Erstellung des Haushaltsplans der Gemeinde Westerheim

veröffentlicht am 2. April 2024

Die Gemeinde Westerheim als Luftkurort im Alb-Donau-Kreis zählt mit etwa 3.000 Einwohnern zu den eher kleineren Kommunen in Baden-Württemberg. Sie erfüllt mit ihren knapp 40 Beschäftigten sämtliche Aufgaben der örtlichen Gemeinschaft, dennoch ist auch die Gemeinde von den strukturellen Schwierigkeiten vieler kleinerer Kommunen betroffen, insbesondere was die personelle Situation hinsichtlich Qualifikation, Erfahrungsschatz und Mitarbeiterbindung anbelangt. Ferner sieht sich die Gemeinde mit einer hohen personellen Fluktuation konfrontiert, wodurch es an Konstanz und etablierten Standards in der Aufgabenerledigung fehlt. Im Speziellen kam für die Finanzverwaltung noch die Umstellung auf das doppische System (NKHR) mit dem Haushaltsplan 2020 hinzu, was für zusätzlichen Aufwand sorgte.

Aus diesen Gründen haben Verwaltung und Gemeinderat entschieden, uns zu beauftragen. Die Finanzverwaltung sollte insbesondere bei der Haushaltsplanerstellung sowohl prozessual als auch operativ unterstützt werden. Die Entscheidung für uns wurde u. a. aufgrund des breiten Portfolios des Unternehmens getroffen. Neben der fachlichen Unterstützung sollte das Projekt ebenso zum Coaching der Beschäftigten in der Finanzverwaltung genutzt werden, um inhaltlich und auch technisch tiefergehende Einblicke in den Haushaltsplanungsprozess und die Möglichkeiten der Haushaltsplanungssoftware zu erhalten.

„Kommunikationsstark, zielgerichtet und transparent, so erlebte die Gemeinde Westerheim das Projekt zur Haushaltsplanung mit Rödl & Partner.”

Hartmut Walz (Bürgermeister)

Je länger Kommunen im laufenden Jahr ohne beschlossenen und genehmigten Haushaltsplan operieren, desto weniger Maßnahmen und Initiativen sowie dringend nötige Investitionen können umgesetzt werden. Daher war es sowohl im Interesse der Verwaltung als auch des Gemeinderats, die Haushaltsplanung möglichst zeitnah anzugehen. Gemeinsam mit der Verwaltungsleitung, der Finanzverwaltung und unserem Projektteam wurde ein Zeit- sowie Ablaufplan erstellt, der die wesentlichen Meilensteine und zentralen Arbeitsschritte enthielt. Äußerst hilfreich in der Zusammenarbeit war die Möglichkeit des Remote-Zugriffs und damit die digitalisierte Arbeitsweise, sodass alle Beteiligten jederzeit und von überall an der Haushaltsplanung arbeiten konnten. Durch die geschaffenen Systemvoraussetzungen konnten Mittelanmeldungen unkompliziert eingegeben werden und im Rahmen der Haushaltsgespräche wurden die Änderungen bzw. Plankommentare direkt im System eingepflegt.

„Die Zusammenarbeit mit Rödl & Partner war jederzeit von höchstem gegenseitigen Vertrauen und hoher Transparenz geprägt. Mit hoher inhaltlicher Expertise und einem gesamtheitlichen Blick auf die Stimmigkeit und Qualität des Zahlenwerks konnte man schnell in die Ausarbeitung der Haushaltsplanung einsteigen und innerhalb kurzer Zeit einen ersten Entwurf diskutieren, der die finanzielle Richtung und Schwerpunkte der nächsten Jahre aufzeigte.”

Im Rahmen der Haushaltsplanung hat man sich sodann entschieden, die Ansätze der Mittelfristplanung aus dem vorangegangenen Jahr in der Haushaltsplanung fortzuschreiben und an aktuelle Entwicklungen bei Bedarf anzupassen.

Diese Fortschreibung diente fortan als Arbeitsgrundlage. Parallel wurden verwaltungsweit Mittelanmeldungen der Fachbereiche eingeholt, die nach konsumtiven und investiven Maßnahmen klassifiziert wurden. Ebenso wurden die Anträge inhaltlich auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit geprüft und bei positiver Beurteilung in die laufende Planung übernommen.

Bei der gesamten Haushaltsplanung wurde darauf geachtet, das im Einsatz befindliche Planungstool möglichst effizient und umfangreich zu nutzen. Nahezu alle Pflichtbestandteile und die große Anzahl der im Vorbericht erläuterten Kennzahlen konnten direkt aus dem System heraus erstellt werden, wodurch der manuelle Aufwand erheblich reduziert werden konnte. Insgesamt dauerte der gestraffte Haushaltsplanungsprozess vom Projektbeginn bis zur Einbringung in den Gemeinderat knapp zwei Monate.

Hierbei konnten alle Beteiligten miteingebunden, inhaltliche Punkte geklärt und die Bestandteile des Haushalts erstellt werden. Letztlich begleiteten wir die Verwaltung auch in den politischen Gremien. Im Rahmen der politischen Haushaltsberatung wurde eine Klausurtagung veranstaltet, bei der die Gemeinderatsmitglieder einen tiefergehenden fachlichen Einblick sowie die Gelegenheit zu Fragen erhalten haben. Schließlich wurde in der darauffolgenden Gemeinderatssitzung der Haushaltsplan beraten und beschlossen.

In der Gesamtschau kommen sowohl die Beteiligten der Gemeinde als auch wir zu dem Ergebnis, dass die Zusammenarbeit äußerst erfolgreich und gewinnbringend für beide Seiten war.

„Mit Rödl & Partner hatten wir einen Begleiter an unserer Seite, der in sämtlichen Fragestellungen ein kompetenter Kümmerer war.

Insbesondere bei der Unterstützung in fachlichen Angelegenheiten, etwa bei bilanziellen Grundsätzen oder auch in der umfassenden Nutzung und den Anwendungsmöglichkeiten der Haushaltssoftware, konnte man sich aufeinander verlassen. Dies führte u. a. auch dazu, dass die Mitarbeitenden in der Finanzverwaltung mehr Sicherheit in ihrer Arbeit verspürten und innerhalb kurzer Zeit selbstständiger und schneller wurden, wodurch insgesamt ein guter Wissensaufbau gelungen ist. Letztlich hatten wir als Verwaltung jederzeit das Gefühl, dass man mit uns und gegenüber Dritten transparent und proaktiv kommunizierte, was die Projektarbeit sehr angenehm gestaltete. Die Gemeinde war zu Bginn der Haushaltsplanung in einer schwierigen Situation und hat es gemeinsam mit Rödl & Partner geschafft, innerhalb kurzer Zeit zu einem guten Ergebnis zu kommen, weshalb wir uns für die Zusammenarbeit herzlich bedanken möchten.”