt ist, dass ein Kontrollsystem intern so ausgerichtet ist, dass Fehler bereits kurz nach ihrem Auftreten erkannt werden oder optimalerweise gleich gar nicht entstehen, kann der Abschlussprüfer sich auf Stichproben verlassen, um auf das Gesamtwerk schließen zu können. Dabei liegt ein Hauptfokus auf den Prozessen, mit denen rechnungslegungsrelevante Daten in das Buchhaltungssystem kommen und dort weiterverarbeitet werden. Der Fokus liegt hierbei aber nach wie vor auf der Hauptbuchhaltung. Das liegt auch nahe, da das finale Zahlenwerk aus diesem System ausgelesen wird. Woher aber stammen die Zahlen aus der Hauptbuchhaltung?

​Die Prüfung von kommunalen Jahresabschlüssen wird nach dem risikoorientierten Prüfungsansatz durchgeführt. Hier erfolgt die Einschätzung der Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune über eine grundsätzliche Risikoeinschätzung, die Analyse der Systeme und Prozesse und die grundsätzliche Prüfung des internen Kontrollsystems. Nur wenn sichergestellt ist, dass ein Kontrollsystem intern so ausgerichtet ist, dass Fehler bereits kurz nach ihrem Auftreten erkannt werden oder optimalerweise gleich gar nicht entstehen, kann der Abschlussprüfer sich auf Stichproben verlassen, um auf das Gesamtwerk schließen zu können. Dabei liegt ein Hauptfokus auf den Prozessen, mit denen rechnungslegungsrelevante Daten in das Buchhaltungssystem kommen und dort weiterverarbeitet werden.

Dass also im Rahmen der kommunalen Jahresabschlussprüfung keiner mehr einen Bogen um die Prüfung des Buchhaltungssystems machen kann, ist inzwischen jedem klar. Der Fokus liegt hierbei aber nach wie vor auf der Hauptbuchhaltung. Das liegt auch nahe, da das finale Zahlenwerk aus diesem System ausgelesen wird.

Woher stammen die Zahlen aus der Hauptbuchhaltung?

Im Rahmen der IKS-Prüfung nimmt man z.B. die Prozesse auf, die zeigen, wie die einzelne Baurechnung von der Ausschreibung über alle Einzelprozesse am Ende in der Anlagenbuchhaltung landet. Optimalerweise werden dann noch Haupt- und Nebenbuch abgestimmt und die ein oder andere Abschreibung kontrolliert.

Was aber ist mit all den anderen Vorverfahren, die jede Menge buchhalterische Sachverhalte generieren:

• Wie entstehen die Werte, die bei örtlichen Trägern der Jobcenter monatlich automatisch im Bereich der Kosten der Unterkunft abgerechnet werden?
• Wie erfolgt die Fallverbuchung für Kinder, die im Rahmen der wirtschaftlichen Jugendhilfe in einer Einrichtung unterkommen?
• Wie valide sind die Abrechnungsdaten für die alte Dame, die Grundsicherung erhält, und wie erfolgt die Abgrenzung, wenn ein Trägerwechsel stattfindet oder die Dame in ein Altenheim wechselt?
• u.v.m.

Nicht selten arbeiten die Vorverfahren mit eigenen Kreditoren und Debitoren, sodass man oft ein zusätzliches Nebenbuch vom Vorverfahren vorfindet – ein Nebenbuch vom Nebenbuch der eigentlichen Buchhaltungssoftware.

Schnell zeigen sich im Rahmen einer IT-Anwendungsinventur bei einer mittelgroßen Kommune weit über 10 (Vor-)Systeme, die alle direkte oder indirekte Zahlungsströme, Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtige oder weitere finanzstatistische Daten produzieren. Darüber hinaus steht eine Unzahl von weiteren Anwendungen zur Verfügung, die indirekte Daten zur Weiterverarbeitung liefern.

Ein Abgleich mit der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Schnittstelle findet entweder mittels Anordnungsbelegen manuell statt oder einzelne Beträge werden automatisiert eingespielt. Außerdem existieren Vorverfahren, die über eine eigene Bankanbindung verfügen. Hier veranlassen Sachbearbeiter nicht selten die Auszahlung direkt und die Kämmerei gleicht am Ende noch den Anordnungszettel mit der Abbuchung von der Bank ab und bucht diese händisch ein. Eine Möglichkeit, falsch zugeordnete Zahlungen an dieser Stelle noch zu stoppen, gibt es somit nicht. Zwar passt die Buchung dann zur Abbuchung, aber die Ordnungsmäßigkeit der Buchung selbst lässt sich in der Hauptbuchhaltung nicht mal ansatzweise prüfen.

