S/4HANA: Ein Überblick, Risiken und Chancen

veröffentlicht am 1. April 2019

SAP S/4HANA ist aktuell in aller Munde. SAP S/4HANA ist die Kurzform für SAP Business Suite 4 SAP on HANA. Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick und stellen Vorteile, Chance und Risiken dar.

Was ist S/4HANA und wie unterscheidet es sich von der bisherigen SAP-ERP-UMGEBUNG?

SAP stellt mit S/4HANA eine moderne ERP-Umgebung zur Verfügung, die die In-Memory-Technologie nutzt und damit die Architektur und Grenzen klassischer Datenbanken aufhebt. Die In-Memory-Technologie nutzt dabei den Arbeitsspeicher als Datenspeicher, was die Zugriffszeiten enorm steigert und die Ad-hoc-Auswertungen sehr großer Datenmengen ermöglicht.

Die In-Memory-Datenbank dient als modernes Data Warehouse (DWH), dass die Daten aus verschiedenen Quellen und Formaten integriert und so Auswertungen und die Überwachung von Kennzahlen in den Geschäftsprozessen (KPIs) auf Basis von Real-Time-Daten (Echtzeitverarbeitung) ermöglicht. Die Administration und der Betrieb der Datenbank fallen weg. Dadurch werden die Architektur und das Datenmodell für Ihre ERP-Umgebung stark vereinfacht, was folglich Kosten spart.

Zusätzlich liegt der Fokus des Designs von S/4HANA auf folgenden Punkten:

• Vereinfachung der Anwendungen z. B. für das Rechnungswesen, die Logistik, Beschaffung und den Verkauf,
• Vereinfachung der Bedienung durch rollenbasierte Benutzeroberflächen von SAP FIORI,
• Für eine Geschäftsanforderung steht genau eine Lösung/Funktion zur Verfügung (Principle of One),
• Aggregationen von Daten (z. B. Einzelposten) aus Leistungsgründen in vordefinierten Formaten entfallen,
• Analysefunktionen (Embedded Analytics) sind integriert,
• maschinelles Lernen (SAP Leonardo Machine Learning mit Prognosefunktion) und neue Funktionen und Geschäftsprozesse können in der Cloud schnell umgesetzt werden (Cloud-First-Ansatz).

SAP Fiori als neue Anwenderoberfläche ist auf allen gängigen Endgeräten wie PCs, Tablets und Smartphones verfügbar und stellt dem Benutzer dieselbe Oberfläche mit den gleichen Funktionen auf allen Geräten bereit. Die Veränderungen von SAP S/4HANA gegenüber SAP ERP sind in der Simplification List von SAP dokumentiert.

Vereinfachungen im Bereich Finanz- und Rechnungswesen stehen den Kunden von S/4HANA seit 2014 als SAP S/4HANA Finance zur Verfügung. Seit November 2015 ist SAP S/4HANA als eigenständiges Produkt verfügbar.

Welche Betriebsmodelle für S/4HANA gibt es?

Als SAP-Kunde haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Betreibermodellen: Firmenintern, als sogenannte On-Premise-Lösung oder ausgelagert als Cloud-Lösung in der HANA Enterprise Cloud.

Auch Mischlösungen (Hybrid-Lösung) mit der Auslagerung einzelner Teile oder Geschäftsprozesse in die Cloud sind möglich. Unternehmen, die bereits über eigene Hardware, Speicher und Netzwerk-Infrastruktur verfügen, werden wahrscheinlich länger die On-Premise-Variante nutzen, um Kosten zu sparen und Risiken der Auslagerung in die Cloud zu minimieren. Unternehmen, die die SAP HANA Enterprise Cloud als Platform as a Service (PaaS) nutzen, können schnell und ohne hohe Investitionen ein hoch integriertes und modernes ERP- System nutzen. Die Cloud-Lösung bietet dabei Vorteile in der Skalierbarkeit, der Flexibilität durch schnelle Anpassung und Erweiterung der Funktionen, den Betriebs- und geringeren Investitionskosten. S/4HANA legt damit die Basis für die voranschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen über die System- und Unternehmensgrenzen hinweg.

