Herausforderungen bei der Beschaffung von Medientechnik

​veröffentlicht am 4. Januar 2021

In Zeiten der Covid-19-Pandemie rüsten sich Behörden, Schulen und Krankenhäuser mit Medientechnik aus. Sie beschaffen beispielsweise Laptops, Smartboards, Beamer und Tablets. Diese Beschaffungen erfolgen, um in Zeiten von Kontaktbeschränkungen entweder den Schulunterricht, das Homeoffice oder den Patientenkontakt gewährleisten zu können.

Bei der Beschaffung von Medientechnik handelt es sich um eine Lieferleistung. Solche Leistungen sind ab dem Erreichen des in der Regel einschlägigen Schwellenwertes für den kommunalen Auftraggeber in Höhe von 214.000,00 Euro/netto europaweit auszuschreiben.¹ Im Rahmen der Ausschreibung ist auf eine produkt- bzw. herstellerneutrale Leistungsbeschreibung zu achten. Eine weitere Herausforderung für die Beschaffung kann es darstellen, wenn die Menge der benötigten Geräte noch nicht abschließend feststeht.

Viele Auftraggeber benötigen die ausgeschriebene Medientechnik im Hinblick auf die Pandemie zeitnah, was eine weitere Herausforderung im Rahmen der Beschaffung darstellen kann.

In der Leistungsbeschreibung ist der Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die
Angebote miteinander verglichen werden können. Es darf NICHT AUF EINE BESTIMMTE PRODUKTION ODER HERKUNFT oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden. Es sei denn, dieser Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt.

Solche Verweise sind ausnahmsweise zulässig, wenn der Auftragsgegenstand anderenfalls nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann; diese Verweise sind mit dem Zusatz „ODER GLEICHWERTIG” zu versehen.

Die Vergabekammer Niedersachsen führte in ihrem Beschluss vom 11.10.2019 dazu aus, dass die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit nur dann eingehalten sind, wenn die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist, vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist. Die Gründe müssen tatsächlich vorhanden sein. Die Bestimmungen dürfen andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminieren.

Die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass eine ggf. vorliegende fehlende Produktneutralität auf sachlichen Gründen beruht, liegt beim Auftraggeber. Hierzu bedarf es einer detaillierten und dokumentierten Begründung im Vergabevermerk. Das Nachprüfungsverfahren dient zwar vorrangig, aber nicht allein dem individuellen Interesse des Bieters an der Rechtmäßigkeit des Verfahrens.

Die rechtlichen Pflichten des Vergaberechts richten sich in erster Linie an den öffentlichen Auftraggeber. Darin liegt zugleich die rechtliche Wertung, dass die Verpflichtung, die Vergabeunterlagen diskriminierungsfrei auszugestalten, das höchste hier zu schützende Rechtsgut ist.²

Herausforderung: Rahmenvereinbarung

Soweit der Auftraggeber als beispielsweise Schulträger noch nicht den exakten Bedarf an Laptops für seine Schulen kennt, bietet sich die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zur Beschaffung der Geräte an.

Das in Aussicht genommene AUFTRAGSVOLUMEN ist so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben. Es braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden, wie viele Geräte innerhalb des in Aussicht genommenen Auftragsvolumens tatsächlich abgerufen werden. Wird eine Rahmenvereinbarung mit nur einem Unternehmen geschlossen, so werden die auf dieser Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge entsprechend den Bedingungen der Rahmenvereinbarung an das Unternehmen vergeben.³ 

Die LAUFZEIT einer Rahmenvereinbarung darf höchstens 4 Jahre betragen, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor. Nach dem Willen des Richtliniengebers sollte den Vergabestellen im Umgang mit der Vergabe von Rahmenvereinbarungen auf der einen Seite mehr Flexibilität eingeräumt, auf der anderen Seite soll die Transparenz insbesondere bei der Vergabe der Einzelaufträge erhöht werden.⁴ Werden die in einer Rahmenvereinbarung angegebenen Mengen überschritten, dürfen nur im Rahmen des § 132 GWB⁵ Zulässigen ohne neues Vergabeverfahren weitere Einzelabrufe erfolgen.⁶

Herausforderung: Schnelligkeit

Verfahren, die angestrengt werden, um im Rahmen der Covid-19-Pandemie DROHENDEN LOCKDOWNS zu trotzen, müssen aus Sicht der Auftraggeber in der Regel vor allem schnell erfolgen. Im Oberschwellenbereich kommt eine „Dringlichkeitsbeschaffung” als Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb (VoT) in Betracht.

Dieses VoT kann durchgeführt werden, wenn ein unvorhergesehenes Ereignis zu äußerst dringlichen und zwingenden Gründen bei der Beschaffung führt, aufgrund derer die Einhaltung der MINDESTFRISTEN ANDERER VERFAHREN unmöglich ist.

Zu den dringlichen und zwingend benötigten Leistungen, um die öffentlichen Aufgaben, vor allem im ambulanten und stationären Gesundheits- und Sozialwesen, im ursächlichen Zusammenhang mit der zeitnahen Bewältigung der Corona-Pandemie sicherstellen zu können, zählen neben medizinischem Material bspw. Beschaffungen, die gerade aufgrund der Corona-Pandemie besonders dringlich geworden sind, wie etwa IT-Hard-/Software für medizinische Zwecke, zur Ermöglichung von Heimarbeit (Notebooks, Videokonferenztechnik, Fernzugriffssoftware), zwecks schulischer Unterrichtung u. ä.

Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung einer Regelfrist wie bspw. „30-Tage-Angebotsfrist” im sog. Offenen Verfahren⁷ unmöglich macht, besteht die Möglichkeit, diese Frist bis auf 15 TAGE zu verkürzen.⁸ Als Voraussetzung für diese Verkürzung ist anhand objektiver Gesichtspunkte festzustellen, dass der Beschaffungsvorgang eilbedürftig ist.

Die Erwägungen im Hinblick auf die gewählte Verfahrensart sind im Vergabevermerk zu dokumentieren. Keinesfalls darf ein Verhalten des Auftraggebers dazu führen, dass er die Voraussetzungen der Dringlichkeit mutwillig und willkürlich herbeiführt hat.

Es ist im Einzelfall genau zu prüfen, ob eine in der Covid-19-Pandemie begründete Dringlichkeit im Hinblick auf die Beschaffung gegeben ist. Daneben sind mögliche Lieferkettenprobleme der Auftragnehmer zu beachten: Bloß weil das Vergabeverfahren schnell durchgeführt wurde, stehen nach Zuschlag nicht unbedingt die Geräte bereit.

_________________________________________

¹ § 106 GWB.

² Vergabekammer Niedersachsen, Beschluss vom 11.10.2019 – VgK-29/2019 (bestätigt durch OLG Celle, Beschluss vom 31.3.2020 – 13 Verg 13/19).
³ Vgl. § 21 VgV.
⁴ Erwägungsgrund 61 der RL 2014/24/EU.
⁵ Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit.
⁶ VK Bund, Beschluss vom 29.7.2019 – VK 2-48/19.