Haushaltsprognoserechnung in der Jugendhilfe – Von der Kristallkugel bis zu professionellen Prognosesystematiken

​veröffentlicht am 1. Juli 2021

Die Bedeutung der Jugendhilfe im Kontext der Gesamthaushalte wächst ungebrochen weiter. Damit Haushaltsplanungen realistisch und belastbar erfolgen können, ist es unvermeidbar, auch Aufwendungen im Bereich der Jugendhilfe und speziell der Hilfen zur Erziehung belastbar zu prognostizieren. An dieser Stelle werden häufig strittige Diskussionen zwischen Finanz- und Fachverwaltung geführt. Während aus Sicht der Kämmerei eine realistische Mittelplanung und -anmeldung, Kostentransparenz und die Einhaltung der Planansätze gefordert werden, verweisen Jugendamtsverantwortliche regelmäßig auf nicht vorhersehbare Kostenentwicklungen und den nicht belastbaren „Blick in die Kristallkugel”. An dieser Stelle tritt wie so oft eine Dilemma-Situation an den Tag, die nicht vollständig aufgelöst, aber dennoch wirksam entschärft werden kann.

In der Praxis häufig anzutreffende Prognosetypen

Typ 1: Ohne Prognose dreht sich die Erde auch weiter

Jugendhilfe stellt eine gesetzliche Pflichtaufgabe dar. Der Mittelverbrauch und die Auswirkungen auf den geplanten Haushaltsansatz werden mit jedem gebuchten Monat deutlicher. Spätestens im 3. Quartal wird ersichtlich, dass eine überplanmäßige Finanzmittelbereitstellung erfolgen muss, die aufgrund der Pflichtigkeit der Leistung regelmäßig gewährt wird. Zum Ende des Jahres wurden dann die benötigten Mittel bereitgestellt und verwendet. Mit Einführung der Doppik und der periodengerechten Abgrenzung kommt es nur in Ausnahmefällen dazu, dass im Folgejahr eine zusätzliche, also überplanmäßige Mittelbereitstellung zu erfolgen hat.

Typ 2: Prognose ausschliesslich auf Grundlage der Haushaltszahlen

Eine in der Jugendhilfeverwaltungspraxis des Öfteren anzutreffende Form der Prognoserechnung besteht darin, mittels der in den Haushaltsverfahren registrierten Zahlungsströme Aussagen über die kommenden Finanzbelastungen zu treffen. In Abgrenzung zu Typ 1 stellt Typ 2 einen deutlichen Schritt in die richtige Richtung dar. Jedoch werden bei dieser Art Prognose die Sachverhalte nicht ausreichend berücksichtigt, deren monatliche Belastungen schwanken oder unstet sind. An dieser Stelle seien Kostenerstattungen nach § 86 Abs. 6 SGB VIII. beispielhaft erwähnt. Weiterhin gilt es bei diesem Typen anzumerken, dass die Verbindung zwischen Finanz- und Fallzahlenwelt gänzlich ohne Bedeutung bleibt. Im Falle deutlicher Abweichungen in den Prognosewerten stellt es sich dann als sehr mühsam heraus, inhaltliche Antworten zu formulieren.

Typ 3: Professionelle Prognosesystematiken

In den wenigsten aller Jugendhilfeverwaltungen ist der Typ 3 anzutreffen. Er zeichnet sich dadurch aus, dass die Aufwandsprognosen der Hilfen zur Erziehung jederzeit von unterschiedlichen Personen in einem Managementinformationssystem erstellt werden können. Die Gesamtprognosen unter Berücksichtigung aller inhaltlichen Notwendigkeiten erfolgen bei diesem Typ einmal im Monat. Abweichungsanalysen können schnell und zielgerichtet durchgeführt werden. In Abgrenzung zu den beschriebenen Typen 1 und 2 wird bei den Verrechnungen auf aktuelle Zahlen, Daten und Fakten des tatsächlichen Hilfebestandes zurückgegriffen.

Mindestbestandteile

Für jede moderne Jugendhilfeverwaltung sollte es erstrebenswert sein, Prognoserechnungen weitestgehend automatisch zu generieren. Die dabei zu berücksichtigenden Parameter sind in folgender Abbildung dargestellt:

Eine ausgewogene und damit auch belastbare Prognose kann nur dann erstellt werden, wenn die abgebildeten Bestandteile sinnhaft in die Berechnungen einfließen. Weiterhin müssen sowohl die Prognoseberichte als auch die Abweichungsanalysen einheitlich definiert werden.

Ihr Weg zu belastbaren Prognoseergebnissen

Bevor es möglich ist, die Belastbarkeit von prognostizierten Zahlen zu bestimmen, muss die Wertigkeit der verwendeten Methode bestimmt werden. Hierzu hat Rödl & Partner eine Kurzanalyse Prognosesystem entwickelt, die Ihnen mit geringem Aufwand verdeutlicht, welchem der 3 Prognosetypen Ihre Jugendhilfeverwaltung zuzuordnen ist.