Fahrräder für alle – Was öffentliche Auftraggeber beim Dienstrad zu beachten haben

veröffentlicht am 1. Juli 2022

Fahrradfahren macht Spaß, trainiert die Fitness und ist gut für die Umwelt. Der Sommer kommt und immer mehr Menschen freuen sich aufs Rad. Das beliebte Fortbewegungsmittel wird von einer zunehmenden Anzahl an Arbeitgebern gerne als „Goodie” angeboten und erfreut sich großer Beliebtheit. Was öffentliche Auftraggeber als Arbeitgeber in diesem Zusammenhang zu beachten haben, zeigt der folgende Beitrag auf. 

Bevor der öffentliche Auftraggeber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein sogenanntes „Dienstrad” zur Verfügung stellen kann, muss er zunächst einen Dienstleister finden, der die Abwicklung übernimmt. Hierfür ist in aller Regel ein förmliches Vergabeverfahren durchzuführen. Teil dieses Vergabeverfahrens ist auch der später mit dem Dienstleister abzuschließende Vertrag. Über beides muss sich der Arbeitgeber daher im Vorhinein Gedanken machen. Auch wenn der Vertrag erst im Rahmen der Vertragsdurchführung zum Tragen kommt, so ist er dennoch mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung zu stellen. Die Bieter erhalten dadurch einen Eindruck von der Art sowie dem Umfang der Leistung und können ihr Angebot besser kalkulieren.

Wie funktioniert die Ausschreibung?

Grundlage einer jeden Ausschreibung ist zunächst eine belastbare Auftragswertschätzung. Diese ist im Falle eines Fahrradleasings anhand der Leasingkosten und der Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Dienstrad in Anspruch nehmen möchten, zu erstellen. Da die Preise der Fahrräder stark variieren (je nachdem, ob sich das Interesse beispielsweise eher auf klassische Fahrräder oder Pedelecs bezieht), ist von einem Durchschnittswert je Rad auszugehen. Ggf. kann die ausschreibende Stelle vor Beginn der Ausschreibung auch eine Markterkundung anstrengen, um einen Überblick über das Angebot am Markt und die hierfür aufgerufenen Preise zu erlangen, aber auch um die potenziellen Unternehmen, die Fahrradleasingmodelle anbieten sowie die örtlichen Fahrradhändler kennenzulernen. Da das Leasingangebot meist über mehrere Jahre bestehen soll, sind für die Auftragswertschätzung die Kosten für die gesamte Vertragslaufzeit, maximal aber 4 Jahre anzusetzen. Die Markterkundung und auch die Auftragswertschätzung sind zu dokumentieren.

Soweit der in Aussicht genommene Beschaffungsbedarf seinem Wert nach 215.000 Euro/netto¹ übersteigt, ist ein europaweites Vergabeverfahren durchzuführen. Unterhalb dieses sog. EU-Schwellenwertes können grundsätzlich eine öffentliche Ausschreibung oder eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach den Regelungen der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) durchgeführt werden.² Im europaweiten Bereich sind das sog. offene Verfahren und das nichtoffene Verfahren die Regel. Diese Verfahrensarten stellen den größtmöglichen Wettbewerb her und stehen dem Auftraggeber daher zu seiner freien Wahl.

Im Falle einer öffentlichen Ausschreibung oder eines offenen Verfahrens wird eine unbeschränkte Anzahl an Unternehmen aufgefordert, binnen einer angemessenen Frist ein Angebot abzugeben. Diese Angebote werden anhand der in den Vergabeunterlagen bekannt gegebenen Zuschlagskriterien dahingehend ausgewertet, welcher Bieter das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat. Diesem wird der Zuschlag erteilt. Die beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb und das nichtoffene Verfahren hingegen sind dadurch gekennzeichnet, dass dem eigentlichen Angebotsprozess eine Art „Vorauswahl” vorgeschaltet wird. Die interessierten Unternehmen werden zunächst auf ihre Eignung hin überprüft und nur ein daraufhin ausgewählter Kreis wird zur Angebotsabgabe aufgefordert. Diese Verfahrensarten bieten sich an, wenn mit einer hohen Anzahl an teilnahmewilligen Unternehmen zu rechnen ist. Im Bereich des Fahrradleasings ist dies bislang eher nicht der Fall. Allen Verfahrensarten ist gemein, dass eine Nachverhandlung der eingereichten Angebote nicht mehr möglich ist. Dies betrifft sämtliche Bestandteile des Angebots, mithin vor allem auch den Preis.

