Erarbeitung eines Raumkonzepts für das Essener Systemhaus

​veröffentlicht am 4. April 2018

Die Raumbelegung und -gestaltung in Büros stellt ein sehr persönliches, meist äußerst bedeutendes Thema für die betroffenen Mitarbeiter/-innen mit erheblichen Auswirkungen auf die Motivation dar. Bei der Verschmelzung zweier Organisationen müssen regelmäßig Arbeitswelten verändert werden.

Die kommunalen IT-Dienstleister der Stadt Essen EVV-IT und ESH wurden 2016 in einer Organisation zusammengeführt. Seit dieser organisatorischen Veränderung waren die Mitarbeiter an zwei Standorten untergebracht. Die Zusammenführung der 260 Mitarbeiter an einem Standort sollte im Frühjahr 2018 vollzogen werden. Um eine optimale Nutzung der Flächen sicherzustellen sowie Synergieeffekte in der neuen Organisationsstruktur zu generieren, wurde Rödl & Partner von der gpaNRW mit der Erarbeitung eines Büroflächenkonzepts für das neue Essener Systemhaus beauftragt.

Individualinteressen bestmöglich berücksichtigen

Das Ziel war es, dass ein von allen Beteiligten getragenes Büroflächenkonzept entsteht mit einem Vorschlag für die Raumbelegung unter Benennung der einzelnen MitarbeiterInnen. Für Rödl & Partner standen die Moderation des Entscheidungsprozesses über eine gemeinsam getragene Raumbelegung sowie die Ausarbeitung der Raumbelegung im Mittelpunkt des Projekts.

Da nicht alle Anforderungen erfüllt werden konnten, wurde u.a. mit folgenden Fragestellungen eine Priorisierung vorgenommen:

• Welche Prozesse können/sollen durch engere Zusammenarbeit verbessert werden?
• Welche Organisationseinheiten sind von der Neustrukturierung besonders betroffen und sollten/müssen räumlich zusammensitzen?

Eine intensive Einbindung der von den Ergebnissen betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellte ein wesentliches Element für eine erfolgreiche Durchführung des Projektes dar. Frühzeitig wurden Gespräche über die Anforderungen der einzelnen Teams geführt und in der Planung berücksichtigt. Zudem wurde kommuniziert, wenn Anforderungen nicht erfüllt werden konnten und Alternativen diskutiert.

Im Ergebnis standen eine Visualisierung der Raumbelegung sowie ein fortschreibungsfähiges Belegungstool, das in dieser Form auch in anderen Verwaltungsstrukturen genutzt werden kann. Die Ergebnisse wurden von allen Beteiligten mit einer hohen Zufriedenheit aufgenommen und dienen als Rahmen für die neue Struktur des IT-Dienstleisters der Stadt Essen.

Durch einen externen und objektiven Gutachter kann das sensible Thema der Raumbelegung auch in anderen Kommunen versachlicht werden. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.