Mit digitalem Workflow zu Arbeitsplatzbeschreibung und Stellenbewertung

veröffentlicht am 1. Juli 2024

Die Arbeitsplatzbeschreibung ist eine wichtige Unterlage für die Arbeit der Personalverwaltung. Sie dient als Grundlage für die Bewertung und Eingruppierung von Stellen im öffentlichen Dienst und ist damit auch für die Personal- und Haushaltsplanung von Bedeutung. Sie umfasst neben den organisatorischen Rahmenbedingungen einer Stelle optimalerweise Informationen zur notwendigen Qualifikation und erforderlichen Fachkenntnissen, zum Unterstellungsverhältnis, Vertretungsregelungen, Befugnissen und bei Führungsstellen Angaben zum Leitungs- und Aufsichtsbereich. Die Arbeitsplatzbeschreibung gibt einen Überblick über die Ziele einer Stelle und fasst die konkreten Aufgaben und Tätigkeiten, die mit dem Arbeitsplatz verbunden sind, in Arbeitsvorgängen zusammen. Grundsätzlich sollte für jede Stelle eine Arbeitsplatzbeschreibung vorliegen. Bei Aufgabenänderungen oder -wegfall sollte die Arbeitsplatzbeschreibung aktualisiert und bei Bedarf die Bewertung überprüft werden.

Bei der Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung sind mehrere Akteure involviert und verschiedene Arbeitsschritte notwendig. In der Regel wird die Arbeitsplatzbeschreibung durch die Person, die die Stelle ausführt, erstellt und durch die Führungskraft freigegeben, die sie dann an die Personalverwaltung weitergibt. Häufig kommt es innerhalb des Erstellungsprozesses zu Medienbrüchen, weil der Erstellungs- und Freigabeprozess nicht digital in einem Workflow abgebildet wird. Besteht darüber hinaus Rücksprachebedarf über Details der Arbeitsplatzbeschreibung führt dies zu Abstimmungsschleifen, die viel Zeit in Anspruch nehmen können, bevor mit der Bewertung begonnen werden kann. Hilfreich ist ein zentraler Ort, der allen Beteiligten einen Überblick über anstehende To-dos, den Status der Vorgänge, die bereits in Bearbeitung sind und die jeweiligen Zuständigkeiten gibt.

Unsere Softwarelösung bietet die Möglichkeit, die Arbeitsplatzbeschreibung in einem digitalen Workflow mit der Beteiligung von verschiedenen Personen zu erstellen und freizugeben. Das digitale Ticketsystem ermöglicht es, zu erledigende Aufgaben Personen zuzuweisen, und über den Status der in Bearbeitung befindlichen Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben. Das Dashboard hilft dabei den Überblick zu behalten und die Aufgaben zu organisieren: Der Arbeitsfortschritt kann jederzeit transparent nachvollzogen werden. Liegt eine fertige Arbeitsplatzbeschreibung vor, kann der Prozess der Bewertung nahtlos angeknüpft werden: Pro Arbeitsvorgang kann das zutreffende Merkmal ausgewählt und begründet werden, sodass ein nachvollziehbares Bewertungsergebnis vorliegt. Die finale Arbeitsplatzbeschreibung und die Stellenbewertung werden automatisch im digitalen Organigramm hinterlegt und können als Dokumente exportiert werden. Die Verknüpfung zu weiteren Workflows wie Arbeitssicherheit oder arbeitsrechtlichen Vorgängen ist möglich.

Die von uns verwendete Lösung ist kein geschlossenes System, sondern bietet die Möglichkeit, Schnittstellen zu bereits existierenden Systemen herzustellen, die Daten miteinander zu verknüpfen und an zentraler Stelle bearbeiten zu können. Individuelle Anforderungen hinsichtlich der Workflowgestaltung können berücksichtigt werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir laden Sie herzlich dazu ein, an unserem Online-Webinar zum Thema „Stellenbewertung 2.0 - mit digitalem Workflow zu Arbeitsplatzbeschreibung und Stellenbewertung” am 10.7.2024 von 10 Uhr bis 11 Uhr teilzunehmen und einen Einblick in den digitalen Workflow und die Anwendungsmöglichkeiten zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter www.roedl.de/seminare.

Bei Fragen können Sie sich selbstverständlich auch direkt an uns wenden – gerne unterstützen wir Sie punktuell im Bewertungsprozess oder begleiten Sie von der Arbeitsplatzbeschreibung bis zum finalen Gutachten. Wir beraten Sie individuell je nach Anforderung und freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.