Was muss in den Vertrag?

Im Rahmen der Ausschreibung muss auch bereits der Vertrag, der mit dem Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat, geschlossen wird, feststehen. Die Bieter reichen ihr Angebot auf Basis der vertraglichen Grundlagen ein. Umso wichtiger ist es, sich Gedanken darüber zu machen, was dort geregelt sein soll. In aller Regel handelt es sich um einen Rahmenvertrag, da zum einen nicht von vornherein genau feststeht, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Angebot in Anspruch nehmen werden und sich der Arbeitgeber zum anderen auch eine gewisse Flexibilität mit Blick auf neue Kollegen offenhalten möchte.

Das Fahrradleasing ist charakterisiert durch ein Zusammenspiel von mehreren Beteiligten. Der öffentliche Auftraggeber und Arbeitgeber sucht primär einen Dienstleister, der das ganze Thema für ihn abwickelt. Er selbst kümmert sich dann um die arbeitsvertragliche Entgeltumwandlung, über die das Fahrradleasing mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter abgerechnet wird. Der Dienstleister ist beispielsweise verantwortlich für:

• den Abschluss eines Rahmenleasingvertrags zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer oder einem vom Auftragnehmer bestimmten Leasinggeber,
• den Abschluss von Einzelleasingverträgen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer oder einem vom Auftragnehmer bestimmten Leasinggeber,
• die Bereitstellung eines Muster-Überlassungsvertrags zwischen dem Auftraggeber und seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Nebenabrede zum Arbeitsvertrag,
• die Versicherung der geleasten Fahrräder durch den Auftragnehmer oder ein vom Auftragnehmer bestimmtes Versicherungsunternehmen,
• Wartung, Inspektion und Reparatur der geleasten Fahrräder durch den Auftragnehmer oder Fachhändler/Fachwerkstätten,
• die Bereitstellung eines Online-Portals zum Zwecke der Abwicklung des Fahrradleasings, inklusive Bestell-, Rückgabe- und Schadensabwicklungsprozesse mit Zugriffsmöglichkeiten sowohl für den Auftraggeber, als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, den Auftragnehmer/Leasinggeber, die Fachhändler/Fachwerkstatt und die Versicherung,
• ein Kommunikationspaket für den Auftraggeber zur Einführung des Fahrradleasings,
• eine Schulung der mit der operativen Durchführung des Fahrradleasings betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftraggebers.

Schlussendlich sind demnach nicht nur der Auftraggeber und das Dienstleistungsunternehmen involviert, sondern darüber hinaus auch die Fahrradhändler/-werkstätten, eine Leasinggesellschaft sowie ggf. eine dahinter stehende finanzierende Bank. Der Leasingrahmenvertrag wird zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer oder einer vom Auftragnehmer bestimmten Leasinggesellschaft auf der Grundlage des Rahmendienstleistungsvertrags geschlossen. Der Leasingrahmenvertrag legt die Rahmenbedingungen fest, zu denen alle künftigen Einzelleasingverträge zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer oder der von ihm bestimmten Leasinggesellschaft geschlossen werden. Die Einzelleasingverträge müssen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterwirtschaftlich günstiger sein als ein Barkauf.

Konkrete Vorgaben zur Gestaltung der Vertragsinhalte trifft darüber hinaus der „Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing)” vom 25.10.2020. Hierin ist beispielsweise geregelt, dass pro Mitarbeiterin beziehungsweise Mitarbeiter nur ein Rad geleast werden darf. Auch ein Höchstpreis je Fahrrad ist dort festgelegt.

Wichtige Themen sind zudem etwa Haftung, Versicherungen und Zahlungsmodalitäten.

Ausblick

Das Dienstrad wird nach und nach zur gelebten Praxis auch im öffentlichen Sektor. Auftraggeber, die ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Teilnahme an diesem Modell ermöglichen wollen, sollten dabei die aktuellen Verfügbarkeiten der Fahrräder am Markt im Blick behalten. Wer in diesem Jahr noch eine Ausschreibung zum Fahrradleasing startet, wird seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erst für 2023 eine Freude machen können; denn die Fahrradhändler sind bereits jetzt weitgehend „leer gefegt”.

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¹ Für öffentliche Auftraggeber seit 1.1.2022 der derzeit gültige EU-Schwellenwert.
² Im Falle eines Rechtsanwendungsbefehls zugunsten der UVgO.