Risikomanagement in Kommunen – Eine praxisorientierte Betrachtung

Welche Risikokategorien finden wir in Kommunen (die Aufzählung ist leider nicht abschließend)?

Finanzielle Risiken sind allgegenwärtig und können die Stabilität einer Kommune beeinträchtigen. Dazu gehören etwa Schwankungen bei der Gewerbesteuer, Kostensteigerungen bei Bauprojekten, Zinsänderungsrisiken für Kommunalkredite und Risiken aus der Besteuerung der Kommune. Ein umfassendes Risikomanagement sollte diese finanziellen Aspekte berücksichtigen und Strategien zur Risikosteuerung entwickeln.

Der Klimawandel stellt eine ernsthafte Bedrohung dar, auch für Kommunen. Extremwetterereignisse wie Überschwemmungen, Stürme oder Hitzewellen können erhebliche Schäden verursachen. Ein Risikomanagement sollte daher Umweltaspekte wie den Hochwasserschutz, die Anpassung an den Klimawandel und den nachhaltigen Umgang mit Ressourcen berücksichtigen.

Soziale Risiken betreffen die Gemeinschaft und die Bürgerinnen und Bürger. Hierzu zählen demografische Veränderungen, Personalknappheit durch Pensionierungen und politische Risiken. Ein gutes Risikomanagement sollte auf die sozialen Bedürfnisse der Kommune eingehen und Maßnahmen zur Risikovermeidung entwickeln.

In unserer digitalen Zeit sind Kommunen zunehmend anfällig für Cyberangriffe. Phishing-Angriffe, bei denen Cyberkriminelle gefälschte E-Mails versenden, um an vertrauliche Informationen zu gelangen, Malware-Infektionen durch Schadsoftware wie Viren, Trojaner und Ransomware, die IT-Systeme infizieren und Daten verschlüsseln können, sogenannte DDoS-Angriffe, bei denen Angreifer die IT-Infrastruktur mit Anfragen überfluten, um sie zu überlasten oder Datenschutzverletzungen, die rechtliche Konsequenzen haben können - all diese Risiken sind in der kommunalen Welt längst kein reines Schreckensgespenst mehr, sondern bittere Realität.

 

Die Reputation einer Kommune ist von entscheidender Bedeutung. Sie beeinflusst nicht nur das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger, sondern auch die Attraktivität für Investoren, Unternehmen und Touristen. Reputationsrisiken können erhebliche Auswirkungen haben und sollten daher ernsthaft betrachtet werden. Die Kommune sollte sich jederzeit bewusst sein, dass negative Schlagzeilen, Skandale, Missmanagement sowie mangelndes Krisenmanagement zu einem Verlust an Glaubwürdigkeit und Vertrauen führen können und werden.

Etwa in der Kinderbetreuung, in der Betreuung von Pflegebedürftigen und dem Brandschutz trifft die Kommune auf Gefahren für Leib und Leben der Bürger.

Zu denken ist hierbei genauso an Unfälle und Verletzungen, Infektionsrisiken und Medikamentenfehler wie auch an Feuergefahr in Gebäuden, mangelnde Brandschutzmaßnahmen und den Arbeitsschutz.

Bislang ist noch nicht klar, inwieweit Kommunen dazu verpflichtet sein werden, eine Nachhaltigkeitsberichterstattung vorzunehmen. Klar ist allerdings, dass die Stakeholder einer Kommune, seien es Bürger, Banken, Zuwendungsgeber, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, im Arbeitsverhältnis oder als potenzielle Kandidaten, oder Investoren in PPP-Modellen ein Interesse daran haben werden zu erfahren, wie sich die Kommune in Sachen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG – Enviromental, Social and Governance) aufstellt und welchen Beitrag sie zur Erreichung der Ziele des Green Deals leistet. Dazu sind umfangreiche Datenerfassungen und -verarbeitungen vonnöten, um eine Grundlage für die Berichterstattung zu bilden. Eine unzulängliche Berichterstattung kann auch ohne gesetzliche Verpflichtung etwa zu höheren Zinsen, weniger Interesse bei Arbeitssuchenden, geringerer Akzeptanz bei potenziellen Neubürgern oder Ablehnung bei Zuschussvergaben führen.

