Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation definieren, um Betreiberverantwortung im kommunalen Immobilienbetrieb richtig umzusetzen

veröffentlicht am 1. April 2019

Aus der Betreiberverantwortung resultieren für Kommunen eine Vielzahl von Pflichten und Tätigkeiten. Für die Verantwortlichen besteht die Notwendigkeit, diese in der Verwaltungsorganisation zu strukturieren, um einen sicheren und nachhaltigen Gebäudebetrieb zu gewährleisten. Wir unterstützen Sie dabei, diese komplexe Aufgabe zu bewältigen und die aus etwa 2.000 Regelwerken stammenden Anforderungen zu beherrschen.

Als Betreiber von Gebäuden und Anlagen tragen Kommunen eine hohe Verantwortung gegenüber Bürgern, Beschäftigten, Nutzern und einer Vielzahl weiterer Interessensgruppen. Die zu erfüllenden Aufgaben ergeben sich aus etwa 2.000 Regelwerken. Selbstverständlich sind nicht alle für alle Organisationen relevant, aber gerade mit der Ermittlung der konkreten Anforderungen sind viele Verantwortliche überfordert. Daraus entstehen Unsicherheit und die Sorge, unübersehbare Haftungsrisiken einzugehen. Dem kann entgegengewirkt werden. Die Nicht-Beachtung der Normen führt zu Risiken, die aus den Verantwortlichkeiten in Bereichen wie Brandschutz, Unfallverhütung und Verkehrssicherheit resultieren. Diese Risiken sind aber mit einem systematischen Vorgehen sehr gut und dauerhaft beherrschbar. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die regelmäßigen Anpassungen der Anforderungen zeitnah bekannt sind und umgesetzt werden. Diese ergeben sich u. a. aus:

• Fortschreitender Harmonisierung der europäischen Gesetzgebung mit der entsprechenden Umsetzung in nationales Recht
• Aktualisierung und Angleichung von Vorschriften, beispielsweise zum Arbeitsschutz auf hohem Niveau (ca. 25 Prozent der FM-relevanten Regelwerke ändern sich pro Jahr)
• Zunahme der Übertragung von Aufgaben auf die Kommunen selbst im Zuge der Deregulierung

Instrumente zur Strukturierung der Betreiberpflichten

Durch die Vielzahl von Verantwortlichkeiten im Gebäudemanagement ergeben sich immer mehr erforderliche Tätigkeiten, die auf der einen Seite delegiert, beauftragt, geprüft, kontrolliert und nachgehalten werden müssen. Auf der anderen Seite müssen die Prüf- und Instandhaltungspflichten intern durch die Implementierung eines anlagenspezifischen Betreiberkonzeptes dokumentiert werden. Nur die Realisierung beider Aspekte führt zu rechtssicherem Handeln.

Eine Kommune kann verschiedene Maßnahmen ergreifen, um ihrer Verantwortung gerecht zu werden. Allerdings zeigt sich derzeit in den meisten Fällen, dass das Thema Betreiberverantwortung noch nicht oder nicht systematisch auf kommunaler Ebene bearbeitet wird. Begriffe wie „Betreiberverantwortung” und „Organisationsverschulden” werden zwar oft diskutiert, die notwendigen Konsequenzen aber nur selten ergriffen.

In den meisten Fällen sind die Ursachen der mangelnde Überblick über das verantwortete Portfolio und die darin verbauten Anlagen sowie finanzielle Restriktionen im Bereich Unterhalt und Sanierung. Gerade deshalb ist es wichtig, Transparenz über die Anforderungen zu schaffen und die richtigen Prioritäten zu setzen.  Diesen Überblick zu erhalten und die entsprechenden Entscheidungen zu treffen, das fällt vielen Verantwortlichen schwer.

Aktuelle Übersichten über relevante Regelwerke durch REG-IS

Um in dieser Situation Abhilfe zu schaffen, bietet Rödl & Partner mit dem Regelwerk-Informationssystem REG-IS einen schnellen und effizienten Zugriff auf die wichtigsten Regelwerke im Facility-Management. REG-IS beinhaltet die folgenden Aspekte:

• Schneller und effizienter Zugriff auf die Anforderungen der wichtigsten Regelwerke im Facility Management rund um die Uhr
• Konzentration auf die substanziellen Inhalte relevanter Regelwerke
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• Immer aktuelles, praxisorientiertes Rechtswissen
• Hohe Rechtssicherheit und dauerhafte Aktualität

Betreiberverantwortung muss organisiert werden – der Rödl & Partner Masterplan

Um die aus diesen Informationen resultierenden Pflichten in der Organisation zu verankern, bietet Rödl & Partner im Bereich der Organisationsberatung weiterführende Leistungen an. Sie sind gebündelt im sog. Masterplan Betreiberverantwortung, der dem bewährten Managementansatz Plan-Do-Check-Act folgt. Wir helfen Ihnen durch den Aufbau einer Organisationsstruktur, in der die Pflichten und Tätigkeiten bei den handelnden Akteuren hinterlegt werden können.

Im Rahmen von Organisationsuntersuchungen kann zudem die optimale Aufbauorganisation für das kommunale Gebäudemanagement definiert und der notwendige Personalbestand ermittelt werden. Das von uns angebotene Portfolio reicht von Prozessvisualisierungen und -optimierungen bis hin zu einer flächendeckenden Organisationsuntersuchung des technischen Dezernats.

Mit REG-IS und unseren Beratungsleistungen haben Kommunen die Möglichkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit über die notwendigen Pflichten in einem zunehmend bedeutungsvollen Aufgabenbereich herzustellen.

Gerne informieren wir Sie ausführlich über unsere Beratungsangebote für das Thema Betreiberverantwortung.