Wie kann der Wechsel zu S/4HANA erfolgen?

Der Wechsel auf S/4HANA kann auf drei unterschiedlichen Wegen erfolgen:

1. Neuinstallation (Greenfield)
   Das S/4HANA-System wird neu entsprechend der Best-Practice-Vorgaben von SAP implementiert. Die Daten werden aus existierenden SAP und nicht SAP-Systemen übernommen und ausgewählte Erweiterungen in S/4HANA umgesetzt.
2. System Conversion (Brownfield)
   Das bestehende SAP-System wird auf S/4HANA konvertiert. Konfigurationen, Daten und Erweiterungen bleiben erhalten. Die Datenmodelle von SAP ERP ECC und S/4HANA sind kompatibel.
3. Landscape Transformation
   Die bestehenden, meist spezialisierten SAP-Systeme z. B. für Branchenlösungen, werden konsolidiert und in einem zentralen, konvertierten oder neu aufgebauten S/4HANA-System zusammengeführt.

Der Wechsel zu S/4HANA folgt dabei als Projekt dem Best-Practice-Ansatz von SAP mit einer definierten Vorgehensweise: SAP Activate. Die Vorgehensweise wurde speziell für den Zweck der erfolgreichen Einführung von SAP S/4HANA entwickelt und ersetzt die bisherigen Implementierungsmodelle. Es handelt sich dabei um ein ein modulares und agiles Rahmenwerk mit Best Practices, eine geführte Konfiguration (Guided Configuration) und eine definierte Implementierungsmethodik je abzubildenden Geschäftsprozess.

Das Projektvorgehen folgt beispielhaft für eine Neuimplementierung folgenden Schritten und kann durch Rödl & Partner sowohl bei der Implementierung als auch bei der Qualitätssicherung oder projektbegleitenden Prüfung unterstützt werden:

1. Aufsetzen der SAP-Roadmap
   - Aufnahme der IT-Umgebung
   - Definition der Zielstrategie auf Basis der IT-Strategie
   - Definition der Roadmap
   
   2.  Vorbereiten der Systemlandschaft
   - Aufsetzen eines S/4HANA-Testsystems (Trial-System) für SAP Best Practices
   - Vorbereiten der dreistufigen Systemlandschaft (Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung)
   - Vorbereiten des SAP Solution Manager 7.2
   
   3. Fit-Gap-Analyse auf Basis der Best-Practices-Referenzprozesse einer Modellfirma
   - Durchführung von Workshops zur Prüfung des SAP-Zielumfangs
   - Zusammentragen der Anforderungen mithilfe der SAP-Activate-Werkzeuge
   - Proof-of-Concept
   
   4.  Auswahl des Lösungsumfangs, Konfiguration im Entwicklungssystem
   - Importieren der Referenz-Inhalte
   - Konfiguration des Lösungsumfangs
   - Aktivieren des Lösungsumfangs mit dem Solution Builder
   
   5.  Migration, Integration, Erweiterung und Testen
   - Delta-Konfiguration mithilfe des Implementation Guides
   - Zusätzliches Customizing im Mandanten 000
   - Migration von Daten
   - Testen auf Basis von Testfällen im SAP Implementation Cockpit
   
   6.  Betrieb, Überwachung und Support
   - Schulung der Benutzer unter Verwendung geführter Produktschulungen
   - Setup des Betriebs, Überwachung und Support
   
   7.  Onboarding und Deployment
   - S/4HANA Readiness Check
   - Cut-over und Go-live

Unterstützt wird der Prozess durch Ihren SAP-Partner und Werkzeuge wie das SAP Implementation Cockpit, den Solution Builder oder die Self-Service-Configuration (Cloud-Lösung).

Welche Risiken sind mit dem Wechsel zu S/4HANA verbunden?