Die Kommune darf den Risiken nicht unvorbereitet gegenüberstehen, sondern muss ein System unterhalten, das dazu beiträgt, Risiken frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. 

Sollten trotz Risikomanagementsystem wesentliche Fehler gemacht werden, ist ein intaktes Risikomanagementsystem dazu geeignet, Haftungsrisiken zu verringern.

Die Gemeindeführung sollte zu  Beginn der Einführung eines Risikomanagementsystems ein einheitliches Risikoleitbild definieren und sich mit den relevanten Stakeholdern auf ein solches einigen. Das Risikoleitbild beschreibt die grundsätzliche Haltung der Kommune zur Risikobewertung und -steuerung.

Die Risikoinventur ist der erste Schritt im Aufbau eines effektiven Risikomanagementsystems. Dabei werden potenzielle Risiken systematisch erfasst und bewertet. Gemeinsam mit den relevanten Akteuren (z. B Verwaltungsvorstand, Fachbereichsleitungen, Mitarbeitende, Politik) identifiziert die Kommune Risiken in den relevanten Bereichen. Die Risikoinventur nutzt dazu Umfragen, Workshopformate, Interviews und Ähnliches. Die Ergebnisse fließen in eine Risikomatrix ein, in der die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen bewertet werden.

Maßnahmen entwickeln und umsetzen 

Auf Basis der Risikobewertung in der Risikomatrix werden geeignete Maßnahmen zur Risikovermeidung, -minderung oder -übertragung ermittelt. Diese Maßnahmen müssen konkrete Arbeitshilfen und Handlungsanweisungen enthalten, die so formuliert sind, dass sie für den angesprochenen Adressatenkreis zu verstehen und umzusetzen sind.

Die Ergebnisse der Risikoinventur, die erarbeiteten Maßnahmen und deren Auswirkungen werden dokumentiert. Die Kommune muss transparent über die identifizierten Risiken und die geplanten umzusetzenden Maßnahmen kommunizieren.

Ein erfolgreiches Risikomanagement erfordert das Engagement aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Schulungen sind daher unerlässlich. Diese sollten nicht nur das Bewusstsein für Risiken schärfen, sondern auch konkrete Handlungsanweisungen vermitteln. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, wie sie Risiken erkennen, melden und angemessen darauf reagieren können. Die Schulungen müssen auch über Sanktionen unterrichten, die ergriffen werden, wenn gegen Maßnahmen, die das Risikomanagementsystem zur Risikovermeidung vorgibt, bewusst verstoßen wird.

Die Risikoinventur sowie die damit einhergehenden Maßnahmen müssen zu einem lebenden Organismus in der Kommune werden, der sich ständig verändert oder anpasst, je nachdem wie sich die Kommune selbst oder deren Umfeld ändern. Hierbei sind relevante Gesetzesänderungen ebenso zu beachten, wie etwa Veränderungen in Verwaltungsabläufen und -zuständigkeiten oder besondere, vielleicht für die Kommune neue Risikosituationen. 

Wir können eine wichtige Rolle bei der Konzeption und Einrichtung eines Risikomanagementsystems in Ihrer Kommune einnehmen. Wir bringen Fachwissen, Best Practices aus langjähriger Kommunalerfahrung und einen objektiven Blick von außen mit. Außerdem sind wir darin geübt, der Meinung „des Propheten im eigenen Hause” zu mehr Gehör zu verhelfen.

Unsere Unterstützungsleistungen können hierbei vielfältig sein:

Insgesamt ist ein ganzheitlicher Ansatz entscheidend: Risikomanagement darf nicht als isolierte Aufgabe betrachtet werden, sondern muss ein integraler Bestandteil der Kommunalverwaltung sein. Nur so kann eine nachhaltige Resilienz gegenüber den vielfältigen Risiken, denen eine Kommunalverwaltung und deren Stakeholder ausgesetzt sind, erreicht werden.

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot zur Begleitung der Einführung eines Risikomanagementsystems in Ihrer Kommune – sprechen Sie uns einfach an!