Tools zur Unternehmenssteuerung am Beispiel Power BI

​veröffentlicht am 11. Juli 2022, Autoren: Jürgen Schwestka, Jan Schilling

Was ist Business Intelligence?

Business Intelligence, was so viel wie Geschäftsanalytik bedeutet, ist aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. Aber was ist Business Intelligence (BI) überhaupt?

Business Intelligence beschreibt die technologiebasierte Durchführung von Datenaufbereitung, Analysen und den anschließenden Prozess zur Visualisierung der gewonnenen Erkenntnisse im Unternehmen. Hierbei wird ein hoher Wert auf eine weitgehende Standardisierung und Automatisierung gelegt. Sinn und Zweck des Ganzen ist es, eine valide Entscheidungsgrundlage auf Basis großer Datenmengen und in Form von effizienten Kennzahlen und Reportings abzubilden. Hierbei werden oftmals die steuerungsrelevanten Informationen aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zusammengetragen und gezielt visualisiert. Gerade im Zeitalter von Big Data und der zunehmenden branchenübergreifenden Digitalisierung wird die Notwendigkeit des unternehmensinternen Einsatzes von Business Intelligence immer deutlicher.

Die Vorstellung und Theorie vom effizienten Einsatz von Business Intelligence im Unternehmen ist jedoch nur ein kleiner Teil. Um die Potenziale in der Praxis zu realisieren, werden nachfolgend die Möglichkeiten anhand von BI-Tools dargestellt.

Möglichkeiten in BI-Tools

Eine weit verbreitete BI-Lösung ist das Tool Power BI von Microsoft. Als lokale Desktop-Variante ist es kostenlos nutzbar – sein volles Potenzial spielt es aber erst aus, wenn es als Cloud-Lösung über die Azure-Cloud genutzt wird.

Aber zunächst einmal die grundlegende Frage: wofür ein BI-Tool?

Ein häufiges Problem im Management ist es, dass Unternehmenszahlen nur mit sehr viel Verzögerung zur Verfügung stehen, da sie zunächst aus einem System exportiert, dann konvertiert, dann mit anderen Daten verbunden und am Schluss in die richtige Form gebracht und aufbereitet werden müssen. Für diese Verzögerung gibt es heute eigentlich keine Entschuldigung mehr, denn BI-Tools können große Datenmengen innerhalb kürzester Zeit strukturiert aufbereiten.

Die Möglichkeiten der Datenlieferung sind vielfältig: Egal ob es sich um Excel-, Text- oder PDF-Dateien, SharePoint-Listen, Datenbanken oder Tools wie Salesforce handelt, die darin enthaltenen Daten können per Knopfdruck eingelesen, aufbereitet und verknüpft werden. Aus den Daten können anschließend Datenberichte oder Dashboards erstellt werden, die der Anwenderin  oder dem Anwender die Möglichkeit bieten, sich bis auf den einzelnen Datensatz nach unten durchzuklicken. Datensilos können somit aufgebrochen und die Daten für das Unternehmen nutzbar gemacht werden. Dank direkter Zugriffsmöglichkeit auf Datenbanken, können Daten in Echtzeit aufbereitet und dem Management zur Verfügung gestellt werden.

Was spricht für Power BI in der Cloud?

Auch wenn die Desktop-Variante funktional kaum Einschränkungen hat, bietet die Cloud-Variante einige Vorteile. Die 2 größten Vorteile sind die Steuerung der Zugriffsberechtigungen und die Zugriffsmöglichkeiten auf die Dashboards. Während bei der Desktop-Variante eine Anwenderin oder ein Anwender immer alle darin enthaltenen Daten sieht, lassen sich in der Cloud-Variante rollenspezifische Zugriffsrechte definieren. So kann beispielsweise der Zugriff von Mitarbeitenden auf ihre persönlichen Zeiterfassungs- und Umsatzdaten eingeschränkt werden. Oder ein eine Abteilungsleiterin beziehungsweise ein Abteilungsleiter sieht nur die Daten der eigenen Abteilung, während die Geschäftsleitung alle Daten angezeigt bekommt. Darüber hinaus kann die Cloud-Lösung nicht nur im eigenen Unternehmensnetzwerk genutzt werden, sondern weltweit von jedem mobilen Endgerät. Über Apps können die Daten auf Smartphones oder Tablets abgerufen und angezeigt werden, sodass z. B. die Geschäftsleitung jederzeit Zugriff auf alle Informationen hat. Dennoch wird die Sicherheit großgeschrieben, denn Zugriff haben nur zuvor berechtigte Personengruppen und die Serverstandorte können auf Deutschland festgelegt werden.

Als Reporting-Tool für Finanzplanung

Aufgrund der Vielzahl an Möglichkeiten, unternehmensinterne aber auch externe Daten in Power BI einzulesen, bietet das Programm unter anderem eine effiziente Lösung für die Leitungs- und Finanzplanung eines Unternehmens. Mithilfe der übersichtlichen und interaktiven Gestaltungsmöglichkeiten von Power BI lassen sich mit wenigen Handgriffen maßgeschneiderte Reportings erstellen. Um einen Eindruck in die Praxis zu erhalten, werden nachfolgend Beispiele für die Einsatzmöglichkeiten im Rahmen der Unternehmens-, Leistungs- und Finanzplanung dargestellt. 