Jede Systemeinführung ist mit Risiken für das Unternehmen, insbesondere mit Blick auf die IT-Unterstützung der wertschöpfenden Geschäftsprozesse als auch der Ordnungsmäßigkeit der Übernahme der rechnungslegungsrelevanten Daten und der Datenverarbeitung im neuen ERP-System verbunden. Meist kommen Termindruck und Ressourcenknappheit als projekterschwerende Elemente dazu. Auch ist die Gestaltung von langfristigen Verträgen mit IT-Dienstleistern und Cloud-Service-Anbietern komplex und mit Fallstricken verbunden. Insbesondere die Lizenzbedingungen, die Einhaltung von Datenschutzvorgaben, der ordnungsmäßige Systembetrieb, das Sicherstellen von Kontroll- und Prüfrechten, klare Bedingungen für die Erbringung und Abrechnung von Zusatzleistungen, Regelungen bei Schlechtleistung und den möglichen Wechsel des Dienstleisters sollten rechtssicher und praxisgerecht gemäß Ihren Anforderungen formuliert sein.

Eine Migration in die S/4HANA-Cloud folgt insofern einem speziellen Vorgehen, als dass die bekannten Migrationswerkzeuge wie die Legacy System Migration Workbench (LSMW) oder die Migration Workbench (MWB) nicht genutzt werden können. Stattdessen wird das Migration Cockpit bereitgestellt, das Migrationsobjekte zur Datenmigration enthält.

Im Trial-System werden nur grundlegende Abläufe getestet. Wichtig ist es, die Abläufe Ihres Unternehmens abzubilden und mit einem realistischen Umfang an Daten zu testen. Auch die Qualität der Daten und deren Migration ist entscheidend, da diese in Wechselwirkung mit der Konfiguration des Systems stehen. Im Projekt müssen folglich die Datenauswahl und die Konfiguration iterativ angepasst werden. Das Qualitätssicherungssystem wird ebenfalls regelmäßig als Testsystem für die Datenmigration genutzt.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist der Import der Mitarbeiterstammdaten und die Berechtigung der Benutzer. Aufgrund der umfassenden Verfügbarkeit der Daten gewinnt die Funktionstrennung (SoD) durch die restriktive Vergabe der Berechtigungen an Bedeutung.

Erst nach erfolgreichem Abschluss aller Abnahmetests auf Basis der ausgeprägten betriebswirtschaftlichen Prozesse sollte die Produktivnutzung von S/4HANA erfolgen. Wichtig ist dabei beispielsweise auch, dass das Qualitätssicherungssystem bei der Erzeugung des Produktivsystems gesperrt ist, um unabsichtliche Änderungen zu vermeiden. Es werden dabei nur die Einstellungen für die Datenmigration, jedoch nicht die Daten selbst aus dem Qualitätssicherungssystem in das Produktivsystem übernommen. Diese werden manuell migriert.

Wie können wir Sie unterstützen?

Rödl & Partner kann Sie interdisziplinär, bedarfsgerecht und kümmernd bei Ihrem

• Wechsel zu S/4HANA in allen Phasen des Einführungsprojekts von der Entwicklung der Roadmap bis zum After-Go-live-Support,
• bei der projektbegleitenden Prüfung, insbesondere zur Migration der rechnungslegungsrelevanten Daten,
• bei der Softwaretestierung von selbst- oder fremdentwickelten Programmen nach dem IDW PS 880 als auch
• bei der Ausarbeitung oder kritischen Begutachtung der IT-Verträge mit Ihren Dienstleistern und der Vertragsabwicklung (Claim Management), sowie Prüfung der Lizenzbedingungen

unterstützen.

Im Falle einer projektbegleitenden Prüfung erstellen wir einen Prüfbericht und bescheinigen Ihnen die richtige und vollständige Migration der Daten für Ihre Interessengruppen (Stakeholder) nach dem Prüfungsstandard PS 850 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW). Im besten Fall sollte unsere Einbindung bereits zum Projektbeginn erfolgen. So können wir sicherstellen, dass die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen und entsprechende Check-Punkte (Quality Gates) im Projekt berücksichtigt werden.

Auch empfehlen wir nach erfolgter Migration bzw. Transformation die Ordnungsmäßigkeit des S/4HANA Systems prüfen und bescheinigen zu lassen (gemäß IDW Prüfungsstandard 330), um den Produktivstart möglichst reibungslos zu gestalten und Fehlkonfigurationen, die ggf. die Ordnungsmäßigkeit gefährden, rechtzeitig zu erkennen und zu beheben.

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