Kommunaler Jahresabschluss – Professionelle Begleitung in Zeiten von Personalmangel und Krisenmodus

veröffentlicht am 2. Januar 2024

Die Herausforderungen bei der Aufstellung kommunaler Jahresabschlüsse sind vielfältig und erfordern eine differenzierte Betrachtung. Die Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik, die Implementierung eines neuen Buchführungsprogramms (ERP-Systems), das Fehlen angemessener Unterstützung aus den Fachbereichen sowie der Weggang erfahrener Personen können zu erheblichen Verzögerungen und Rückständen führen. In Anbetracht der stetig knapper werdenden zeitlichen und personellen Ressourcen ist ein durchdachtes und konzeptionelles Vorgehen unabdingbar, um Jahresabschlüsse entsprechend den landesrechtlichen Bestimmungen aufzustellen.

In unserem Beitrag „Kommunaler Jahresabschluss – Ein effizienter Ansatz in Zeiten von Personalmangel und Krisenmodus” (Fokus Public Sector – Ausgabe Januar 20231) haben wir Ihnen bereits einen möglichen Ansatz aufgezeigt, der gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie wir Sie bei der Umsetzung dieses Ansatzes unterstützen können.

Analyse des Status quo

Im Rahmen einer gründlichen "Status-quo-Analyse" erheben wir zunächst, ob offene Prüfungsfeststellungen – beispielsweise aus bereits erfolgten Jahresabschlussprüfungen – bestehen. In einem nächsten Schritt befassen wir uns intensiv mit der Buchhaltung, identifizieren signifikante Buchungsrückstände und überprüfen die regelmäßige Abstimmung von Nebenbüchern mit dem Hauptbuch. In einem dritten Schritt betrachten wir die Kommunikation im Rahmen des Aufstellungsprozesses. Diese detaillierte Analyse bildet die Grundlage für eine von uns erstellte zielgerichtete Maßnahmenplanung.

Erstellung eines Maßnahmenplans

Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen leiten wir konkrete Maßnahmen ab, um den noch offenen Prüfungsfeststellungen zu begegnen und um den Status quo in einen fertigen Jahresabschluss zu transformieren. Hierbei betrachten wir die Aufstellung eines Jahresabschlusses als Projekt. Wir definieren gemeinsam mit Ihnen klare Ziele und Zwischenziele, legen fest, wer für welche Maßnahme verantwortlich ist, welche Ressourcen benötigt werden und setzen verbindliche zeitliche Rahmen und Reihenfolgen.

Umsetzung von Maßnahmen und Arbeitspaketen

Von der Umsetzung einzelner Maßnahmen bis hin zur Teil- oder Komplettübernahme von Arbeitspaketen unterstützen wir Sie dabei, den gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf die Erstellung der Jahresabschlüsse zu genügen und in Zeiten personeller Engpässe einer Überlastung der eigenen Mitarbeitenden vorzubeugen. Flexibilität ist dabei unsere Stärke. Von der Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Bewertung komplexer Sachverhalte über die Aufbereitung des Buchungsstoffs und die Übernahme der Buchungsarbeiten in Ihrer Software bis hin zur Qualitätssicherung stehen wir Ihnen mit unserer langjährigen und vielfältigen Erfahrung als Ansprechpartner zur Seite.

Schulung der Mitarbeitenden

Ein fortlaufender Schulungsprozess ist entscheidend, um Fehler zu minimieren, Ressourcen effizient einzusetzen und dem drohenden Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Gerne geben wir unser Wissen an Sie weiter. Sei es im Rahmen von Inhouse-Schulungen zu verschiedenen fachlichen Themen (Bildung und Bewertung von Rückstellungen, § 2b UstG etc.), als Coaching im Rahmen der Überstützung bei der Aufstellung des Jahresabschlusses oder der Weitergabe der „Best-Practice“ als Teil unserer Erstellungsleistung Ihres Jahresabschlusses.

Betroffene zu Beteiligten machen

Eine effektive Kommunikation zwischen dem zentralen Fachbereich II und den dezentralen Fachbereichen ist das A & O. Durch klare Definitionen dessen, was, wann und in welcher Form benötigt wird, sorgen wir dafür, dass die Zuarbeit für den Jahresabschluss reibungslos erfolgt. Die Erstellung von Formblättern kann dabei als unterstützendes Mittel dienen.

Wissensmanagement

Angesichts prognostizierter personeller Engpässe im öffentlichen Dienst legen wir besonderen Fokus auf ein durchdachtes Wissensmanagement. Wir unterstützen Sie bei dem Aufbau einer nachvollziehbaren Gesamtdokumentation. Die Erstellung einheitlicher Jahresabschlussordner und Standardarbeitspapiere schafft Transparenz und hilft, den Verlust von Know-how bei geplanten sowie ungeplanten Personalausfällen zu verhindern.

Fazit

Die vorstehenden Punkte bieten einen umfassenden Einblick in unsere Herangehensweise zur effizienten Aufstellung kommunaler Jahresabschlüsse. Unabhängig von der spezifischen Herausforderung empfehlen wir eine zeitnahe und proaktive Auseinandersetzung mit dem Thema, um Rückstände zu verhindern und eine Überlastung der beteiligten Personen zu vermeiden. Wir stehen Ihnen mit unserer langjährigen und vielfältigen Erfahrung im kommunalen Sektor zur Verfügung und bieten professionelle Unterstützung, angefangen beim Projektmanagement bis hin zur Übernahme der Buchungsarbeiten in Ihrer Software und der Qualitätssicherung.

Für ein ausführliches Gespräch über Ihre individuellen Anforderungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns an.