Auswertung der ordnungsgemäßen Protokollierung von Tabellen

Finanz- und Leistungsauswertung

Damit man sich ein Bild von den attraktiven Anwendungsmöglichkeiten von Power BI machen kann, sehen Sie obenstehend eine Leistungsübersicht eines Musterhauses am Beispiel eines Krankenhausbetriebes. Das Berichtsblatt ist im Wesentlichen in 3 Bereiche eingeteilt. Im oberen Abschnitt befindet sich eine tabellarische Darstellung aus dem analysierten Bereich. Im Speziellen erfolgt hier eine Analyse der am Patienten durchgeführten Prozeduren und Operationen, die über sog. OPS-Kodes im Rahmen der Krankenhausbehandlung patientenindividuell dokumentiert werden. Es erfolgt ein Periodenvergleich der Jahre 2019 und 2020. 

Auf der linken Seite des Berichtsblattes befindet sich ein angelegter Filterbereich. Hier hat die Anwenderin oder der Anwender die Möglichkeit, die Datengrundlage und verbundene Visualisierung wie gewünscht zu filtern. Der Rest des Berichtes wird über 2 Liniendiagramme befüllt, die die monatlichen Werte der beiden Jahre widerspiegeln.

Über die interaktive Art von Power BI hat die Anwenderin oder der Anwender die Möglichkeit, den Report direkt über einen Mausklick zu filtern oder zu sortieren. Im unten aufgezeigten Beispiel werden, durch den Mausklick auf das OPS-Kapitel „5 – Operationen”, sowohl die tabellarische Ansicht als auch die Zeitreihenverläufe im unteren Abschnitt automatisch angepasst.

Diese Beispiele zeigen nur einen kleinen Teil der Vielzahl an Anwendungs- und Einsatzmöglichkeiten von Power BI auf.

Auswertung der Prozeduren im Zeitverlauf, gefiltert anhand der Auswahl in der Tabelle

Dashboard mit Kennzahlen für Pflegeeinrichtungen

Verknüpfung von unterschiedlichen Datenquellen

Eine oftmals auftretende Problematik bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) und im folgenden Beispiel bei Pflegeeinrichtungen sind fehlende Schnittstellen zwischen den eingesetzten administrativen Systemen, wodurch eine dynamische Auswertung und Verknüpfung der Daten aus unterschiedlichen Datenquellen meist mit hohem zeitlichen Aufwand oder fehleranfälliger manueller Aufbereitung verbunden ist. Zur Unternehmenssteuerung sind im Pflegebereich gewisse Quoten aus der Finanzbuchhaltung, den Belegungsdaten sowie dem Personalwesen konsolidiert zu betrachten, um die richtigen operativen Entscheidungen treffen zu können. Hierbei können Daten aus unterschiedlichen Systemen eingelesen und über individuell eingerichtete Berechnungssystematiken miteinander verrechnet werden. Somit erhält die Anwenderin oder der Anwender die notwendigen Kennzahlen automatisiert in einem themenspezifischen Dashboard.

Grafische Darstellung standortbezogener Analysen

Mit wenigen Handgriffen lassen sich in Power BI ebenfalls standortbezogene Analysen durchführen. Unter Verwendung der Postleitzahl oder auch den Längen- und Breitengraden, lassen sich Symbole standortgenau auf den kartografischen Unterlagen abbilden. Dies eröffnet viele Möglichkeiten von Bewertung der Kundenstandorte, Planungen in Bezug auf das aktuelle Vertriebsnetz oder auch für das Monitoring des Einzugsgebietes. Durch Datenverknüpfungen und die interaktive Visualisierung kann die Anwenderin oder der Anwender seine Analysen beliebig um wichtige Informationen erweitern. In der nachfolgenden Abbildung erfolgt eine fiktive Standortanalyse im Raum Nürnberg. Die Symbole werden auf Basis der Postleitzahl aufgezeigt, weshalb diese inmitten einer jeden PLZ-Region dargestellt werden.

Grafische Darstellung der Kundenverteilung nach Postleitzahlen

Systemsicherheit für Interne Revision

Ein weiteres Beispiel ist die Nutzung von Dashboards für spezielle Analysen, für die im eigenen Unternehmen keine Spezialisten vorhanden sind. Viele Revisionsabteilungen haben erfahrene Prüferinnen und Prüfer, die Experten für die jeweiligen Geschäftsprozesse der Unternehmen sind. Sobald es um IT-Systeme geht, fehlt allerdings oftmals das Wissen.

Hier können automatisierte Analysen mit Power BI helfen, z. B. im Rahmen der Durchführung einer SAP-Prüfung. Die folgenden Screenshots zeigen die Aufbereitung der Analyseergebnisse, dazu eine Bewertung und Handlungsempfehlungen. So kann auch ohne Expertenwissen in regelmäßigen Abständen überwacht werden, ob das SAP-System noch die Anforderungen an die Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit erfüllt.

 Auswertung der ordnungsgemäßen Protokollierung von Tabellen

Wie über die hier aufgezeigten Beispiele ersichtlich, stellt Microsoft Power BI vielfältige Möglichkeiten für Ihre zukünftige Unternehmenssteuerung dar. Jedoch sollte festgehalten werden, dass von der Planung über die Implementierung bis hin zur Analyse und Interpretation einige Punkte für einen effizienten Einsatz beachtet werden sollten. Aus diesem Grund stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne mit unserem Know-how und der Expertise unserer interdisziplinären Teams als Kümmerer zur Verfügung.