Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor

Mit rund 5 Mio. Beschäftigten zählt der öffentliche Sektor zu den größten Arbeitgebern in Deutschland. So verwundert es nicht, dass der oft beschworene Fachkräftemangel bereits heute auf allen Ebenen und in nahezu allen Bereichen des öffentlichen Sektors zu spüren ist. Doch ist dies – wenn man den verschiedenen Studien Glauben schenkt – nur der „Anfang”. Die Studien gehen davon aus, dass sich das Ausmaß der Personalengpässe bis 2030 verdoppelt, wenn nicht gar verdreifacht.

Dabei ist der öffentliche Sektor für viele potenzielle Kandidaten alles andere als ein unattraktiver Arbeitgeber. Das Hauptproblem ist jedoch ein rein statistisches. In den nächsten Jahren werden mit der Generation der Babyboomer gut ein Drittel der im öffentlichen Sektor Beschäftigten aus Altersgründen aus dem Erwerbsleben ausscheiden. Dieser Aderlass kann ohne geeignete Gegenmaßnahmen nicht kompensiert werden.

Damit die Anzahl nicht besetzter Stellen nicht überhandnimmt, und die Leistungsfähigkeit der Verwaltung nicht gefährdet wird, muss frühzeitig gegengesteuert werden. Aus unserer Sicht gibt es zwei grundlegende Lösungsansätze, um diese Herausforderungen anzugehen.

Der erste Lösungsansatz ist darauf gerichtet, die Anzahl an Kandidaten für die Besetzung offener Stellen zu erhöhen. Hier hat die Politik mit dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) oder der Möglichkeit zum Rentenaufschub bzw. des Hinausschiebens des Eintritts in den Ruhestand bereits Rahmenbedingungen geschaffen, um dem Fachkräftemangel durch Zuwanderung und Flexibilisierung des Renten- und Pensionseintritts entgegenzuwirken. 

Aber auch die Verwaltungen selbst sind gefordert. Sie müssen akzeptieren, dass sie im sogenannten „War of Talents” mehr denn je im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte und motivierten Nachwuchs stehen. Dabei werden immaterielle Werte wie Flexibilität, Nachhaltigkeit und soziales Engagement immer wichtiger. Dies ist nicht nur bei der Personalgewinnung zu berücksichtigen, sondern muss sich in den inneren Werten der Verwaltung widerspiegeln. Geeignete Instrumente dies nach außen zu kommunizieren sind beispielsweise eine nachhaltigkeitsorientierte Haushaltssteuerung sowie der Nachhaltigkeitsbericht.

Der zweite Lösungsansatz zielt darauf ab, die Effizienz innerhalb der Verwaltungen zu erhöhen. Wenn man über Effizienzsteigerungen in der Verwaltung spricht, fallen unweigerlich zwei Begriffe: „Digitalisierung” und „Prozessoptimierung”. Die Digitalisierung ist nach einhelliger Meinung einer der Schlüssel, um die Nachfrage nach Fachkräften im öffentlichen Sektor zu reduzieren. Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) wurde das Ziel formuliert, die wichtigsten Verwaltungsleistungen digital anzubieten, wodurch sie benutzerfreundlicher, schneller und noch sicherer werden sollen. Das OZG ist jedoch nur ein Baustein und Antreiber für die Digitalisierung. So steht es im Entwurf des OZG-Änderungsgesetzes (OZG-ÄndG) niedergeschrieben. Die Digitalisierung der Verwaltung soll also darüber hinausgehen. Der Einsatz von Chatbots, die Antworten auf häufig gestellte Fragen geben oder Kunden beim Ausfüllen von Anträgen und Formularen helfen, kann ein weiterer Schritt sein, um die Beschäftigten zu entlasten und die Bearbeitung der Kundenanfragen von den eigentlichen Öffnungszeiten zu entkoppeln. 

Die Transformation hin zu einer digitalen Verwaltung ist jedoch nicht nur nach außen – in Richtung Kunden – gerichtet. Auch interne Abläufe müssen neu gedacht werden. Früher wie heute gilt, eine effiziente und effektive Aufgabenerledigung ist nur möglich, wenn der organisatorische Rahmen dazu passt. So kann es Sinn machen, bestimmte Aufgabenbereiche wie die Buchhaltung oder Beschaffung zu zentralisieren. Mit sich verschärfendem Fachkräftemangel wird es zukünftig immer schwerer bis unmöglich, Personen mit den geforderten Qualifikationen auch in den dezentralen Bereichen vorzuhalten. Da die meisten Geschäftsvorfälle jedoch dezentral angestoßen werden, ist sicherzustellen, dass die geforderten Informationen jederzeit zentral abrufbar sind. Deshalb setzen mehr Verwaltungen auf Datenmanagementsysteme und digitale Workflows, um ihre Informationsflüsse ohne Zeitverlust zu gewährleisten.

Der Fachkräftemangel wird nicht aufzuhalten sein. Aber es gibt Lösungsansätze, um diesen wenigstens in Teilen zu kompensieren. Dabei können die vorgestellten Lösungsansätze jeder für sich dazu beitragen, die Lücke zwischen benötigten und vorhandenen Fachkräften nicht zu groß werden zu lassen. Um die Lücke zu schließen, bedarf es aus unserer Sicht jedoch eine Kombination aus beiden Lösungsansätzen.

Die Umsetzung geeigneter Maßnahmen kostet Zeit und bedeutet nicht selten ein komplettes Umdenken innerhalb der Verwaltung. Um auch in der Zwischenzeit leistungsfähig zu bleiben oder gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, ist die Inanspruchnahme externer Unterstützung sowie die Kooperation mit externen Dienstleistungen im Sinne eines Outsourcings- bzw. Co-Sourcing-Modells ein gangbarer Weg.

Durch unsere langjährige und vielfältige Erfahrung im öffentlichen Sektor ist es uns möglich, Verwaltungen und öffentliche Unternehmen vom Projektmanagement über die Haushalts- und Wirtschaftsplanung bis hin zur Übernahme einzelner Aufgaben (Buchhaltung, Gebührenkalkulation, interne Revision etc.) zu unterstützen. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.