Einrichtung eines Strukturierten Überwachungssystems – Internes Kontrollsystem (IKS)

 

 

Daher sind Unternehmen und Körperschaften gehalten, ihre Prozesse und Systeme permanent auf die Einhaltung regulatorischer Anforderungen zu überprüfen. Dies ist die Kernaufgabe eines Strukturierten Überwachungssystems oder Corporate Governance Systems (CGS), bestehend aus einem Compliance-Managementsystem (CMS), einem Risikomanagementsystem (RMS) und einem Internem Kontrollsystem (IKS), das laufend zu überwachen und zu optimieren ist.

 

Parallel dazu ergeben sich aus anwendbaren Governance Kodizes ausdrückliche Anforderungen dahingehend, ein CGS zu etablieren. Im Public Corporate Governance Kodex des Bundes heißt es unter Ziff. 5.1.2: 

 

„Die Geschäftsführung hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Sie soll für angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen (Compliance-Management-System) sorgen. Dies umfasst auch Maßnahmen zur Korruptionsprävention. Die für Compliance zuständige Stelle soll unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt sein.”

 

Die meisten Städte und Gemeinden verfügen bereits über eine Vielzahl von Regelungen und Kontrollen (4 bis 16-Augen-Prinzip, Berechtigungskonzepte etc.) – die Regelungen sind allerdings meistens nicht in der gesamten Verwaltung einheitlich, nicht vollständig dokumentiert und werden nicht durchgängig durch funktionierende Kontrollen unterstützt.

Das IKS bildet den Handlungs- und Regelungsrahmen für die Mitarbeitenden und dient mit dazu, ihre Risiko- und Compliance-Kultur zu stärken. Hauptziel des IKS ist die Sicherstellung des geordneten Verwaltungshandelns hinsichtlich Vermögensschutz, Vermeidung doloser Handlungen und einer zutreffenden Berichterstattung.

 

Um ein Verständnis über die vorhandenen organisatorischen Sicherungsmaßnahmen und prozessintegrierten Kontrollaktivitäten zu erlangen, kann das Projekt zur Etablierung eines strukturierten IKS mit einem Self-Assessment und einer Interview-Reihe beginnen. Die Verwaltungsführung und die zweite Führungsebene geben anhand von Fragebögen eine Selbsteinschätzung zum Vorhandensein und Gelebtwerden von internen Kontrollen ab. Die aus der Auswertung des Self-Assessments gewonnenen Erkenntnisse werden mithilfe von Interviews vertieft und bei Bedarf ergänzt.

 

Die bereits vorhandenen Sicherungsmaßnahmen und prozessintegrierten Kontrollaktivitäten sind zu identifizieren. Die festgestellten Schlüsselkontrollen müssen einer Aufbau- und Funktionsprüfung unterzogen werden. 

 

Unter Berücksichtigung der Ergebnisse dieser Prüfungen wird die Angemessenheit des bisher vorhandenen IKS beurteilt und der Reifegrad des IKS bestimmt. 

Über das Erarbeiten von Verbesserungsvorschlägen und deren Umsetzung muss der Reifegrad des IKS mindestens bis zu der oben angesetzten Mindestanforderung erhöht werden. 

 

Es ist jeweils ein IKS zu konstruieren und zu installieren, das den jeweiligen Größenanforderungen der Stadt entspricht und in der Umsetzung sowohl wirkungsvoll als auch praktikabel ist. Dabei muss besonderer Wert darauf gelegt werden, dass die eingeführten Maßnahmen nicht auf Personen sondern auf Funktionen bezogen werden. Die Personalknappheit der öffentlichen Verwaltungen muss hierbei unbedingt Berücksichtigung finden. 

Natürlich dürfen im Rahmen eines solchen Projektes die Anforderungen an ein IKS im Zusammenhang mit der Nutzung der IT nicht aus den Augen verloren werden.

 

Gerne unterstützen wir Sie mit unserer langjährigen Erfahrung im kommunalen Bereich in allen Phasen der Einführung und/oder Optimierung eines Internen Kontrollsystems.