Erstellung des Haushaltsplans 2021 der Gemeinde Westerheim – Ein Projektbericht

​​​​​​​veröffentlicht am 1. Juli 2021

Die Gemeinde Westerheim als Luftkurort im Alb-Donau-Kreis zählt mit etwa 3.000 Einwohnern zu den eher kleineren Kommunen in Baden-Württemberg. Sie erfüllt mit ihren knapp 40 Beschäftigten sämtliche Aufgaben der örtlichen Gemeinschaft, dennoch ist auch die Gemeinde von den strukturellen Schwierigkeiten vieler kleinerer Kommunen betroffen, insbesondere was die personelle Situation hinsichtlich Qualifikation, Erfahrungsschatz und Mitarbeiterbindung anbelangt. Ferner sieht sich die Gemeinde mit einer hohen personellen Fluktuation konfrontiert, wodurch es an Konstanz und etablierten Standards in der Aufgabenerledigung fehlt. Im Speziellen kam für die Finanzverwaltung noch die Umstellung auf das doppische System (NKHR) mit dem Haushaltsplan 2020 hinzu, was für zusätzlichen Aufwand sorgte.

Aus diesen Gründen haben Verwaltung und Gemeinderat entschieden, Rödl & Partner zu beauftragen. Die Finanzverwaltung sollte insbesondere bei der Haushaltsplanerstellung 2021 sowohl prozessual als auch operativ unterstützt werden. Die Entscheidung für Rödl & Partner wurde u. a. aufgrund des breiten Portfolios des Unternehmens getroffen. Neben der fachlichen Unterstützung sollte das Projekt ebenso zum Coaching der Beschäftigten in der Finanzverwaltung genutzt werden, um inhaltlich und auch technisch tiefergehende Einblicke in den Haushaltsplanungsprozess und die Möglichkeiten der Haushaltsplanungssoftware zu erhalten.

Je länger Kommunen im laufenden Jahr ohne beschlossenen und genehmigten Haushaltsplan operieren, desto weniger Maßnahmen und Initiativen sowie dringend nötige Investitionen können umgesetzt werden. Daher war es sowohl im Interesse der Verwaltung als auch des Gemeinderats, die Planung für das Jahr 2021 möglichst zeitnah anzugehen. Gemeinsam mit der Verwaltungsleitung, der Finanzverwaltung und dem Projektteam von Rödl & Partner wurde ein Zeit- sowie Ablaufplan erstellt, der die wesentlichen Meilensteine und zentralen Arbeitsschritte enthielt. Äußerst  hilfreich in der Zusammenarbeit war die Möglichkeit des Remote-Zugriffs und damit die digitalisierte Arbeitsweise, sodass alle Beteiligten jederzeit und von überall an der Haushaltsplanung arbeiten konnten. Durch die geschaffenen Systemvoraussetzungen konnten Mittelanmeldungen unkompliziert eingegeben werden und im Rahmen der Haushaltsgespräche wurden die Änderungen bzw. Plankommentare direkt im System eingepflegt.

Das vergangene Jahr war auch bei der Gemeinde Westerheim im Wesentlichen durch die Pandemie geprägt,
sodass zahlreiche geplante Investitionen nicht umgesetzt und die dafür eingestellten Mittel nicht genutzt werden konnten. Im Rahmen der Haushaltsplanung hat man sich sodann entschiedenen, die Ansätze der Mittel Fristplanung aus dem vorangegangen Jahr in der Haushaltsplanung 2021 fortzuschreiben und an aktuelle Entwicklungen bei Bedarf anzupassen.

Diese Fortschreibung diente fortan als Arbeitsgrundlage. Parallel wurden verwaltungsweit Mittelanmeldungen der Fachbereiche eingeholt, die nach konsumtiven und investiven Maßnahmen klassifiziert wurden. Ebenso wurden die Anträge inhaltlich auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit geprüft und bei positiver Beurteilung in die laufende Planung übernommen.

Bei der gesamten Haushaltsplanung wurde darauf geachtet, das im Einsatz befindliche Planungstool möglichst effizient und umfangreich zu nutzen. Nahezu alle Pflichtbestandteile und die große Anzahl der im Vorbericht erläuterten Kennzahlen konnten direkt aus dem System heraus erstellt werden, wodurch der manuelle Aufwand erheblich reduziert werden konnte. Insgesamt dauerte der gestraffte Haushaltsplanungsprozess vom Projektbeginn bis zur Einbringung in den Gemeinderat knapp 2 Monate.

Hierbei konnten alle Beteiligten miteingebunden, inhaltliche Punkte geklärt und die Bestandteile des Haushalts erstellt werden. Letztlich begleitete Rödl & Partner die Verwaltung auch in den politischen Gremien. Im Rahmen der politischen Haushaltsberatung wurde eine Klausurtagung veranstaltet, bei der die Gemeinderatsmitglieder einen tiefergehenden fachlichen Einblick sowie die Gelegenheit zu Fragen erhalten haben. Schließlich wurde in der darauffolgenden Gemeinderatssitzung der Haushaltsplan beraten und beschlossen.

In der Gesamtschau kommen sowohl die Beteiligten der Gemeinde als auch Rödl & Partner zu dem Ergebnis, dass die Zusammenarbeit äußerst erfolgreich und gewinnbringend für beide Seiten war.