Umstellung auf S/4HANA im öffentlichen Sektor

veröffentlicht am 2. Oktober 2023

Die Migration von ERP-Systemen auf SAP S/4HANA im öffentlichen Sektor ist zweifellos eine lohnende Investition, die jedoch auch mit erheblichen Zeit- und Ressourcenproblemen einhergehen kann. Die Besonderheiten des öffentlichen Sektors erfordern eine gründliche Planung, um die Herausforderungen zu bewältigen und die Vorteile der neuen Plattform optimal zu nutzen.

Zeitprobleme

Die Umstellung auf S/4HANA erfordert einen durchdachten Zeithorizont, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten. Zeitprobleme können aufgrund folgender Faktoren entstehen:

Kontinuierlicher Betrieb: Krankenhäuser und Kommunen sind rund um die Uhr in Betrieb, was den Umstieg auf S/4HANA erschweren kann. Die Planung muss sicherstellen, dass wichtige Dienstleistungen während der Migration nicht unterbrochen werden.

Saisonalität: In einigen öffentlichen Einrichtungen, wie Bildungseinrichtungen, können bestimmte Zeiten im Jahr intensiver sein als andere. Eine Migration während dieser Spitzenzeiten könnte den Betrieb beeinträchtigen.

Datenmigration: Die Übertragung von Daten, insbesondere in großen Institutionen, kann viel Zeit in Anspruch nehmen, da die Daten bereinigt, transformiert und konvertiert werden müssen.

Komplexität der Systemlandschaft

Das Beispiel der Krankenhäuser zeigt für den öffentlichen Sektor besonders deutlich die Herausforderung, sowohl qualitativ hochwertige medizinische Versorgung als auch effiziente Verwaltungsprozesse sicherzustellen.

Patientendaten: Krankenhäuser müssen besonders darauf achten, dass bei der Datenmigration und -konvertierung Patientendaten sicher und vertraulich behandelt werden, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.
Medizinische Geräteintegration: Die Integration von medizinischen Geräten und IoT-Technologien erfordert eine reibungslose Kommunikation mit dem ERP-System, um Echtzeitanalysen und -überwachung zu ermöglichen.
Compliance: Die medizinische Branche unterliegt strengen gesetzlichen Vorschriften und medizinischen Standards, die bei der Anpassung von Prozessen und Datenstrukturen berücksichtigt werden müssen.

Ressourcenprobleme

Die Zuweisung ausreichender Ressourcen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Umstieg auf S/4HANA erfolgreich ist und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden können. Ressourcenprobleme können sich wie folgt manifestieren:

Finanzielle Mittel: Die Finanzierung einer solchen Umstellung kann eine Herausforderung sein, insbesondere im öffentlichen Sektor, wo Budgetbeschränkungen oft eine Rolle spielen.
Qualifizierte Fachkräfte: Die Umstellung erfordert qualifiziertes IT-Personal, das sowohl das neue System versteht als auch die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors berücksichtigt.
Zeitliche Verfügbarkeit: Die Mitarbeiter im öffentlichen Sektor haben oft schon eine hohe Arbeitsbelastung. Die zusätzliche Arbeit im Zusammenhang mit der Migration kann zu Überlastung führen.

Bewältigung der Herausforderungen

Um die Zeit- und Ressourcenprobleme erfolgreich anzugehen, sollten öffentliche Einrichtungen folgende Schritte in Erwägung ziehen:

Realistische Zeitplanung: Eine realistische Einschätzung der erforderlichen Zeit für die Migration ist unerlässlich. Ein gut durchdachter Zeitplan hilft, den Betrieb während der Umstellung aufrechtzuerhalten.
Ressourcenmanagement: Die Zuweisung von Ressourcen, sei es finanziell, personell oder technologisch, sollte von Anfang an geplant werden. Eine klare Budgetierung und Personalplanung sind von großer Bedeutung.
Schulung der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter müssen auf die neuen Systeme vorbereitet werden. Die Schulung kann den Umstieg erleichtern und die Akzeptanz verbessern.
Externe Unterstützung: Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Beratern und Technologiepartnern kann dazu beitragen, Zeit- und Ressourcenengpässe zu minimieren und die Migration effizienter zu gestalten.

Wirtschaftsprüfer als Sparring-Partner:

Die Unterstützung eines Wirtschaftsprüfers kann den Erfolg und die Effizienz des Umstiegs auf S/4HANA im öffentlichen Sektor erheblich steigern. Ein erfahrener Wirtschaftsprüfer kann sicherstellen, dass der Umstieg reibungslos verläuft, Risiken minimiert werden und die neuen Prozesse den Compliance-Anforderungen und den Zielen des öffentlichen Sektors entsprechen.

Gründliche Analyse: Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse, Datenstrukturen und technologischen Infrastruktur zur Ermittlung der spezifischen Anforderungen
Risikobewertung: Durch die Identifizierung und Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit der Migration können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und gemindert werden.
Datenvalidierung: Ein Wirtschaftsprüfer kann bei der Überprüfung und Validierung der zu migrierenden Daten unterstützen, um sicherzustellen, dass die Datenintegrität und -genauigkeit gewahrt bleiben.
Audit und Prüfung: Die Durchführung einer Prüfung nach der Migration stellt sicher, dass alle Prozesse ordnungsgemäß umgesetzt wurden und die Daten korrekt übertragen wurden.
Unabhängige Bewertung: Als unabhängige Instanz kann der Prüfer eine objektive Einschätzung des Umstellungsprojekts bieten und sicherstellen, dass alle Schritte nach bewährten Praktiken durchgeführt werden.

Die Migration auf S/4HANA im öffentlichen Sektor erfordert eine umfassende Planung und eine kluge Ressourcenverwaltung. Durch die gezielte Bewältigung von Zeit- und Ressourcenproblemen können Krankenhäuser und Kommunen die Vorteile der neuen Plattform nutzen, um ihre Dienstleistungen zu optimieren und die Verwaltungsprozesse zu modernisieren.

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Diplom-Kaufmann, CISA, Zertifizierter IT-Sicherheitsbeauftragter, Zertifizierter IT-Security-Auditor, IT-Auditor IDW, Zertifizierter Business Continuity Manager

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