Die in einer Kommune vorgelagerten rechnungslegungsrelevanten Systeme werden oft als nicht bedeutend betrachtet oder mit der Begründung „Dafür haben wir unser Rechenzentrum” heruntergespielt.

Die ganzen Vorsysteme für Asyl, Jugendhilfeverfahren, SGB II-Hilfen, Verwarn- und Bußgelder, Rettungsdienst- und Personalabrechnungen und viele weitere im Bereich der Steuerbescheide, der Gewerberegister, des Einwohnerwesens etc. bilden aber die Basis der Zahlen der Hauptbuchhaltung und nur derjenige, der die vorgelagerten Systeme und deren Weg innerhalb einer Verwaltung versteht und nachvollzieht, kann sich am Ende sicher sein, dass das vorgelegt Buchungsjournal aus dem Hauptsystem vollständig ist – und somit auch der daraus abgeleitete Jahresabschluss.

Zusätzlich kommt der Thematik im Rahmen von Compliance-Management-Systemen eine weitere zentrale Rolle zu, nämlich bezüglich der Zuverlässigkeit der Daten.

Keine Vollständigkeit ohne die Prüfung der rechnungslegungsrelevanten Vorsysteme

Denn um die Vollständigkeit, Richtigkeit und Periodenabgrenzung prüfen zu können, sind neben der obligatorischen Prüfung des Hauptsystems auch alle rechnungslegungsrelevanten vorgelagerten Systeme sowie die Übertragung der Daten in das Hauptsystem zu prüfen.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Vorverfahren oftmals noch „kameral” denken.

Im Rahmen der kommunalen Jahresabschlussprüfung ist es daher unabdingbar, sich systematisch peu à peu an die Vorverfahren heranzuarbeiten und sich auch aus diesen Verfahren die Buchungsjournale auswerten zu lassen, diese zu analysieren und einen Abgleich mit dem Buchungsjournal des Hauptsystems vorzunehmen.

Neben den technischen Auswertungen gilt es aber auch, innerhalb der Verwaltung eine einheitliche Sprache zu finden, um mit den Fachämtern einzelne Prüfschritte abzustimmen und eine gemeinsame Kommunikation zu finden.

Der Jahresabschluss als ein Gemeinschaftswerk der gesamten Verwaltung

Was bitte hat schon bspw. der einzelne Asyl-Sachbearbeiter mit dem Jahresabschluss des Kämmerers zu tun? Eine ganze Menge!

Spätestens im Jahresabschluss müssen alle Haupt- und Nebenbücher inkl. aller Vorverfahren und deren Nebenbücher miteinander abgestimmt und Differenzen geklärt sein. Dazu sind klare Zuständigkeiten festzulegen und deren Einhaltungen zu prüfen. Auch ein Fachbereich kann bspw. die Abstimmung seiner Daten, die durch Schnittstellen eingespielt werden, im Hauptsystem prüfen, schließlich sollte die Prüfung der Einhaltung der Budgetgrenzen im Rahmen der Budgethoheit sein ureigenes Interesse sein.

Dazu sind entsprechende Regelungen und Hilfen zu schaffen und verständlich zu kommunizieren.

Vor allem vor dem Hintergrund der Digitalisierung – digitale Aktenführung und digitaler Rechnungsworkflow im kommunalen Bereich – in Zusammenhang mit den ersten Stufen des E-Government-Gesetzes, das in Kraft getreten ist und natürlich vor dem Hintergrund der immer relevanteren Compliance-Themen – egal, ob im Steuer-, Rechts- oder IT-Bereich – ist die Rechnungsprüfung gezwungen, auch die einzelnen IT-Vorverfahren intensiv inhaltlich zu prüfen. Dabei ist es nahezu irrelevant, ob man sich der Thematik im Rahmen der Jahresabschlussprüfung über das interne Kontrollsystem nähert oder dies im Rahmen der einzelnen Produktprüfungen macht. Das Ergebnis sollte das Gleiche sein und seinen Niederschlag am Ende im geprüften Jahresabschluss finden.

Rödl & Partner bietet hier, neben Coachings in der einzelnen Prozessaufnahme und Kommunikationsunterstützung, auch die technische Prüfung der Vorverfahren und Schnittstellen an. Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie auf Augenhöhe.