Haushaltskonsolidierung als Modernisierungsprozess planen und umsetzen?

Bereits in den Jahren um 2010 stand bei vielen deutschen Kommunen eine Haushaltskonsolidierung ganz oben auf der Agenda. Als Folge der globalen Finanzkrise waren die Haushaltslöcher so groß, dass sie im Wege der laufenden Haushaltsplanung nicht mehr gestopft werden konnten. Die damalige Konsolidierungswelle stützte sich methodisch auf das Konzept der Aufgabenkritik. So wurden je nach Projektdesign alle oder die wesentlichen Produkte mit dem Ziel analysiert, entweder eine Effizienzverbesserung, eine Standardanpassung, einen Leistungsverzicht oder eine Ertragsverbesserung zu erzielen. 

Heute, 14 Jahre später, zeigt sich in Folge der Coronapandemie ein vergleichbares Bild. Die Haushalte in den Kommunen sind aufgrund von Ertragsausfällen und Kostensteigerungen schwer getroffen. Eine systematische Haushaltskonsolidierung ist vielerorts unausweichlich und es stellt sich somit erneut die Frage nach der richtigen HSK-Strategie. Soll das Vorgehen von damals wieder versucht werden oder bedarf es einer anderen neuen Herangehensweise?

Um die Frage zu beantworten, ist zu klären, worin sich die Situation von damals zu der von heute unterscheidet. Tatsächlich gibt es einen wesentlichen Unterschied: Wir leben in einer Zeit der digitalen Transformation mit tiefgreifender Auswirkung auf das gesellschaftliche Leben. Die Kommunalverwaltungen werden ihre Prozesse in den nächsten Jahren digitalisieren oder besser automatisieren. Genau an diesem Punkt könnte die Ausrichtung der HSK-Strategie 2022 ff. ansetzen. Die Digitalisierung könnte zu einem zentralen Element der Haushaltskonsolidierung werden. Voraussetzung ist allerdings ein Handeln, das in Zeiten einer kritischen Finanzlage schwerfällt. Es bedarf erheblicher Modernisierungsinvestitionen für die Digitalisierung. Durch klug geplante Modernisierungsprojekte könnte die Haushaltskonsolidierung beschleunigt werden. Diese Zielsetzung könnte zu einem Leitgedanken für die aktuelle Konsolidierungswelle werden: Beschleunigung durch Modernisierung. Aus einem Haushaltskonsolidierungsprojekt wird ein umfassender Modernisierungsprozess der Kommunalverwaltung mit der Digitalisierung als zentraler Stoßrichtung. 

Ein solcher Modernisierungsprozess muss gut geplant sein. Dafür gibt es keine Blaupause. Allerdings lassen sich auf einer potenziellen Roadmap fünf verschiedene erfolgskritische Bausteine positionieren:

 

Die fünf Bausteine sind: Meilensteine, Einbindung und Partizipation von Führungskräften, Mitarbeitenden und Politik, Kommunikation, Steuerung und Digitale Instrumente.

Grundlage für den Modernisierungsprozess sind gut geplante Meilensteine. Dazu gehören zu Beginn eine klare Festlegung des Projektziels, die belastbare Entwicklung von Modernisierungsideen, ein mit Prioritäten unterlegtes Modernisierungsprogramm und ein laufender Review der zentralen Modernisierungsprojekte. 

Modernisierungsprozesse – insbesondere, wenn sie mit Einsparzielen verbunden sind – werden dann wirksam und nachhaltig, wenn sie von den Beschäftigten (Führungskräfte und Mitarbeitende) angenommen, unterstützt und umgesetzt werden. Damit dies gelingt, werden die Führungskräfte und Mitarbeitenden frühzeitig und besonders einbezogen. Besonders meint, von Beginn an von den Führungskräften und Mitarbeitenden zu erfahren, wo sie Veränderungsbedarf und Schwerpunkte für den Modernisierungsprozess sehen. Deshalb müssen die Führungskräfte und Mitarbeitenden bei der Entwicklung des Prozessdesigns sowie bei der Festlegung des Modernisierungsprogramms beteiligt sein. ​

Der Erfolg des Modernisierungsprozesses wird auch durch eine klare und systematische sowie aufeinander abgestimmte interne und externe Kommunikation beeinflusst. Fragen der Neugestaltung von Produkten insbesondere bei der Automatisierung von Prozessabläufen sind Modernisierungsthemen, die eine umfassende Kommunikation erfordern. Die zentrale interne und externe Kommunikation ist dabei zielgruppenbezogen auszugestalten. 

Ein so umfassendes Vorhaben wie ein tiefgreifender Modernisierungsprozess muss klug organisiert und agil gesteuert werden. Die Projektorganisation und die Programmsteuerung sind miteinander zu verzahnen. Die Verantwortung für die Umsetzung des Modernisierungsprozesses liegt bei den Führungskräften. Allerdings muss sichergestellt sein, dass Transparenz über Status, Prognose und potenzielle Ergebnisse des Modernisierungsprozesses erzeugt wird und eine zentrale Steuerung prozessbegleitend wirksam werden kann. 

Die Meinungen, ob eine Haushaltskonsolidierung als Modernisierungsprozess aufgesetzt werden kann und wie die Gestaltung eines solchen Prozesses aussehen kann, insbesondere wenn Einsparerwartungen damit verbunden sind, werden weit auseinander gehen. Das liegt an den unterschiedlichen Startvoraussetzungen in den Kommunen, gesammelten Erfahrungen und letztlich am Vertrauen in die eigenen Führungskräfte, ob ​diese eine aktive Rolle bei einem solchen Vorhaben einnehmen werden. Alle Meinungen sind berechtigt und nachvollziehbar. An dieser Stelle wird nur dafür plädiert, zu  Beginn alle Optionen für die Haushaltskonsolidierung gegeneinander abzuwägen. Dabei sollten auch ungewohnte und innovative Wege für die Haushaltskonsolidierung in Betracht kommen. 

Damit die eingebundenen Führungskräfte den Fokus auf das Wesentliche richten können, ist es notwendig, prozessbegleitend digitale Instrumente einzusetzen, die einen effektiven Ablauf der inhaltlichen Befassung gewährleisten. Diese Instrumente müssen den einbezogenen Führungskräften und Projektverantwortlichen die inhaltliche Arbeit und Zusammenfassung erleichtern und gleichzeitig Anregungen für mögliche Entwicklungsperspektiven anreichen. 

Unserer Einschätzung nach kann eine als Modernisierungsprozess ausgerichtete Haushaltskonsolidierung zu besseren und nachhaltigeren Ergebnissen führen, wenn fünf wichtige Bedingungen gegeben sind: